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本サイトにはいつもお世話になり、大変助かっております。
この度は、検索しても疑問が解消しなかったので投稿させていただきます。
【質問】弊社では連続休暇1週間以上を奨励しています。それには
社員のリフレッシュは基より、担当者の不在時でも業務が滞りなく
遂行できるような体制作りをする、という狙いもあります。
、、と、その体制作りで疑問が。
上司から、印鑑を預けるから不在時に押印が必要な書類がきたら、
押印するよういわれたのですが、社内外の書類の授受の承認印程度
のものですが、それでいいのか?下手すると「なりすまし」?
代理で押印するなら、代理であることを明確にすべきでは?
上司の判子を預かって押印することは日常的に行われているので
すが、体制作りとかISOとかを考えると、ごちゃごちゃしてしまっ
てすっきりしません。
アドバイスをいただきたく、どうぞよろしくお願いいたします。
No.1ベストアンサー
- 回答日時:
普通は上司の判子を使わずに、代理者の判を押して判の横に「代理」又は「代」と書きます。
これで誰が代理で承認したかわかります。
或いは承認する様な書類でなく受領を確認する程度なら「不在」とか書きます、この時は誰も判を押しません不在で有った事を示せばよいのです。
尚、社内の標準で誰が代理するか決めている必要があります、普通は上位役職者又は代理者(課長代理とか次長とか)と書きます。
早速のご回答、ありがとうございます。
弊社では、代理で押印しても代理と示さないことが、
問題になるかもしれない、ということがわかりました。
こういう基本的なことから整備をして、不在時の体制
作りをするよう、上司に進言したいと思います。
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