旅費の精算について

友人が会社を設立し、経理を手伝うことになりました。正直経理の知識はほとんど無いのですが、人を雇う余裕もないようで、今勉強しております。
とても初歩的な質問になると思いますがアドバイスいただけますでしょうか。

会社の旅費についてですが、以前働いていた会社では、出張旅費を現金でもらい、最後に精算書のようなものを提出するだけで、交通機関や宿泊施設の領収書等は提出しませんでした。
（宿泊費は１日８０００円。ＪＲは往復割引の料金で旅費をもらっていたような気がします。飛行機を利用するときは自分で手出しをしていました）
今の会社でも営業の出張がとても多いため、できれば同じような処理を行いたいと思いますが、それはいいのでしょうか？

また、このような場合は経理上、どのように処理をしたらいいのでしょうか？
書類の処理等も教えていただけるととても助かります。
よろしくお願いします。

No.1 回答者： noakasa 回答日時： 2002/11/09 15:38

会社では就業規則などは作成されていますか？

従業員が少ないと作成されていない場合が多いですが、
作成しておいたほうが良いと思います。

さてご質問に対してですが、旅費規程を作成しておけば
問題ありません。
旅費規程に宿泊費・運賃等の支給基準を規定するのです。
飛行機の利用を認めない場合はその旨も規定して下さい。

出張旅費精算書といった定型書類を作成し、出張者に記入
提出するようにしてもらいます。
その書類の提出をうけて旅費を出金します。
もし出張前に現金を渡すのであれば、仮払申請書といった
定型書類も作成しておき、記入してもらいましょう。
出張前に出金したときは、仮払金とします。
戻ってきて出張旅費清算書が提出されたら、旅費交通費と
して処理します。
もし、事前に出金されていた場合は、仮払金の戻入処理を
合わせておこないます。

文章で書くと分かってもらえるか心配ですが、おおよそ
以上になります。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。
就業規則などはまだ作っておりません。（正確にはどのように作ったらいいのかが分からず手付かずの状態なのです）
ただこのままですと、旅費の精算等が事後処理になり経理が（そうでなくても素人なので…）おいつかなくなりそうなので、すぐにでも旅費規程を作成したいと思います。
仮払申請書等の様式も調べてみたいと思います。
あいがとうございました

お礼日時：2002/11/09 19:10

No.2 回答者： foolscap 回答日時： 2002/11/09 15:54

(1) 経理処理について

出張での目的地によって支給される金額が、会社の規程で決まっていていわゆる”渡し切り”になる場合は、その額を支出した時に全額を「旅費・交通費」等の経費科目で処理します。

一般管理費（旅費・交通費）１００／現・預金１００

一方、一定の限度を定めて帰着後に実費精算をする場合であって仮払いをする場合は、仮払いの処理が必要になります。

仮払い時

仮払金１００／現・預金１００

精算実費が９０で１０を戻り入れする場合

旅費・交通費９０／仮払金１００
現・預金１０

精算実費が１１０で１０を追加支給する場合

旅費・交通費１１０／仮払金１００
．．．．．．．．．．．．現・預金１０

(2)書類の処理

日付、出張の目的、目的地、利用交通機関、金額、仮払金、精算額等の項目を記載できる、例えば「出張旅費精算書」等のタイトルをつけた書類を用意し、出張者自身が記載して上長に承認をもらう。
同時に旅費、あるいは仮払金の出金伝票を発行し、上長の承認を得て経理担当に持参し、現金を受取る。

となります。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。
「渡し切り」という言葉を今始めて知りました。
早急に規定を定め、処理を進めたいと思います。
書類の処理も大変参考になりました。
ありがとうございました。

お礼日時：2002/11/09 19:14

No.3 回答者： Spur 回答日時： 2002/11/09 16:11

私は、経理処理は分かりませんが、皆さんの回答は的外れではないかと考えます。

tomoka-kさんの質問のポイントは、実運営上のルールでも、計算方法でもなく、領収書無しで支払い処理をしたいが（業務の簡素化）、税法上などで問題が無いのか？ということではないでしょうか？

つまり、電車やバスではいちいち領収書をもらえないので、その場合はどうやって（帳簿上、税務上）処理をするのか？
ということですよね？

私の会社も同じで、公共交通機関は自己申告で書くだけですが、宿泊とタクシーは領収書が必要ですよ。
飛行機は、搭乗券の半券とチケットの写しを提出していました。

公共交通機関は領収書を貰えないのでしかたがないけど、それ以外は無いとまずいんじゃないでしょうか？
だって、空出張も可能になりますよ。

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。
Spurさんの仰るとおり、税法上のこともとても気になっておりました。
まだ設立当初で、資金的にも全く余裕が無いので、処理の遅れている（領収書がないものも多く）旅費をどうしたらいいのかと困っていたのです。
旅費規定を作成する上でご意見参考にさせていただきます。
ありがとうございました。

お礼日時：2002/11/09 19:23

No.4 ベストアンサー 回答者： noakasa 回答日時： 2002/11/10 02:46

＃１です。

＃３の方の意見を読んで、誤解されると困りますので
補足させていただきます。
まず、領収書が出るものに関しては提出させる事が基本である事
は、＃３の方の言うとおりですが、宿泊費に関しては社内規定で
一泊当たりの金額を指定してあり、社会通念上著しく高額でない
限りは、領収書が無くても旅費として認められます。
私は経理事務員で、税務調査にも立ち会ったことがありますが、
規程上、宿泊費を金額指定している場合には、その規程を見せる
事で認められましたので、ご安心ください。
宿泊費に関して規程で、実費を精算する旨の規定をしてしまうと、
領収書が無ければ、認められませんのでご注意を。