小口現金の締めは当日?翌日?

お世話になります。
小口現金を管理する担当なのですが、ちと疑問に思ったので教えてください。
現金が動くとき、いつも前日の領収書を前日の日付で清算しています。
と、いうのも遠くへ行く社員の高速代や燃料代を社員が立て替えて、領収書を持ってきて清算します。
が、社員の帰ってくるのが遅い時間なので私の勤務時間と合わず、翌日私が出社してから清算していました。会計も前日分として入力していました。
いうなれば、翌朝締め、でしょうか。
しかし、これは変なのでしょうか？
翌日清算したならば、翌日の出金とみなすものなのでしょうか?
昨日、決算で小口現金をすべて口座へ預け入れしたとき、3/30までの残を3/31に入金して残が0円。3/31の領収書がすべて4/1の清算となったので、今後どうすべきか？と思いまして。
皆様はどうしてますか?
また、本当は《当日清算》と《前日にさかのぼって清算》のどっちですか?
宜しくお願い申しあげます。

No.1 ベストアンサー 回答者： m_inoue222 回答日時： 2008/04/01 14:12

現実問題として「当日清算」は困難では？

３／３０－４／１出張．．．あるいは３／３０（日）に出費

当日には処理できませんね

現実に即して処理されればいいと思いますが．．．。

うちは「処理日４／１」「摘要３／３０分」とかにしています

そうでないと「日付毎の現金残」と「帳簿残」が合いません

＞3/31の領収書がすべて4/1の清算となったので

なにか不都合は有りますか？

正確に無理矢理管理するなら

３／３１　交通費５００円／未払費用５００円
４／１　未払費用５００円／小口現金５００円

面倒なばかりで意味がないでしょう

面倒を避けるための「小口現金」です

No.2 回答者： taisetu#2 回答日時： 2008/04/01 18:56

※精算＝金額などを細かに計算すること。

また計算して過不足等を処理すること。（乗り越し運賃をーーする。）
※清算＝貸し借りの結末をつける。過去の関係などをはっきりする。
▲僕は精算の方を使うけど理解してください。支払いを重視しているからです。

※やり方はいろいろありますが、立替制度ならそのように経理処理しましょう。社員の領収書等日付に合わせるのではなく、小口現金管理担当者に合わせるのが間違いがないのです。（勿論、数日も一週間待ちはダメです。）

昨日付又は今日の領収書を台紙に糊で貼り付けて相手の割り印を（全ての証憑に押捺）して計算をして下に合計金額を記録してもらいます。を受け取ります。そうして検算して誤算があれば正しい合計を確認します。

この事から昨日付けの領収書であっても、今日精算してよいのです。要するに間違いがなければよいのです。銀行だって何時でも開いてはいませんから小口現金担当者に合わせてよいのです。

それから領収書の日付で仕訳伝票を起票しなくてよいのです。適用に○年○月○日分と記載すればよいのです。その仕訳伝票を領収書等を貼った証憑を仕訳伝票（会計伝票）に糊付けして精算します。出納印を押捺して担当者が押捺して上司へ回付。その後出納精算をするのです。

現金はＢ５判位のビニール等の袋の中にＢ５判位の厚紙にこのような事を書く（コピー）しておきます。
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　　　　　　　　　現　金　支　払　内　訳
氏　　名　大　仏　次　郎
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年・月・日　　　適　　　　　　用　　　　　　金　　額　　受領印
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２０・４・１　　旅費精算（高速・燃料他）　　２０，０００
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※決算期はこのようにします。
３／３１日付の領収書はこのように仕訳計上します
借方（Ｄｒ）　　　　　　　　　　　貸方（Ｃｒ）
旅費交通費００．０００　　／　　未払００．０００
４／１精算
（Ｄｒ）　　　　　　　　　　　（Ｃｒ）
未払００，０００　　　　　　現金００，０００
このようにして袋の中に現金を入れて大金庫へ収納します。（手提金庫は危ない）精算する件数が多いときは錠付ロッカー等へ収納管理する。

勘違いしないように。翌日清算とか翌日出金と・・・・書いてあるが、順序を書きます。

(1)社員が（昨日また今日の日付の）領収書を持参しました。翌日の清算も翌日の出金もこの際改めてください。
(2)新しい考え方は日付が何時（いつ）であろうと、お金が動いた日が精算＝出金（出納）です。
(3)決算でも手提げ金庫の残高金額が小額１０万円前後なら口座へ預け入れの必要はない（あくまでも上司と相談）
(4)決算だからと小口現金を口座へ預け入れすると多忙で泡を食うのです。銀行へ行く時間がない残業＞＜大体どれくらいの金額が期末前後に動くか把握するのです。
(5)３／３０・３／３１分を（Ｄｒ）旅費交通費　／　（Ｃｒ）未払、計上分を把握して４／１に（Ｄｒ）未払　／　（Ｃｒ）現金。精算。
(6)決算期であっても３／３１迄の分を３／３１に支払い又計上処理はししなくてよいのです。４／１～１０迄の間に、日付だけ３／３１日付で計上経理処理をします。（現金は出納した日になるよ(^・^)）
だから未払等の科目で計上するのです。このことで損益計算書も貸借対照表も作成出来るのです。
(7)当日精算とか前日にさかのぼって精算ということを考えなくてよいのです。早い話が現金が動いた（出した日）が精算なのです。

※余計な事だけど仮払金を使うやり方と頻繁に旅費精算をするようなら毎月給料計算時に精算もある。例えば２５日給与日であれば４／１～３０分を纏めて計算して５／２５日（給与日）に支払う方法もあります。
または４／１～３０分を５／１０でもよいのです。要するに煩雑にならないように一ヶ月分を纏めて翌月精算するよということです。
注意・・・・時間外手当・休日手当・通勤手当（通勤手当は区間が決まっている）４／１～６／３０までを手当てとして平均化しいて給料計算をする事は出来るが、旅費交通費は金額に変動があるから給料計算包含の通勤手当の対象にはならないので理解ください。

※仮払金出納方法例。
＞今日の旅費交通費は大体１９，０００円位の場合
（Ｄｒ）仮払金２０，０００　／　（Ｃｒ）現金２０，０００
使うであろう金額を社員に渡す。
＞帰社しました。
（Ｄｒ）旅費交通費２０，０００　／　（Ｃｒ）仮払金２０，０００　
＞精算に過不足がありました。
＊旅費精算が少ない場合。（１８，０００）
（Ｄｒ）旅費交通費１８，０００　／　（Ｃｒ）仮払金１８，０００
（Ｄｒ）現金２，０００　　　　　／　（Ｃｒ）仮払金　２，０００
＊旅費交通費が多い場合。（２３，０００）
（Ｄｒ）旅費交通費２０，０００　／　（Ｃｒ）仮払金２０，０００
（Ｄｒ）旅費交通費　３，０００　／　（Ｃｒ）現金　　３，０００
※面倒と思わないで残業を少なくするにはどうしたらよいか、煩雑にならないようにするにはどうしたらいいか思案ください。科目は変える事はできないが、やい方は考えてよいのです。家で仕訳伝票を作り研究してください。終わり。(^・^)

No.3 回答者： inspiron15 回答日時： 2008/04/02 02:10

大幅な日付のズレや決算期を越えた場合以外は、領収証の日付で記帳してます。

あえて清算日としたいなら、経費精算書を添付して清算日に計上する方法もありますが、手間が一つ増えるので私ならしません。

「小口現金」なので、残を０円にする必要もありませんし、しない方が良いと思いますよ。