自分の目が信用できない（入力間違い多数）

事務職で数字や日付を打ち込む業務があるのですが、
FAXやメールで送られて来るデータをエクセルに打ち込むだけなのに失敗します。

その時は正しく入れたつもりで、打った後に紙と照らし合わせペンでチェックも入れてパソコンの画面と手元のデータを指で確認しています。ただ、後々その入力間違いにより業務に問題が発生した時に原因を辿っていくと私が打ち間違えていたという事実があったりします。
しかも今回6と9などの打ち間違いではなく、7日と30日など桁も全く違う数字が入っていて自分でもこの手の間違いまではしたことが無いので恐ろしくなってしまいました。

この業務は以前私が担当していた業務の一部でその時も打ち間違いが数件ありましたが、今はその業務だけを違う人に引き渡して担当してもらっています。でもその人はミスなく出来ています。
今回はその担当の方が病休で長期休みだったので、代わりに元担当の私が引き受けたのですが安心させるつもりで「業務の事は任せてね」と宣言したのに結果的にミスしており、申し訳ない気持ちでいっぱいです。

ダブルチェックしてもらうには量が多すぎるので人には頼めないし、入力する人が逐一アナログに確認するしかないのですがそれをやっているつもりでも結果間違えてしまって、なぜこんなに間違えるのか教えて欲しいくらいです。
ダブルチェックを頼む以外にミスをしない、もしくはミスを事前に見つけて間違ったまま提出を防ぐ方法はないでしょうか。

No.7 回答者： 白亜気 回答日時： 2025/04/04 23:36

＞ FAXやメールで送られて来るデータをエクセルに打ち込むだけ

＞ 数字や日付を打ち込む業務

この状況だけを前提にした場合に、次のような対策はどうでしょうか。
　エクセルの入力用の表を2つAとBを用意して、
　同一のFAXかメールを元データとして、原稿1枚ごとに、
　AシートとBシートに、それぞれ入力する。
　入力が終わったら、2枚のＡとBのシートのデータを、
　エクセルのセル毎に、自動照合させて、AとBの一致、不一致をみる。
　不一致箇所を、原稿で確認し、修正する。

｢打った後に紙と照らし合わせペンでチェックも入れてパソコンの画面と手元のデータを指で確認｣は、原則としてしない。

2度も同じように入力ミスすることはまずないです。
目･指･ペンで、個々にチェックするのは、入力直後だと、結果として、見逃ししてしまうこともあるのでしょうが、同じ入力ミスを同じ箇所ですることはまずないでしょう。

入力というのは、案外、高速なので、こうした2枚にそれぞれ入力して、2枚の同一を確認する方が、確実だし、速度も速いと思います。

文章の入力の校正と、数字･日付･コード･区分記号などの入力の校正では、ちょっと違うと思います。　
なお、小名木原稿を元に、2枚のエクセルシートに、手入力でデータを入れるのであれば、2枚目の全セルに、一枚目と違うデータがされた場合には、セルの背景に朱色を表示するようにしておいて、使うのは1枚目というようにすれば、効率は良いと思います。
原稿と入力画面をいちいち照合確認するよりは、スピーディーに、しかも、確実性は高まると思います。

No.6 回答者： まとや 回答日時： 2025/04/01 22:32

拡大しながら打ち込むのはどうでしょうか？

No.5 回答者： PrettyPretty 回答日時： 2025/03/25 23:12

私の対策ですが、

①こまめに休憩または一息つく
②間違いやすい状況やポイントを把握する

集中力には限度があります。疲れている自覚がなくても、疲れてます。
あとは、間違いやすい状況も把握して、そんな時にどうするのか考えます。
私は、電話や話しかけられると間違いやすいので、そういったタイミングは要注意してます。あと、焦っているときとかです。わざとトイレ休憩増やしてます。

最初は実行するのは大変でしたが、だいぶマシになりました。

No.4 回答者： Hill-andon 回答日時： 2025/03/25 10:47

ミスをしない方でも、ダブルチェックは必須ですよ

間違えるのは、慣れた仕事だから・量が多いから
基本的なタイピングが出来ていない
打ち込んだ時に、画面をろくに見ていない
からでしょう

この回答へのお礼

すべて当てはまっています。
昔やっていた仕事だからやることはわかっている。同僚の休暇中は自分の業務と合わせて量が多く、とにかく締め切りまでにこなす必要があった。
自分のメイン業務の一部を他の人に頼んで何とか乗り切ったものの、フタを開けたら間違えていた。タイピングにも自信がありました。でもそれが気のゆるみになってたかもしれません。ダブルチェックの方法、考えます。
ありがとうございました。

お礼日時：2025/03/25 11:05

No.3 回答者： -yo-shi- 回答日時： 2025/03/25 10:47

＞打った後に紙と照らし合わせペンでチェックも入れてパソコンの画面と手元のデータを指で確認しています。

私は入念なチェックが必要なものは、両方とも印刷します。
そのうえで、食い違いが無いか両方にチェックを入れて確認します。

表計算がある場合は、指定範囲がズレている可能性もあるの計算機で検算することもあります。

この回答へのお礼

思い出したのですが、今担当してくれている方はそう言えばよく逐一印刷をして確認をしている気がします。データだと簡単に置き換わってしまったりするので、どちらも紙で見る方が間違いなさそうですね。ありがとうございます。

お礼日時：2025/03/25 11:02

No.2 回答者： kan3 回答日時： 2025/03/25 10:25

性格の問題、何度も何度も見直せ

この回答へのお礼

今やっているチェックでは不十分という事はハッキリしたので、回数も増やしたいと思います。ありがとうございます。

お礼日時：2025/03/25 11:00

No.1 回答者： trka 回答日時： 2025/03/25 10:19

私も会社に入ったばかりの頃、図面を作成する業務に就いており、苦労して作成した成果を上司に提出する度に「あっちもこっちも間違いだらけ。

」と言われ随分と凹んだものです。一度その上司に直接聞いたことがあります。「私の何が悪くて間違うんのでしょう。」と言ったところ、上司はニヤニヤしてはっきり応えませんでしたよ。
しかしながら60歳を過ぎて立派なクソジジになった今、私は少しご質問に答えることもできると思います。それは「自分自身がやることが最も疑わしい、信用できないことだ。」ということです。ご質問にある「自分の目が信用できない（入力間違い多数）」はまだまだご自身を信用し、注意深くチェックしていないのだと思います。
同じ仕事をする他人とご質問者様で、ご自身のほうが細かな誤りが多いと考えるなら、ひとえにご質問者様は「腰を据えて、集中してチェックしていない。」証拠だと思います。

この回答へのお礼

体験談ありがとうございます。
そうですね。自分を信用してないと言いながら、どこかでやったつもりになっていたんでしょうね。
調べものなどは集中していくらでもできるのに数字の羅列をチェックするのは途端に散漫になってしまい、集中力を保つことが難しいです。
他のチェック方法を考えます。ありがとうございました。

お礼日時：2025/03/25 11:00