現在、社長の秘書をしている者です。
「重役秘書リナ」というマンガを読んで、自分も
ボスがより前向きに仕事をできるようにするための
サポートをしよう、とは思ったのですが、はたして
『秘書としてどのような能力を高めていけば良いのか』
と悩んでいます。秘書検定などを受けることも最低限の
ラインをクリアーしておという意味ではいいかな、とも
考えたのですが…
結局自分がどのような秘書になりたいか、ということに
尽きるのだろうとは思いますが、よろしければどなたか

「『秘書』としてこんな勉強・努力・心がけをしている」
「『秘書』というからにはこれくらいは身につけておくべきだ」

といったご意見・ご経験をお聞かせください。お願いします。

このQ&Aに関連する最新のQ&A

A 回答 (5件)

この前の回答で、連絡先が規準により編集されていましたので補足します。


これからサラリーマン全盛の時代から独立起業家の多い時代になると思われますが、そのとき秘書の存在は才能ある起業家の能率を倍加する重要な可能性を持っています。
大企業の重役秘書とは少し違った個人事務所の秘書像も、やりがいがあるものとして視野に置かれてはいかがでしょうか。
企業の実際としては、秘書検定の資格を考慮して採用した時期があったが全く関係がなかったと聞きます。(私、企業のコンサルタントもしています)
紹介する秘書研修はその点、秘書の状態がガラリと変わると評判です。
上司とペアでの受講も勧められている珍しいセミナーです。

参考URL:http://members.tripod.co.jp/nwy
    • good
    • 0

秘書業務の中で、各種実務知識や技能ではなく、秘書としての動き方の基本原則について集中的に指導しているセミナーがあります。


過去の秘書学の参考書の、意見に過ぎないような記述の多さに問題を感じ、役に立つ部分の抽出・凝縮をはかる仕事において派生した研究から生まれたプログラムだということで、二日間です。
秘書の本には「秘書は気が利かなくてはいけない」と書いてあるが、どうしたら気が利くのかは書いてないものです。この秘書研修は逆にそこを解明して指導しているのが特色ということで、私は受講していませんが知人が何人か受けました。著作権の管理が厳しく、習ったことをみだりに漏らさない誓約書を出させられます。
    • good
    • 0

4年間だけ秘書のしごとをしました。


自分が完璧だったとは決していえません。
本当に多くの事を勉強させてもらえました。

心がけていたことは、

○ボスの知りたいこと、ボスが聞くであろうことを、常に予測しながら動く。聞かれたら、待たせずにすっとそれが出せる状態にしておくことです。
そのために、ありとあらゆる情報は、完全に、システマティックにまとめて表にしておいたり、ファイリングして常に近くに置いておく。

○多くの経済誌、新聞に目を通す。
その日に起こるであろうことを、朝のうちに予測して、
準備しておく。

○誰に対しても感じよく。喩え頭に来る人がいても、絶対に切れないで冷静に!・・そのうち自分の感情(怒り)とは切り離す事ができるようになってしまいました。

○謝るのが仕事。自分のせいではないのに、かわりに謝ることが多いのが秘書の仕事。これも、自分の感情とは切り離して、でも表面上は、非常に申しわけなさそうに謝る事ができるようになっていました。

○周りの人が話しているビジネスの内容、お客さんの雑談なども、何気なく,すべて聞いておく。
秘書にわざわざ話してくれることは、案外少ないもの。
自分から積極的に、「盗み聞き」すること。

○ちやほやしてくれる人は、自分にではなく、肩越しの「社長に」対してしてくれているので、絶対カン違いしない事。陰で笑われてしまいます。自分は「ただの秘書」を忘れないように。

○宴会、お土産、お祝いに使える、センスの良いお店、お菓子、高級な品物等を、常にアンテナを高くして探しておく。

○基本的なコトバ遣いや、お手紙の書き方、食事、その他の作法等。

○そんないまさら、とおもうかもしれないけど、一番大事なのは笑顔。社長の心を和ませるのは非常に大きな秘書の仕事です。
    • good
    • 0

大手電機メーカーの役員と一緒に仕事をするチャンスがありました。

その経験から言うと・・・

役員秘書は、この会社の場合は女性が多かった。
主に役員同士や事業部長、外部の役員や幹部達への
アポイントやコンセンサスが多かったですよ。

仕事をGETしそうな時などで
会社内部のどの事業部に仕事を振ればよいのか?
などの社内に精通する事も、役員秘書同士で情報交換
していて、役員同士又は対幹部などとの商談を
スムーズに運ぶ為のあらゆる仕事と言えばいいのでしょうか?

また、外資系では、
EAという会社のトリップホーキンスとビジネスアライアンスを組んだ時の体験では、

役員秘書は、役員=その事業を任せられているCOOが多く、その為に、予算編成、スケジュール調整、部下への師事命令情報提供、ミッションの報告書を収集整理と役員への報告レポート、テープに声を吹き込んだ内容などをライティング、簡単な説明や情報収集などは秘書が代行、さまざまな事を幅広く行うみたいでした。

役員達は、腕の立つ秘書をいかに側近におけるのか?などについても、色々とあるみたいですね。

日本の役員と、米国企業の役員との決定的違いは、決定までの判断と時間でしょう!
役割が非常に明確な為、自分で判断できる事、そうで無い事などが自分で正確に理解できている為に判断が速いのです。

どちらのこの仕組みが良いかは、CEOの考えややり方によって変わると思うので一概に言えませんが、決断の遅さは定評ある日本ですので、そろそろ仕組みを変える決断をされてみてはどうでしょうかね。。。

また、秘書には雑務は絶対にさせないのが鉄則です。
もし、秘書でも雑務をさせる所であれば貴方の本来の秘書の仕事は徐々に出来なくなるでしょう!
理由については、CEO教育コースなどで勉強してみて下さい。秘書になる上で非常に有益かと思いますので。。。
    • good
    • 0

「社長の不得意な分野をカバーするよう努める」


「社長の知りたそうな情報を集めておく」
というのはいかがでしょうか。

そうすれば少なくとも社長には喜ばれますし、
ビジネスもうまく進むと思います。

fj1さんの将来を狭めるような意見ですが、
とりあえずそういう観点でキャリアを積むのも
いいかと思います。

以上、部長秘書を毎日見ている平社員のQuickCでした。(^^;
    • good
    • 0

このQ&Aに関連する人気のQ&A

お探しのQ&Aが見つからない時は、教えて!gooで質問しましょう!

このQ&Aを見た人はこんなQ&Aも見ています

このQ&Aを見た人が検索しているワード

このQ&Aと関連する良く見られている質問

Q「電話秘書」「メール秘書」

SOHO事業者向けの「電話秘書サービス」は沢山ありますが
「メール秘書サービス」の会社って存在しないのでしょうか?

メールでの問合せ件数が、電話よりも多いので
返信業務をアウトソーシングしたいと考えています。

ネット利用のSOHO形態であれば
私と同様の悩みを抱えている人は多いと思うのですが。。。
検索が下手なのか、探すことができません。

もしサービスを提供している会社があれば教えてください。
どうぞよろしくお願いします。

Aベストアンサー

問い合わせてみてください。

参考URL:http://www.banc.co.jp/mail_agent.html

Q秘書をされている方、心がけていることを教えてください。

こんにちは。

派遣期間終了後、秘書で正社員のになることができました。
事務経験は派遣で1年ほどで、秘書業務は初めてです。

質問ですが、
秘書をするにあたり、秘書検定やビジネス文書検定などの資格を取得されましたか?
毎日の業務で、どんなことを心がけていますか?

初めての経験で、毎日手探りです。
主な業務は、社長のスケジュール・名刺・書類の管理、電話応対などです。
秘書=秘書検定というイメージがあり、本屋さんで色々みていたのですが、まずは一般常識などを身につけたほうがよいのでは??
と思い始めました。

恥ずかしながら30歳を超えているのに、冠婚葬祭の知識が皆無です。
葬儀でのお焼香の仕方や香典の包み方、薄墨を使うということもつい最近まで知りませんでした。
いずれこういった業務もしないといけないと思います。
ちいさな会社ですから、そのうち業務量も今の倍くらいになりそうです。

敬語はある程度使えると思っていましたが、私の使っていたのは正しくなく尊敬語や謙譲語、丁寧語が混ざっていることに、改めて気づきました。
ビジネスコーナーには、『こんな時どうする?電話応対』のような本も出ていますし、やはりこういったことも勉強する必要がありますよね??

どんな些細なことでもかまいませんので、皆様がこころがけていることを教えていただけると有難いです。
ちなみに、
『あくまでも秘書はアシスタント。出すぎてはいけない。』
とある方からアドバイスをいただき、それは実践中です^^;


どうぞ宜しくお願い致します。

こんにちは。

派遣期間終了後、秘書で正社員のになることができました。
事務経験は派遣で1年ほどで、秘書業務は初めてです。

質問ですが、
秘書をするにあたり、秘書検定やビジネス文書検定などの資格を取得されましたか?
毎日の業務で、どんなことを心がけていますか?

初めての経験で、毎日手探りです。
主な業務は、社長のスケジュール・名刺・書類の管理、電話応対などです。
秘書=秘書検定というイメージがあり、本屋さんで色々みていたのですが、まずは一般常識などを身につけたほうがよ...続きを読む

Aベストアンサー

普通の秘書ではなく、役員を含め3名のグループセクレタリーをやってました。

私は一応就業前に秘書検定2級までとりました。
(正直な話、筆記試験だけで楽と言う理由で・・・)

確かに一般常識やちょっとしたマメ知識も得られ、凄く勉強になりましたよ。
最低必要な知識(冠婚葬祭や来客応対程度)秘書検定のテキストやマナー本などを
日頃から目を通されるだけでも良いような気がしなくもないです。

でも業務自体、全てマニュアルではない事も多かったように記憶してます。

私の場合、ただでさえ3人抱えていたので、
コミュニケーション能力を磨くのを最優先してました。

Q【至急】 ボカマッチという場所で絵師さんと動画師さんに依頼したいのですが… メールアドレスは携帯のメ

【至急】
ボカマッチという場所で絵師さんと動画師さんに依頼したいのですが…
メールアドレスは携帯のメールアドレスでいいのでしょうか?
第三者に依頼者のメールアドレスが見られる可能性はありますか??

Aベストアンサー

携帯のメールアドレスだと、大きな画像ファイルや動画ファイルに対応できず、やりとりに支障がでてしまいますし、
先方にも創作のPC知識がない人なのだと訝しがられてしまいかねないので、
個人用のメアドとは分けて、gmailなど業務用連絡専用のフリーメールを用意されたほうがいいです。

>第三者に依頼者のメールアドレスが見られる可能性はありますか??
知らない人に送り、複数人での連携作業になるわけで、自分で情報公開コントロールすることができません。

Q秘書業務といえば秘書業務で困っています

社会人、何年かやっていますが最近、様々な仕事を同時並行でやる、
という環境に身を置き、ちょっと困っています。

自分が午前中に送ったメールの内容を忘れたりします。

相手からの返事が来たりしたら、
メールをすべてみなさんは保存しておきますか?
別のフォルダに振り分けたりなど。

2人の人に決裁をいただいたりするとなると、ますます忘れてしまいます。
誰さんが何日に会社に出勤する、などの管理が全くできません。

どういう心掛け、工夫が必要でしょうか。

Aベストアンサー

私が秘書業務(もどき)をしていたときは、メールは全て保存していました

メールは、返信が必要なもの、期限があるものはフラグを立てたり、TO DOリストに入れる等していました


その他に自分のスケジュールを管理する手帳、上司のスケジュールを管理する手帳の2冊を用意して、やるべきこと・やったことをチェックしていました

スケジュールもちょこちょこ変わるのでフリクションのボールペンと蛍光ペンで書き込むようにしていました

なかでも忘れないようにしたいことは附箋に書き込んで貼っておきました


また、毎朝それとは別にメモ用紙に手書きで確認の意味も込めてTO DOリストを作成し、終わったら消しこむようにしていました

質問者さんのご参考になれば幸いです

Q依頼メールが届かない・・・

サイドビジネスでホームページ上で依頼を受けたりしようとしているのですが、実験としてそのページから依頼メールをだしてもこちらに届かないんです。なにが原因として考えられるのでしょうか?HP入門書を見てもわからないんです。

Aベストアンサー

ありそうなのがsendmail禁止のサーバーだとか、そもそもcgi使用不能とか。

いずれにしても全く何も情報が開示されていないので誰も解からないでしょう。やろうとしていると思われる事は入門レベルではないと予想します。(ので、入門書には当然出ていません。)

Q論理思考の身につけ方を教えてください

論理思考を身につける方法を教えてください。プログラミングを勉強すると論理思考が身に付くと聞いたことがありますが・・・

Aベストアンサー

何の為に「論理的思考」を身に付けたいのでしょうか?
プログラマーになる気が無いのであれば、プログラミング
だけを勉強しても時間の無駄だと思います。
論理思考というのは目的を達成する為の手段の1つであり
何を優先するかによって選択肢は変わります。

例えば「友達が欲しい」という目的を達成する為に論理的
思考のみで行動しても実現できるとは限りません。
むしろ友達を失う可能性の方が高くなります。
良く○○さんといると楽しいとか仕事が順調に進むという
人がいますが、そういった人は論理的に行動しているから
そうなっている訳ではないので、論理的思考というものに
あまり過大な期待を持ってはいけません。

それでも....という場合には....
目的(課題)を設定し、それを実現する際の問題点、やりたい
事、できる事を単語で思い付く限り洗い出して紙に書き出し
ていき、後でそれらの単語同士の関連付けをしていって図を
作成するという方法が有ります。
関連づけしていく際に重複しているものや無駄な物を削除
したり、新たに追加したりして整理していきます。
最初の内は1度で完璧な物ができるという訳にはいかない
ので、何度も書き直しする必要がありますが、それが論理
思考を鍛える事に継ります。

何の為に「論理的思考」を身に付けたいのでしょうか?
プログラマーになる気が無いのであれば、プログラミング
だけを勉強しても時間の無駄だと思います。
論理思考というのは目的を達成する為の手段の1つであり
何を優先するかによって選択肢は変わります。

例えば「友達が欲しい」という目的を達成する為に論理的
思考のみで行動しても実現できるとは限りません。
むしろ友達を失う可能性の方が高くなります。
良く○○さんといると楽しいとか仕事が順調に進むという
人がいますが、そういった人は論...続きを読む

Q部品メーカに見積依頼をしてメールで返信が来た場合,

部品メーカに見積依頼をしてメールで返信が来た場合,
お礼のためだけのメールは送るべきなのでしょうか?
わざわざ送る必要はないのでしょうか?

Aベストアンサー

少なくとも、届いた、というレベルのメールは送付するのが礼儀です。
相手は見積りを作る作業をしており、売り上げてもいない状態でいるのですから。

Q重役への説明のコツ

毎週、重役による進捗状況のフォロー会議があります。
難解な技術内容を短時間で正確に報告し、かつ成果を求められます。
内容を理解して頂けない、誤解を与えてしまう、または質問に窮するようなことがあれば、その影響は計り知れない程大きなものとなります。
何か、重役への説明のコツのようなものはないでしょうか。

Aベストアンサー

重役への説明には限りませんが、枝葉末節にこだわらず重要なポイントに絞って的確に説明することです。
ここは重要だからと、細かいことを長時間声明する人がいますが、そういうのは最悪です。

Q空港からホテルへの送迎の依頼メール

 来月、初台北です。母も一緒の為、空港→ホテルの送迎を依頼したいと考えています。
 宿泊先はグランドハイアットなのですが、送迎はしていますよね?またメールにて依頼したい場合、どのような文章(英文)を送ればいいのでしょうか?教えてください。

Aベストアンサー

「エアポートリムジン サービス」(参考URL)のことですね。

英文メールを送りたければ、次のような文になるでしょう。

Dear Sirs

We would like to have your limousine service from the airport.

Date:

Hour:

Air Craft:

Number of guests:

Please inform me the cost of the service as soon as possible.

Thank you.

Best Regards.


英文ですぐに返答が来るはずです。

グランドハイアットですから、他の方がおっしゃるように、日本語は絶対通じますので、フライトの遅れ等細かい変更点があれば、空港から電話をされる手もあります。

参考URL:http://taipei.grand.hyatt.co.jp/taigh_ja/service.html

Q大企業の重役について教えて下さい

先日、友達が合コンでメルアドを交換した方がいるのですが、その方が29歳で某大企業に専務として務めている方だと言っていました。
20代で大企業の重役に務めることって本当にあるのでしょうか?なんだか友達が騙されているような気がしてなりません・・・。

カテ違いだったらすみません;

Aベストアンサー

滅多にないとは思いますが
調べたわけではないので絶対にないとはいえません。
上場会社なら役員のデータがのった
役員四季報 全上場会社版というのがでているので
社名とその人の名前がわかっているのなら調べれば簡単にわかります。
入社年、生年月日ものっているので29歳かの確認も容易です。
今売っているのは2007年7月現在の役員が載ってます。


人気Q&Aランキング