優先順位の付け方が下手な部下の教育

Question

普段はお客様の対応も早く評判もいいのですが、いくつか業務がまとまってくるとテンパってしまう部下がいます。
抱え込んでしまうようで期日を過ぎても提出物が出てきません。
打ち合わせをしました。まず出来ない要因になっている事や時間を取られる業務は何なのかを書き出してくれといいましたが、その整理をするのに数日欲しいと言われました。
担当の中に取引額が大きな重要顧客を４社担当させています。
重要顧客との認識から本人が慌ててしまい、４社から依頼事項が来ると焦ってしまい頭がパンクするみたいです。
優先順位を付けられないと言われました。
顧客の大小ではなく期日が近いものから優先順位をつけろと言いましたが、依頼事項や問い合わせは当然前ぶれなく頻繁に来ると整理できないみたいです。
付箋は沢山パソコンに貼ってありますが順に処理していけばいいのに、一つの仕事の中で不安や社内問い合わせの返答待ちがあると手につかないようです。
せっかくいい素質は持っていますが、これが処理出来ないと仕事を任せられず、売上を伸ばせません。
どのように解消してあげたらよいのかをアドバイス下さい。

mamitakun · Accepted Answer

aspick001さん、こんにちは。

分かりやすい例ですね。
ご本人も正直に状態を説明しておられるようです。

優先順位が付けられない状態というのは、本人の苦しみは計り知れないのですが、
そうですねぇ、いっぺんに同じプライオリティでドワッと押し寄せてくる感覚が
ずっと続いている状態で、その中で一番声が大きく聞こえるものからとりあえず
やっているか、もしくは何も出来ない状態です。
相当、不安で恐ろしくて、辛い状態です。

本人がどのボリュームだったら落ち着いて物事が考えられるのか、
その状態をイメージしながら少し仕事を取り上げることだと思います。

そして、整理の為の仕事を増やさないことです。

本人はただでさえ一杯一杯なのに、そこにあなたの指示でTODOを増やしていくと、
ドワッとくる恐怖の仲間を増やしているだけなのですから。

ちょっとずつ荷物を取り上げて「これくらいは持てそうかい。」という状態で
筋力トレーニングをする感じですかね。

突発事項に対応できる隙間を心につくれるよう、とにかくドワッという状態に
ならないようにすることかと思います。

yh196 · Answer

優先順位のトレーニングするには、時間軸だけではなく案件の重要性を考える必要があります。
そのようなトレーニングを実際にする機会があまりないので、私はインバスケットを使ってトレーニングを行っています。

参考のインバスケットのサイトを掲載しておきます。

インバス！インバスケットゲーム総合情報サイト
http://www.eonet.ne.jp/~in-basket/
株式会社インバスケット研究所
http://www.inbasket.co.jp/
インバスケットトレーニング
http://in-basket.la.coocan.jp/

参考URL：http://www.eonet.ne.jp/~in-basket/

syeru- · Answer

こんにちは！「仕事の優先順位をつけるのがへたくそ！」と先輩に怒られてきた者です。

私も急な仕事や重い仕事が同時に重なるとすぐテンパっていました。
質問者さんの部下のようにパソコンに付箋を山のように貼ってしまいますし、確かに返答待ちなど、確認できないでいる仕事があると頭がパンパンになります。すごく自分と似ている気がします。

私の先輩は仕事に優先順位をつけて仕事をこなすのが上手です。
先輩からのアドバイスは以下です。
・パソコンへの付箋貼付はほとんど役に立たない
・自分のやるべきことやスケジュールは、１カ所にまとめて書いておく
　（自分は時間が区分けされた、大きなスケジュール帳を買いました）

上記２点は最初はすごく抵抗がありました。
目に見える箇所にやるべきかかえている案件が一挙に書いていない不安です。

最初は慣れませんが、自分の場合はスケジュール表にやるべき目的、方法、段取りなど細かく、１つ１つの案件を整理してスケジュールをたてていきました。優先順位をつける訓練になったと思います。おかげで今ではパソコンへの付箋はゼロになりました。

よかったと思うのは、１つの仕事に集中できるようになった事です。
「スケジュールを立てたから、今はこれに集中してよい」という安心感が大事です。
パコパコっとパズルのように頭を切り替えられるようなイメージ？になりました。

パソコンの付箋内容をスケジュール帳に詳しい形で落とし込んでみる事から
はじめてはどうでしょうか。あたりまえの事でしたらすみません。

noname#122999 · Answer

１です。
aspick001さんは、「顧客の大小ではなく期日が近いものから優先順位」で
やっているということですが、これが間違えていませんか？
というか、aspick001さんもテンパる事がありませんか。

確かに期日が近い案件が優先とは思いますが、案件ごとの作業量も
考慮する必要がありませんか。
基本的に１日の作業量に対し８割でスケジュールを立てる。
残り２割はその日のノルマがスムーズにいけば前倒しで次の作業に
あてる。
この時大事なことは、期日の近い物ではなく、手間がかかる、調整項目が
多い作業をする。
またトラブルや急な顧客対応が発生すればこの２割で吸収できる。

作業内容を考えずに期日順にやるから、負荷、作業量の多い作業で時間が
ぎりぎりとなりあわててしまうのではないでしょうか。
特に調整がうまくいかなければ尚の事パニックになりますよね。
だけど事前に面倒な調整をしとけば直前であわてる必要はなくなりますよ。

No1の回答で言いたかったのはここ部分でこのさじ加減を伝えていますかって
事です。
時には作業量１０パーセンの作業を期日関係無しに１０本こなしたって
いいじゃないですか。
そうすれば案件「件数」は減る、翌日作業「量」が多いものをじっくり間違いなくやる
これを伝えていくのが上司であるaspick001さんの責任なんです。

容量が少ない人間は確かにいますが全体に数パーセントなんですよ、
大抵は、案件数をこなす、作業量をこなす、スケジュールを順守する、トラブル時間を
事前に組み込む、このさじ加減が出来ていないだけなんです。
優秀だけどテンパる人はこのさじ加減が下手なだけなんです。
もし、aspick001さんもこれが出来ていないのであれば、今回、一緒に勉強
すれば良いですよ。

実は、作業量の少ない案件を纏めてこなすって結構重要ですよ。
さらにこれを定型化、機械化、マニュアル化するばさらに効率は上がります。
これをきっちり出来れば、忙しい時に期日の近い手間がかかる作業、
簡単な作業が２つあっても簡単な作業は他人に振れますよね、
そうれば本意は手間のかかる仕事をじっくり出来るんです。

saltmax · Answer

経験が積まれて
仕事の分量と必要な時間の関係が把握できれば
残りの時間を裁量して順番を整理することは容易いことですが

量的なものと自分の能力や緊急性を勘案して
順位付けする基準や
自分の能力を評価できないと難しいでしょう。
最初は貴方が付いて基準を教えればいいと思います。
付箋を貼っても
それは点なので分量を線で示さないと量的なものはわかりませんし
超整理手帳の様な物か月間の予定表の様な物で
工程を整理する手法を教えてあげればいいと思います。
フリーのエクセル工程表が簡単だと思いますが。

http://www.syswat.com/soft/ep05kote.html

one12 · Answer

優先順位付の不得手の人に、
>時間を取られる業務は何なのかを書き出してくれと
と言っても、難しいと思いますよ。
それらをすぐに整理できるなら、業務の優先順位なんか
自ずとつけられる人なのですから。

自分なら一回見本をみせます。

まずは半日くらい付きあって、今抱えている業務を
口頭でよいので、聞き取りしてください。
それを、質問者さんが聞きながら、業務内容、課題、目的、順位を
箇条書きでもよいので、業務リストまとめてみて下さい。

そのようにして、部下の前で業務の順位付けとはこのような考え方で
するんだという事を見せてあげてください。

さらに、その業務リストを元に毎朝10分でもよいので、業務フォローして
急に入った業務も含めてどのようにこなしていくアドバシスしてあげてください。

大変だと思いますが、これをある程度続ければ、素質がある人なら、
業務のこなし方を自分のものにできると思います。
ただ続けてみて改善できないのであれば、複数の業務をこなすのが本当に苦手
なので、質問者さんなどが割り振るしかないような気がします。

これは自分のやり方なのでその人に合わないかもしれませんが
参考にしてください。

one12 · Answer

優先順位付の不得手の人に、
>時間を取られる業務は何なのかを書き出してくれと
と言っても、難しいと思いますよ。
それらをすぐに整理できるなら、業務の優先順位なんか
自ずとつけられる人なのですから。

自分なら一回見本をみせます。

まずは半日くらい付きあって、今抱えている業務を
口頭でよいので、聞き取りしてください。
それを、質問者さんが聞きながら、業務内容、課題、目的、順位を
箇条書きでもよいので、業務リストまとめてみて下さい。

そのようにして、部下の前で業務の順位付けとはこのような考え方で
するんだという事を見せてあげてください。

さらに、その業務リストを元に毎朝10分でもよいので、業務フォローして
急に入った業務も含めてどのようにこなしていくアドバシスしてあげてください。

大変だと思いますが、これをある程度続ければ、素質がある人なら、
業務のこなし方を自分のものにできると思います。
ただ続けてみて改善できないのであれば、複数の業務をこなすのが本当に苦手
なので、質問者さんなどが割り振るしかないような気がします。

これは自分のやり方なのでその人に合わないかもしれませんが
参考にしてください。

dai1000 · Answer

＞せっかくいい素質は持っていますが、これが処理出来ないと仕事を任せられず、売上を伸ばせません。

とりあえず、その部下さんの今の限界というというところまで、数量を落としてあげることが必要です。

その上で、優先順位の指導を行って、余裕が出てくれば、すこしづつ増やすという方法が理想ではないかと思いますが、果たして、あなたの部署でその余裕があるかどうか？そういう点はあります。

現状だと、その部下さんを潰してしまいかねないので、適切な対応をしてあげて欲しいとは思いますが・・・。現実は厳しいのでしょうね。

fullmoon15 · Answer

これは脳の問題の可能性があります。
短期記憶力（ワーキングメモリー）が不足している人ではないでしょうか。
結晶性知能(知識・経験)が人並みでも、流動性知能(才能・ポテンシャル)が低いということです。
http://www.adhd-navi.net/adhd/rikai/adults.html
上記のADHDという障害の人に多く見られる特徴です。
小手先の工夫でどうにかなるものではなく、コグメド社などのワーキングメモリーを鍛えるトレーニングを受けてもらう必要があります。

yanamori#2 · Answer

この文面読む限りきちんとOJTが出来ていない感じがします。
上司はコーチングが大事で聞き役になることが大事です。
コーチングするのに専門知識はあまり必要ありません。

部下の悩みを聞き出しながらあなたがメモを取って書き出し、
それを一つ一つ結び付けて要因分析を手助けしてあげましょう。

良い素質の人とわかっているなら、
数回やってあげればパターンを覚え、
自分でできるようになります。

優先順位の付け方が下手な部下の教育

aspick001さん、こんにちは。

優先順位のトレーニングするには、時間軸だけではなく案件の重要性を考える必要があります。

こんにちは！「仕事の優先順位をつけるのがへたくそ！」と先輩に怒られてきた者です。

１です。

経験が積まれて

優先順位付の不得手の人に、

優先順位付の不得手の人に、

＞せっかくいい素質は持っていますが、これが処理出来ないと仕事を任せられず、売上を伸ばせません。

これは脳の問題の可能性があります。

この文面読む限りきちんとOJTが出来ていない感じがします。

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