会社内での交通費清算について

よろしくお願いいたします。
私は、会社で経理事務などを担当しております。また役員の立場も持っています。
従業員について、交通費の清算について、適宜申請をさせるようにしており、社内規定も作成しています。
ただ、業務上の経費ということもあり、申請洩れに伴う自腹などとならないように、申請期限を設けていませんでした。
多くの従業員は、担当業務先が変わることが想定され、出張等も臨時で発生することもあり、交通費手当などとせず、交通費清算として出張と通勤含めて対応しています。

このような状況の中、申請を溜め込む方が増えてきました。中には6か月分などをまとめて申請されてしまい、月次の資金繰りに影響を及ぼしてしまいます。
個々に把握して申請を促せればよいのですが、そこまでのマンパワーもありません。
さらに最後の申請をさかのぼったところ、1年清算のための申請をしていない人がいることが判明しました。

あくまでも今後発生する部分についての対応として、社内規定により交通費の申請の提出期限をもうけ、例外は、やむを得ない事情としての長期の入院など（WEB申請でスマホで申請できるため、ただの欠勤は除外）と会社が認めた場合などとし、期限を過ぎたものについては、従業員の自腹とすることは可能でしょうか？
業務命令に伴う交通費でもあるので、どのようにしたらよいかと悩んでいます。

例えば今月末までに可能な限り申請させ、来月以降の申請については、交通費の発生日から3か月以内などの期限をもうけることはできますか？

よろしくお願いいたします。

No.6 回答者： larme001 回答日時： 2023/08/02 19:12

税法上における経費精算の時効は、原則として年度内とされてますが、会社の規程やマニュアルとして年度末に精算業務が極端に偏ることを防止するために期限を明記して儲けることは可能です。

実際多くの会社では経費発生後1ヶ月以内に手続きをすること、などの規程があるのは一般的です。

また、守らない人に対して抑止として始末書などの罰則を設けることは可能なので、そうしたルールを作ってもらうのはアリだと思います。

法律上、税法では「原則として年度内の精算をするべき」とされてますが民法においての債権のルールになるため（166条）
権利行使可能な時から10年
または
権利行使が可能であることを知った時から5年

であることから、立替金請求訴訟まで行った場合は5年をめどに払う義務があるとされるのが一般的な考えです。よって、悪質な場合には規程に従って始末書や直属の上司への報告注意などを定めてしまって抑止力を働かせるしかないと思います。

No.5 回答者： angkor_h 回答日時： 2023/08/02 18:47

No.2です。

> 従業員の所得税、会社も負担する社会保険などに影響するため、
通勤に係わる交通経費、出張に係わる経費(日当、宿泊費、交通費)は、
非課税であり、給与外支給になるので、税や社保には影響しません。

給与と一緒に支払っても、
給与明細の中で、給与外支給とすればよいです。

この回答へのお礼

追加の回答ありがとうございます。
税に限れば、非課税交通費として支給することで良いのかもしれません。
ただ昨今のニュースで、通勤手当への課税というものもありますね。
そして、社会保険の調査なども数年おきに行われたりします。
その際に給与台帳などを要求され、通勤手当などに対しても、社会保険料算定に含めるように指導されがちです。
一応、今のところは、同一給与であって同一現場であっても、住まいが離れている人ほど社会保険れ要負担が増え、結果、実費支給にならないという理由で、給与外で支給している出張費と同様に扱うことで社会保険れ要算定から除き、その後の指摘の対象とならないようにしています。
そういった経緯などを踏まえ、給与日と同日日の清算であっても別振込で給与明細に乗せずに申請で処理しているのです。

お礼日時：2023/08/03 17:26

No.4 回答者： Hill-andon 回答日時： 2023/08/02 17:24

＞例えば今月末までに可能な限り申請させ、

＞来月以降の申請については、交通費の発生日から3か月以内などの
期限をもうけることはできますか？
折角、最終申請期限を月末締め日と決めるなら、
来月以降なんて、例外事項は作らない事です。
忘れたら自己責任で　これぐらいの考えで居ないと

ただし、作るとしたら最終申請日に業務上間に合わない場合に限り
上長の承認下で、出社＝即、申請清算とするぐらいです

従業員の事を考えてなのでしょうが、最終期限を守らなくても
大丈夫と容認す事になるからね

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。

来月以降などと書きましたのは、社内規定の変更のタイミングのみです。
それ以外の例外は逆に明記せずに、運用でカバーというのもありですね。
上申書その他別な形で理由などを添えて申し出たから、支給した程度であれば、自分は期限切れでもらえなかったのは自業自得で、上申のように社内規定を超えて会社の判断を仰ぐかどうかの判断も本人次第でしょうしね。

従業員の個別事情や繁忙期その他いろいろと考えての期限なしでしたが、甘すぎたのか、催促しても申請せずに溜め込み、謝罪も軽くまとめて申請という状況を作ってしまいましたね。

いろいろな意見を参考に検討したいと思います。

お礼日時：2023/08/02 17:59

No.3 回答者： mimon01 回答日時： 2023/08/02 17:09

「交通費」を自腹にすることは出来ませんが、「出張日当」なら支払わない事を就業規則に記載可能です。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。
出張はわかりませんが、通勤手当を支給しない会社も合法の範囲で存在します。出張交通費は業務命令に伴う支出ですので、自腹にはできないと私も思いますが、領収書や業務報告としても、本人から申請がなければ支払えないし、さかのぼって確認しがたい申請を出されても困るという意図もあります。

お礼日時：2023/08/02 17:55

No.2 回答者： angkor_h 回答日時： 2023/08/02 17:05

交通費精算、と言う意味が読み取れません。

通勤費は、都度精算ではなく、
通勤路に従い、一定期間の定期代を支給、
或いは、近距離であれば補助費を支払う、
が普通です。

不定期に発生する出張に関する交通費の場合は、
出張者提出の清算書に伴い、日当、宿泊費、交通費を支払います。
この清算書の提出期限について、
会社規則により期限を設けることには、問題はありません。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。
詳細は触れませんでしたが、自家用車を使った通勤や移動のある仕事です。
担当業務の場所によっては最寄り駅まで自家用車でその後公共交通機関都市、最寄り駅での駐車場の月極費用なども清算しています。
また、自家用車のガソリン代なども支給しています。
こういったことで清算という言葉を使いました。

通勤と出張などを明確に区分しますと、従業員の所得税、会社も負担する社会保険などに影響するため、通勤も出張も同一の規則で支給しています。

労基署にも確認していますが、良いとは言わないし、不利益変更ともいえるかもしれないから、会社の判断で行うのであれば、就業規則内で変更を行う前提で、周知や意見を聞く機会をもうけ、従業員代表者からの承諾・同意を得たうえで、就業規則変更の届出をするように言われました。そこまでしても問題になるケースはあるかもしれないが、ここまでしていれば行政指導や処罰にはならず、交渉の場を設けて話し合い、それで解消しなければ裁判などで結論を出すことになり、裁判については言える立場にはないといわれました。

私の会社では、通勤と出張の考え、概念定義が定まっていません。
担当業務の現場への直行直帰があり、担当業務の現場も変更になります。当然現場というのは顧客先ですので、通勤といえるのか、出張といえるのかと悩みます。そのためにまとめてしまって逃げているところです。

参考にさせていただきます。

お礼日時：2023/08/02 17:53

No.1 回答者： youyoulife1 回答日時： 2023/08/02 16:55

自腹とは書けないでしょうね。

期限を設けるのは当たり前なのでOKです。
発生した当月中に精算させないとダメですよ。

罰則は賞与や人事評価等に反映させましょう

原則としてと書くならまだしも、
例外の内容を細かく書いてはダメでしょうね
結局誰も守らない

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。
自腹やそれに近い直接的な記載はしにくいでしょうね。
当月中ですと、月末にそういった生産の必要なものがあった場合に申請が間に合わない、申請ができないケースもあるかと思います。
ですので、計算の締め日と申請期限は別にする必要があると思っています。
あと例外はある程度詳細に書かないと、紛争となった際に焦点にされることが多々あるかと思います。詳細に書きつつ、それに準ずるようなものや誰もが例外にすべきと思えるもののみ会社判断で例外で申請としエさんを認めるのは、外せないと思っています。これも守らせるためと思っています。

お礼日時：2023/08/03 17:30