領収書と請求書からの起票について

簿記の勉強ではテキストの文章から仕訳を考えるので
資料はテキストだけとなりますが…
実務の場合は、いろんな物が資料になりますので
混乱してしまいます。

おそらく領収書や請求書等が一番に優先すべき資料だと
思うのですが、簿記の勉強のように自分で必要な資料を
探さなければならないため、気づかない資料がないか
心配になったりします。

そこで実務での起票で注意すべき点を教えて欲しいのです。

証憑書類での基本的なことですが…

請求書をもらったときに買掛金を計上し、領収書をもらった時に売掛金
を解消するというので合ってるでしょうか。
売上や仕入れの計上は他にメモ等が自分の所に届いてくるのでえすが
メモが他にないか不安になります。（暗黙の了解であんまり質問しないみたいな
雰囲気がありますし、聞いてたら何回も質問って感じになります）

領収書でも現金に関するものと当座預金に関するものがあるので
どのように整理すれば効率よく処理できるかもコツが分かりません。
例えば現金と当座勘定が両方出てくるときは二重計上等等がおきたりしないか
心配なんです（逆に入出金伝票を起票する時まで保留するときは忘れてしまいそうな気がしますし）

現在は現金出納帳と当座照合表、普通預金帳等の補助資料から起票を
してるのですが、それぞれの元帳にまたがる取引の場合は
二重計上の可能性がありますよね？これは簿記の勉強でいう複数仕訳帳制
ってやつなのでしょうか…現在、簿記でやったこと実務でやったこと
が同じだと気づくことに時間がかかるんですよね。もちろん学習簿記が
そのまま当てはまるってこともないかもしれませんが。


。

No.2 ベストアンサー 回答者： poor_Quark 回答日時： 2002/12/22 18:08

　前にもお答えしたことがあるかと思うのですが、まず職場で培われてきたルールがあるならそれを尊重することだとおもいます。

＞暗黙の了解であんまり質問しないみたいな雰囲気がありますし、聞いてたら何回も質問って感じになります。

　必要な質問をしないことによってayaya723さんの信頼を損なうこともありますので、やはり疑問点を整理した上でたずねることも大事だと思います。

＞請求書をもらったときに買掛金を計上し、領収書をもらった時に売掛金を解消するというので合ってるでしょうか。

　相手から請求書を受け取ったことが買掛金の発生とは限りませんし、領収書の発行が売掛金の入金とは限りませんが、伝票が取引の内容を正確に反映しているなら正しいといえます。

　さて、手元の簿記の教科書をみると取引のたびに起票するとなっています。実際の現場ではどの時点で「取引」とするかは細かい手順において違いがあることがあります。

　事業所によっては、売買掛管理、経費の出費管理など債権債務や資金繰りに関する管理、社内の不正防止にしか視点がないところがあります。そのための管理台帳は非常に細かく作成され、それに基づいて厳しく追及されたりしますが、それと比較して「経理」全体の仕事については形式業務だとして注意を払わない事業所も散見されます。「経理」と単なる営業補助事務が混同されている職場が多いのはそのためかと思います。

　余談ですが「税金をいくら払うか決めるのは、君ではなく会計士と経営陣が話し合って決めるんだ。君は売りの入金漏れがないか、買いの過大請求がないか、それだけを見てくれればいい」と言いいながら、役員の飲食費を無条件に全部損金計上したり売上を問答無用で調整していた某社は税務調査後あっという間につぶれてしまいました。

　実際の現場では、たとえば現金で買掛金を払えば買掛台帳と現金出納帳に記入するように、それぞれの必要性から帳面を作っていくはずです。このようにひとつの取引が、買掛帳や現金出納帳など複数の特殊仕訳帳に記入されると、そのまま転記することにより、特定の科目は結果として二重に計上される恐れがあるわけです。これを防ぐためには現金出納帳などのチェック欄を有効に使うなどの対策があるかと思います。

　しかし以下はまったくの私見ですが、経理の手続きは単純なほうがいいに決まっています。ダブルブッキングを正規に見過ごして最後に控除するなどとは私にはとてもできません。怖くて。

　そこで考えられることですが、一種類しかないものはないかと考えるわけです。それは証憑としての領収書であり、貯金通帳であり、請求書です。これらは何冊か同時に使われるにせよ、一枚一枚の管理は容易にできるはずです。管理のためには、領収書綴そのものに番号を打ちさらに一枚一枚の領収書には通し番号をつけます。伝票転記の際には摘要欄にその番号を書いておきます。

　請求書も同じですが相手方の請求書で請求する場合でも、一応自分のところの請求書もつくり、控えだけは残すようにします。そうすれば請求書綴りで一元管理できます。

　パソコンの会計ソフトに打ち込んだデータをデータベースソフトなどに読み込み、摘要欄に打ち込んだ証憑番号順にデータを並べ替えると、照合が非常に楽になります。

　これは将来の話で、一人でできることではないので難しいのかもしれませんが、まず職場全体で業務の流れを見直して、無駄な作業を省くことです。機械的な作業は機械に任せればいいわけです。ただし、これに失敗するとまず間違いなく職場に居場所を失います。

　ですので、まずは信頼できる上司、頼れる同僚を味方になってもらい、そのためにも職場の雰囲気になれることが大事かと思います。経理業務の見直しまで話が進むと職場全体の協力がないとうまくはいきません。その間は慎重に間違いのないように手作業で仕事をこなすしかないと思います。前述のようにチェック欄をうまく使って二重計上を防ぎ、極力同僚の仕事に目を配って計上漏れがないようにするしかないとは思います。

　また、営業や現場の仕事に対する知識や理解がないと経理の仕事もうまくはいきません。職場に溶け込みなくてはならない存在になることを平行して目指す必要があると感じます。とりあえずは上司に相談し会社の経理方針を知り指示を仰ぐのがよいかと思います。

　がんばってください。

No.1 回答者： siriusb 回答日時： 2002/12/22 16:18

　費用・債務については、発生主義が原則となりますが、費用・債務の発生時期は、買掛金の場合は「納品」の時となります。

　しかし、一般には、仕入先から1ヶ月分をまとめて「○月分」として請求されることがほとんどです。これは、納品の時点より後で、不良品、数量不足などが判明する場合があることや、ほとんどの企業では月単位で損益を計算する方法を採っており即時に計上する必要性が薄いこと、即日の起票では事務負担が大きいことなどの理由によるものです。したがって、一般には、仕入先から、一月分まとめて請求書がきた際に、該当する月の末日付けで「○月分」として起票します。ただし、請求のタイミングが数ヶ月にわたる場合など、経営管理の上で請求書の受領を待って計上したのでは不都合な場合は、納品の時に、納品書や納品の度に渡される請求書に基づいて起票します。
　売掛金の回収については、実際に入金した日に入金伝票を起票します。これは、「回収」というのは現金または現金に順ずるもの（小切手、手形）などを現実に交付されたときを指すからです。領収書の控えが回収担当者から廻ってきたときには、現実に「回収」されていることがほとんどですが、保守会計の見地から現実の入金を待って起票します。もっとも、領収書の控えとともに現金や手形が会計担当者に廻ってきたら、その時点で「回収」とします。また、銀行振り込みで回収するときは、現実に銀行に入金し、引き出し可能になったときに「回収」とします。こういうやり方にしないと、現金や預金の残高と「回収」額との突合がややこしくなり、事故の元になります。
　なお、会計担当者は、とにかく「不安」を全部解消する必要があります。走り書きのメモなどを元に起票することは危険極まりないことですから、自分なりにルールをつくるなどして、万全を期してください。「会計」は最後の1円まで合わせて「当然」、しかし1円でも違えば責任問題という厳しい仕事です。
また、起票の際の考え方としては、

まず「現金」の増減はないか。ある場合は、その事由。
ついで「預金」の増減はないか。ある場合は、その事由。
その他に会計として記録すべきことはないか。

の順に考えます。

日々のこまごました現金の動きは、その日のうちに起票します。
また、預金の増減については、その日の銀行営業終了時間（15時）以降にまとめてチェックし起票します。

　証憑は、継続的に取引のある得意先、仕入先などについては、相手先ごとにまとめますが、それ以外のものは必要に応じてまとめるだけで十分です。証憑を発生順にスクラップブックに貼り付ける等がよくあるやり方です。できれば、証憑には通し番号をつけて、それに関係する伝票には、証憑の番号をつけておけば後の確認が楽になりますので、それをお勧めします。

　また、こちらが発行する領収書についても通し番号をつけて、あとでトラブルになったときに備えておくと良いでしょう。こちらが発行する領収書については、出来れば管理を一元化する（全部を会計で管理するか、営業責任者が管理する。また、領収書に使用する会社の印鑑、担当者の印鑑の管理をしっかりして、金額欄を空白のままで、会社の印鑑だけを押しているような冊子を使わない）ことが大切です。こちらの領収書用紙の盗難、紛失のばあい、どんなに恐ろしいことが起こるか想像に難くないと思います。

管理の実例としては、

領収書は、必要に応じて相手先ごとに冊子を分けるなどして、入金との照合をしやすくする。

また、取引のながれを考えて、会計的に認識すべき出来事を整理します。

継続的に取引のある得意先については、相手方ごとに

納品の際に使った運送会社の預り証（→運搬費の管理、運送会社からの請求書との照合にも使う）
納品書、
請求書の写し

を分類する。（または、それらの書類を相手先ごとに照合しやすく工夫する。たとえば、表のようなものを作り、ある相手先についての特定の取引について、荷物預り証、納品書、請求書の何ページを見ればよいかを分類する）

継続的に取引のある仕入先については、相手方ごとに

納品書、請求書を分類する。

その他は、電気代（2口以上あるときは、それも分ける）、

電話代（携帯も含めて番号ごとに管理）、

水道代等、に分ければよいと思います。


また、現金出納帳と当座預金照合表、普通預金通帳は、それぞれごとに伝票と照合します。

つまり、預金から引き出したときは、現金出納帳のチェックのときに預金通帳と照合し、

預金勘定のチェックのときにも、預金通帳と照合します。

つまり、2回チェックするわけです。

要領を得ない回答ですが、自分で納得し安心できる流れを、自分で作ってください。