急逝した社員の仮払金精算

毎月初めにその月の交通費として２～３万円を仮払いして月末に１カ月分の明細報告をまとめて受け取り精算していたのですが、その社員が月半ばに急逝しました。
仮払金の精算処理をしなければならないのですが、分かっているのは前月末までの仮払金残高に月初に送金した仮払金を加算した金額のみです。
２週間分の交通費が発生していると思われますが、公共交通機関を使用しているため領収書はありません。日帰り出張等も多くあり本人でなければ明細はもちろん残高すらわかりません。
そのためご遺族に返金をお願いすることもできません。
どのように会計処理をすれば良いかお教えください。
よろしくお願い致します。

No.4 ベストアンサー 回答者： tsuyoshi2004 回答日時： 2025/04/21 16:31

会計処理よりも、まずは会社側がどのようにしたいのかを決める必要があるでしょう。

あくまでも業務経費としてきちんんと精算するのか、概算でもいいから精算するのか、精算はせずに差額は全て損金処理をするのかなどなど、考え方は会社次第でしょう。
仮に概算で精算するとすれば、出張との業務報告などから推測しても良いし、面倒であれば過去１年分の平均額などから日割りで計算しても良いし、方法は様々あるでしょう。
仮に前月末に残金３万円（仮払金として）になるように精算していたのであれば、最大でも３万円です。（日割りなら約半分でしょう。）
その程度の金額のために頑張って正確な金額を洗い出す手間暇の方が大変なのではと思います。

この回答へのお礼

ありがとうございます。

税理士立会いの下で社長にはいくつかの処理方法を提示しましたがどれも納得できない様子でしたので、税理士が処理を引き受けて下さることになりました。

お礼日時：2025/05/09 00:01

No.5 回答者： hata。79 回答日時： 2025/04/22 21:51

「明細はもちろん残高すらわかりません。

ご遺族に返金をお願いすることもできません」
つまり清算不能なんですね。
仮払金を全額損金処理するほかないでしょうが、経理担当として判断するより、上長に相談し、顧問税理士に判断して貰うのがベストです。

この回答へのお礼

ありがとうございます。

上長や税理士にも相談しましたが社長決裁がおりず、ご遺族に問い合わせをしたようです。ご遺族は何も聞いていないのでわからないとの事でした。
結局、税理士が処理について説明して清算書を作成して下さることになりましたが社長はまだ納得できないといった様子でした。

お礼日時：2025/05/09 00:01

No.3 回答者： ごくカメ 回答日時： 2025/04/21 16:28

経理に聞きましょう。

この回答へのお礼

私が経理です( ﾉД`)ｼｸｼｸ…

お礼日時：2025/05/09 00:06

No.2 回答者： mojitto 回答日時： 2025/04/21 16:18

最後の給料や退職金から仮払金を引いて、その従業員のご遺族の方に「最後の月の交通費をお支払いしたいので明細や記録等があれば…」とかじゃダメなんですか？

返してもらうつもりもないのであれば、最後の退職金に仮払金分を上乗せするとか。
（未精算の仮払金を退職金の一部にする）

この回答へのお礼

ありがとうございます。

そうできれば良いのですが、社長から駄目だしされてしまいました。
社長は一度言い出すとなかなか引かない人なので、上長や税理士も困っています。

お礼日時：2025/05/09 00:10

No.1 回答者： ogi_3 回答日時： 2025/04/21 16:16

「回収不能債権」として損金処理すれば良いと思います。

この回答へのお礼

ありがとうございます。

私もそうするのが妥当だと思います。

お礼日時：2025/05/09 00:14