キャンセルされた新幹線の領収書による経費精算について

経理を行っています。
最近社の全体的に出張が多くなり新幹線の利用も増えています。
一部カラ出張の疑いがある領収書があり質問させていただきました。 最近は領収書も電子化され改ざんはできなくなってきていますが、キャンセルしたにもかかわらずその領収書で請求出来る状態です。
発行番号や予約番号から利用されたものかどうか確認することは出来ないでしょうか。

No.5 回答者： Keirisyokunin 回答日時： 2024/03/27 14:10

会社の予約サイトでなくて社員個人のサイトから予約して購入した乗車券の領収証のPDFで清算、ということでしょうか。

　予約番号などで追跡するのは無理と思われます。例えば３月26日乗車日の乗車券の場合、領収証の「表示日；発行日」が3月26日以前なら、キャンセルされたのにも関わらず、料金が表示されて、その料金を不正に会社から受けることともできてしまいます（サイトにもよるかもしれませんが）。
　対策として、「表示日（発行日）が乗車日より後のものしか受け付けないようにしてはいかがでしょうか。先の例では表示日が3月27日以降であれば、「キャンセル済み」などとなって領収証は発行されないか、キャンセル料だけの領収証になるはずですので。もちろん、その日付も改ざんされていないことが前提ですが。
　または貴方の目の前で、予約状況の最新の情報を画面で見せてもらうなどですね。

No.4 回答者： OnneName 回答日時： 2024/03/26 13:48

裁判所命令や警察からの捜査依頼なら調べるでしょうがそれ以外では無理でしょう。

セコイ会社だと乗車券現物の提出や改札後の券の写真を要求するところもありますね。

一番確実なのは会社がクレジットカードで購入して現物支給することですね。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。やはり難しいのですね。倫理的な教育を継続するしか無いようですね。

お礼日時：2024/03/26 23:02

No.3 回答者： mukaiyamo 回答日時： 2024/03/26 13:32

＞発行番号や予約番号から利用されたものかどうか確認することは…

どの新幹線かお書きでありませんが、例えば東海道新幹線なら毎日65万人以上が乗っているのです。
https://www.jcomm.co.jp/assets/pdf/transit/price …

裁判所の令状でも出ているならともかく、一企業の問い合わせに対応してくれるとは考えにくいです。

＞一部カラ出張の疑いがある領収書があり…

あなたの会社は、経費精算書を全社員が経理へ直接持ってくるのですか。
もしそうなら、確かに確認は難しいかもしれません。

直属上司を経由するよう改めてもらうことはできませんか。
直属上司なら、実際に出張しているかいないかは分かるでしょう。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。領収書はPDFにして社員からMFクラウドに登録してもらっています。テレワークも多くなり、直行直帰もあるため実際に現地に行ったかどうかはそのお客様に確認してみるしか無いですね。。

お礼日時：2024/03/26 23:05

No.2 回答者： Wabu_478 回答日時： 2024/03/26 13:19

発行番号や予約番号から利用されたものかどうか確認することはできません。

この回答へのお礼

ありがとうございます。

お礼日時：2024/03/26 23:05

No.1 回答者： ジャスミン_ 回答日時： 2024/03/26 13:17

新幹線に乗ってないなら、出張先にどの様な商談をしたか、成果をだしたかを確認すべきで、それが無ければ上司に相談で処罰で良いのでは？

後はJRに領収書の確認をしてみては？

この回答へのお礼

ありがとうございます。

お礼日時：2024/03/26 23:06