パソコンが全くできないおばさんからの引き継ぎ。

入社して半年、現在もパソコンが全くできないおばさんから仕事の引き継ぎをしており、すべて手書きで無駄な時間がかかり過ぎ・効率悪すぎで困っています。
スタッフ30名ほどの小さな会社なので、そのおばさんがひとりで会社の経理や事務作業をすべて担当していました。

そのおばさんは勤続20年で63歳の人なので、その人がパソコンを使えないことを責めるつもりはありません。
そのおばさんは引き継ぎが終わり次第退職します。退職理由は、会社は教えてくれませんが、どうやらおばさんがパソコンを使えないことで、上司にしわ寄せがきていて、それに我慢できなくなった上司が、退職勧告したらしいです。（表向きは、若い人を入れて新しい風を吹かせたいから、らしいです）

ちなみに私は自分でいうのもなんですが、Word・Excelは上級スキルがありますし、その他のパソコンソフトも使いこなせます。
ですので、そのおばさんが退職後は、仕事をすべてパソコンでやりたいと思っています。
今パソコンでやるように変えてしまうと、そのおばさんがチェックできないので、変えることはできません。（変えても問題ないところだけ少しずつ変えていますが・・・）

このポジションの人が使うパソコンは1台しかありません。それに販売管理のソフトを入れ、そのソフトを使う目的でしか使われていません。Ｗｏｒｄ・Ｅｘｃｅｌその他のことでは全く使っていません。そしてそのソフトの中のデータは、正直、訳がわからないことになっているのですが、おばさんはそうは思っていません。おばさんは指示された操作方法しかわからないので。
そしてそのパソコン（しかもＷｉｎｄｏｗｓ７）はそのおばさんの机の上にあります。私の机の上にはパソコン無し、他に自由に使えるパソコンも無しです。

すべて手書きで無駄な時間がかかり過ぎ・効率悪すぎなだけなのに、私がトロいと思われていて、
上司に私とそのおばさんが呼び出され、「何ダラダラ引き継ぎやってるんだ！引き継ぎ何て普通2か月くらいなもんだろう！このままではあなた（私）にも辞めてもらわないといけなくなるぞ！」と言われました。
もちろん私は20年間一人の人が担当していた仕事を2か月で引き継げるとは思っていません。
実は引き継ぎは8割すでに終わっているのですが、どうしてもイレギュラー業務が発生してくるので、その都度聞かなければいけません。

そのおばさんが辞めた後でないと、仕事をパソコン化することができない→そのおばさんがなかなか辞めない→パソコン化できない。という最悪の悪循環になっています。
しかし最近は、引き継ぎがほとんど終わって何もすることがないから。と言って、そのおばさんが他の部署の仕事をパソコンの前でするようになりました。

これには私も我慢ならなくなりました。あなたがいるからパソコン化できなくて、引き継ぎ終わってないと思われてるのに、パソコンの前でそんなことするならそのパソコン私が使う！と喉まで出かかっているのですが、そんなこと言えません。

しかし、このままでは悪循環のままです。何か良い方法はないものかと考えています。
そのおばさんに早く辞めてもらう、もしくは、私がパソコンの前に座れる何か良い言い方はないものでしょうか。
このような状況の会社、いっぱいあると思います。どなたかぜひお力をお貸しください。

No.10 ベストアンサー 回答者： doorakanai 回答日時： 2013/01/18 22:19

今働いているところの前任がそんな感じでした。

そして後任である私があなたのような感じでした。
経理まではやっていないので、まだ簡単でしたが。
色んなモノの場所や基本的な考えを質問攻めにし聞きまくり、
前任が何でもパッパとやっちゃう人なので、途中で捕まえてさせてもらったり　でした。

2ヶ月で前任は退職、イレギュラー業務が山程出て来ました。
一般事務とはいえ、2ヶ月かけたとはいえ、私が未経験だったし
年に1度の決算等はあると聞いてただけで、内容は過去の書類から拾い出したり　でした。

おばさんの机からシレっとパソコンを移動させるなんて陰険過ぎるかも　なので
8割終わっている　との事、思い切りましょう。
経理上の考え方というかやり方は、税理士等後で教われる人がいればいいし
客個別にしてた事は、客に謝りながら聞けばいいし
おばさんに教わるのは、極端に言うと書類の在り処だけでしょう。

事務は週、月、年のスパンで同じ事をやりますね。
半年一緒にやってるなら大抵大丈夫でしょうし、それより
上司に後で教わる事もたくさん出て来るかも知れないのに
上司が段々イラついてる方がまずいかと。
それに、おばさん遊んでるんでしょ？
イレギュラーへの懸念はもう捨てた方がいいでしょう。

私はアナログな前任が辞めた後、販売管理ソフト、売上月報や帳簿の改造(この辺りも状況が同じ)
余計な書類の省略、プリンタをスキャナとして使えるようにしたり(設定してなかった)
デジカメの良い使い方、あれこれ作り変え、色々簡単な方法を周知し、
上司等に褒めてもらえたり　でした。

早くこれに取りかかる方がいいです。
管理ソフトの使い方なんてあなたなら数時間で覚えたでしょうし、
もう少し専念したらもっと便利な機能を発見出来るはず。
引き継ぎ切れていない残り2割で何かあっても、この改善でかすむと思います。
実際私は事務仕事の無知っ振りが、これでさほど問題視されませんでした。
(いくらの領収書にいくらの収入印紙を貼るのかすら知らなかった)

8割終わっててどうにかなりそうだから、今月でおばさんを退職させて
等と上司に言ってしまいましょう。
すごく言いたいみたいだけど、手書き効率パソコンおばさん云々は
愚痴っても仕方ないし、心象を悪くするだけなので黙っておきましょう。

この回答への補足

直接上司に「ひとりで大丈夫」と言ったほうがよさそうですね。
同じような状況の人がいてちょっと安心しました。

他の部署の仕事を手伝っているのは、「昼間何もしていないと、夜疲れていなくて眠れないから、何かやらないと」と言って、他の部署の人から仕事を取ってきています・・・。そんなことするなら、そのパソコン私に使わせてよ・・・。

補足日時：2013/01/19 16:29

No.9 回答者： mrkato 回答日時： 2013/01/18 16:45

No8です。

税理士は普通四半期見るので、もう来ると思うのですが。
場合によりですが「単に言われたから台帳からソフトに移行」でなくて、
税理士が加入してるフランチャイズの会計システムの作った「客先の会計アプリ」があり、
それを介して台帳データ共用がなされているケースが、強く懸念されます。

TCKのｅ２１まいスター、MJSミロクのACELINK（ミロクのかんたん！はショップ売り版）
などのことで、税理士が入力データをそのまま受け取りに来るので代替策はありません。

オンラインバンキングなど用いていない完全オフラインの業務PCであっても、
あらかじめ、この手のデータ連携を把握しておかないと、
バックアップ（非常時の持ち出し、被災資料の回収順位付けも）計画は出来ません。

この回答への補足

販売管理のソフトは税理士事務所からの指示で入れているものです。そういえば税理士事務所の方が再々来て、何かしています。
そのおばさんはネットから振込手続きもしているのですが、それも誰かに指示されたのでしょうね。しかもその指示の仕方が中途半端だったため、無駄な時間がかかる方法をとっていました。

このままでは、きっと「キリのいいところで…」ということで3月末でそのおばさんが退職、という線が濃厚です。3月決算なので、「3月にすること」があるみたいです。私は経理職は初めてで、経理上のルールがあまりわからないため、どうしてもそのおばさんに頼ってしまいます・・・。

補足日時：2013/01/19 16:16

No.8 回答者： mrkato 回答日時： 2013/01/17 14:48

御質問者ひとりで業務構築を背負っても、会社は即時に対価を払ってくれません。

また巨大会社でも、EXCEL一本とチームウェア連絡で仕事できている訳でなく、
勘定系ホストシステム端末が丸々残る（UR住宅賃料など有名）現場は実在します。

ボタン電話が無くディーリング担当なみに完全に先輩デスクに業務集中していれば、
非常に困難と思いますが、一般には２名分担するスペースの工夫が効くはずです。

現用販売管理アプリそのものの習得しないと、引継ぎを受けられないのは
御自身なので「入力とか印刷とかは自分に任せて、問い合わせの裁き方教えてください」
と丸パイプ椅子を持って、先輩デスクに食い込んであげる事で妥協しましょう。

また販売管理アプリなどは正規購入であれば、データファイル形式の互換性なり
少なくとも「屋上屋を重ねる」リスクが少ない性能があるはずです。
元のソフトハウスが消失していて、動作安定に無茶がある非常時でないのであれば
責任も負わされてエクセル帳票、マクロ連動一式造るような立ち回りは、絶対ダメです。

アプリの正式の手順による「データのバックアップ、エクスポート」定期作業が
ないがしろにされている心配はあるので、真っ先にUSBかSDカード退避の方法を
確認して、最小の実費で行うのが「実力者の備え」ですよ。

この回答への補足

販売管理のソフト自体は、難しいものではなく、簡単な入力作業をしてデータを出すくらいです。たぶん、このソフトで実際はもっといろいろな事ができるのですが、おばさんがパソコンを使えないため、こんなことしかできないんだろうな、という状態です。そのソフトのバックアップは週一でされていて、おばさんがUSBメモリを挿して「Gに保存してね」と・・・。最初は、このおばさんUSBメモリ挿してデータ保存できるんだ！と思ったのですが、どうやらこれも税理士事務所の方に指示されたからできるみたいです。たぶんおばさんはUSBメモリが何なのか、バックアップとは何なのかはわかっていないのですが、とりあえず税理士事務所に指示されたから指示された方法でやっているだけ、という感じです。

うちの会社ではそれぞれの人がそれぞれの仕事をしていて、共有しなければならないデータもほとんどないですし、パソコンができる人もほとんどいないですし（他の人は、このご時世ですから取引先とのメール連絡などで使うくらい）、今まではパソコンを使わなくても何とかなっていたのでしょうね。他の人がパソコン使わず仕事してもいいけど、自分がするのは無駄な時間がかかり効率が悪い！と思ってストレスになるだけです。

補足日時：2013/01/17 20:50

No.7 回答者： jacta 回答日時： 2013/01/17 10:38

質問から受けた印象ですが...

質問者さんはWordやExcelの上級スキルがあるからパソコンを使いたい、パソコンを使って自分のスキルを発揮したいということでしょうか？
パソコンを使うかどうかは方法論なので、パソコンがなくてもできるのであれば、それでもかまわないわけです。
実際、Excelを使わなくても算盤でやった方がよいこともありますし、はがきや封筒の宛名書きは本来手書きで行わなければ失礼にあたりますので、そういったこともあるのです。

それより、現在の業務を正確に把握し、確実に遂行できることの方が先決です。
それができなければ、パソコン化するといっても見当はずれな方向に向かう可能性すらあります。

また、おそらくそんなことはないと思いますが、上級スキルを駆使して高度なしシステムを構築しても、必ずしもそれが効率化につながるとは限りません。
たとえば、VBAを駆使して、イレギュラーなケースにまで対応できる複雑なマクロを作ってみても、今後の状況の変化や、Officeのバージョンアップに伴って常にメンテナンスが必要になります。
そのとき、質問者さんしかメンテナンスができないような状況になるのであれば、いまのパソコンを使えないおばさんと結局は同じ問題が出てきてしまいます。

それらを踏まえた上で...

パソコン化することは上司の指示、もっといえば会社の方針なのですか？
それとも、質問者さんが勝手に構想しているだけですか？
会社の方針なのであれば、上司に現状を伝えた上でどうすべきか相談するのが一番です。

この回答への補足

＞パソコンを使って自分のスキルを発揮したいということでしょうか？
＞パソコンを使うかどうかは方法論なので、パソコンがなくてもできるのであれば、それでもかまわないわけです。
自分のスキルを発揮したいというより、業務の効率化をしたいだけです。
たとえば、記入項目が15項目ある売上日報は、本日売上と今月累計額を記入しなければならず、昨日までの累計額+本日売上＝本日付の累計額を１項目ずつ電卓で計算して手書きで記入しています。その売上日報は、毎日営業担当が自分の担当分（4項目）を記入した後に回ってくるのですが、その売上日報のフォーマットはExcelで作られています。それなら、Excelを使えば、本日売上を入力するだけで累計額は自動計算されるし、累計額のところは触れないようにロックをかけておけば数値が変わることもないし、楽に作れるのにな・・・・と思うわけです。（ここはまだ変えていません）
また、経理で使う領収書添付用紙も、なぜか裏紙1枚1枚にはんこを押して添付用紙にしていましたが、これはWordでフォーマットを作って印刷すれば楽なんじゃないかな・・・と思い、そこはすでに変えました。添付用紙を一か月に500枚は使うのに、はんこ押してたらどれだけ時間がかかるんだ！と思い変えました。
おばさんはパソコン使わずに仕事していたので、やろうと思えば使わずにできるんでしょうね。ただ、仕事内容が全て頭の中に入っているおばさんでさえ、毎日朝7時出社夜7時半退社土曜日も毎週出勤だったので、このくらい働く気があればパソコン使わずにできるんでしょうね。

＞それより、現在の業務を正確に把握し、確実に遂行できることの方が先決です。
そうですね。イレギュラー業務は聞かなければいけませんが、今現在は自分で解決するよう努力しています。そのおばさんがなぜか中途半端なところで仕事をするので、仕事の流れがつかめないところがあります。しかし、どうしても「手書きだから時間が産み出せない、パソコンでやればすぐ終わる」と思ってしまいます。

＞パソコン化することは上司の指示、もっといえば会社の方針なのですか？
上司は「変えれるところは変えていい」と言っていて、私がパソコンで作ったフォーマットを見て「いつもきれいに作ってくれてる」と言ってくれているので、パソコン化もOKです。たぶん今までのスタッフの中で「パソコンができる」と言える人はその上司だけです。そのため、事務員がやればいいようなことでも、おばさんがパソコンができないためその上司がしています。（上司がその作業を自分でやりたいのかもしれませんが）

VBAやマクロを使うといった複雑なことは今のところする予定はありません。私以外メンテできないようなことをするつもりもありません。社内LANも構築されてないようなところですから、パソコンに疎い人たちばかりです。

補足日時：2013/01/17 20:35

No.6 回答者： sunsowl 回答日時： 2013/01/16 23:25

諦めるか、おばちゃんからPCを取り上げるのいずれかしかなくないですか?

どうせ辞めるおばちゃんだし、気を遣っても意味ないでしょう。

この回答への補足

そうなんですよね・・・。私は、はっきりと言いたいのですが、田舎の小さな会社なので、他の人との関係もあるので、なかなかはっきりとは言えません。今までは「引き継ぎをしてもらえなくなると困る」と思い、何も言いませんでしたが、そろそろはっきり言ったほうがいいかな・・・と思っています。原因はすべて手書きだから終わらないというところにあるのに、私が怒られるのは気分が悪いですしね。

補足日時：2013/01/17 20:00

No.5 回答者： demonedemone 回答日時： 2013/01/16 21:35

中古でもいいから、書類作成に使うパソコンを１台買ってもらう。

それができないなら、ネットに繋がないで自分のPCを持ち込む。　これは、”仕事のため”　にそうしたいと説得することです。　但し、セキュリティー面はきちんとやること。
しかないかなあ。。がんばってください！

この回答への補足

そのおばちゃんが退職後、おばちゃんの机にあるパソコンを私が使うようになるので、もう一台買ってもらうことは難しいです。家のノートPCはノートだけど大きすぎて持ち運びができず、ほんとに新しいノートを買って持ち込もうかと思ったくらいです。でも、持ち込みも難しそうです。
会社の他のスタッフも、勤続年数が長く、年がいってる人が多いのでパソコンをほとんど使っていません。いまどきこんな会社あるんですね・・・。

補足日時：2013/01/16 22:20

No.4 回答者： hue2011 回答日時： 2013/01/16 21:27

やめる・きる、という手があるのです。

ほとんど同じような話があります。例としてお話ししましょう。

下請で細かい部品のようなものを数十社に納入している会社がありました。
当然それぞれの社に請求書を送ります。ひと月分まとめて月一回です。
消費税がつきます。

このとき、金額によって端数がでます。
部品ですから単価はきわめて安く、数量もバルク納品で数万個なんていうものではなく3,523個というような半端な数字になります。
消費税に端数がつくのは仕方がありません。

さて、１円未満の端数ですが、客先によって希望が異なるのです。
切り捨ててくれ、というところもありますが、四捨五入でどうですか、あるいは切り上げてくれていいですよ、というところがそれぞれです。相手はそれなりにつきあいを大事にしてつきあってくれているのです。

この個別の処理の違いを完全に把握していたのが勤続30年のおばちゃんで、記憶力整理力は抜群。
こういう人がやっていたのでお任せすれば問題ないから、他の社員の誰もがその情報も知らず書きとめてもいない。

社長はこれをパソコンで処理できないかと考えた。
細かい合意設定とか処理の様式について引き継ぎをお願いしたら、おばちゃんは身の危険を感じたらしく、忙しいことを理由になかなか教えようとしない。

ソフトハウスに相談したところあっと驚く見積もりが来た。
あたりまえです。
イレギュラーな個別の取引合意をデータベース化し、業務の流れの中にそれを吸収しようとするなら、通常の販売管理ではなく、特注になるに決まっています。
それを実現するためには、PCではだめで、サーバとネットワークを構築しなければならず、複雑な安全確保のため、運用管理も大変です。
どう考えても身内にシステム部とかシステム運用部を作って人を雇わなければ回らないと思えた。
開発費用、運用費用を考えたら、うちは何屋さんなんだっけ？というため息になります。

ここの女社長、うんうんうなられていたので、私はコンサルとして、ひとつのことを提案しました。
⇒全伝票の端数を切り捨てたらどうでしょうか。これだけですべて片付きます。

取引社が仮に100社だとしましょうか。
端数切り捨てということは１請求書あたり損になる度合いは最大１円です。
100社だとしても、損は100円を超すことはありません。
もともと切り捨てろと言われた会社もある。
切り上げていいと言った相手でも、切り捨てさせてくれと言って迷惑はないでしょう。
むしろ嬉しい。

取引先に嬉しい思いをさせて、たかだか毎月100円の出費です。
100円の損なんて、ノート一冊買ったら終わりというレベルの損です。
おばちゃんのやっていた複雑な記憶力の仕事を誰もやる必要ありません。データもいらない。
引き継ぎ無用です。
複雑なコンピュータシステムを開発する手間も費用も要りません。
システム運用で新たなプロフェッショナルを新規雇用する逼迫性はなくなった。
市販の販売管理とか生産管理の類を購入して極力業務をそれに合わせられるように工夫すればいいのです。

わかりやすいように話したつもりですけど、以上でポイントはおわかりでしょうか。

あなたが今引き継げといわれている仕事のうち、札がひらいていないものがいくつかあると思います。
それを、こういう発想の転換で「なし」にできませんか。

いくつか切り崩して、自分ひとりでこれからは大丈夫、ということを社長に納得させることができたら、ストレスは消失するはずです。

よく考え、よく状況を見て、ノートに書いてみて分析してみてください。

この回答への補足

＞自分ひとりでこれからは大丈夫、ということを社長に納得させることができたら、ストレスは消失するはずです。
まだ「ひとりで大丈夫」というには不安な部分があるため、ズルズルと引き継ぎしている、という状況もあると思います。しかし、本当にそのおばちゃん以外は会社の経理・事務の仕事がわからないため、しっかり引き継ぎをしておかないと、後々大変なことになります。

勤続年数20年のそのおばちゃんでさえ毎日朝7時に来て夜7時半に帰って土曜日も本当は休みなのに出てきてた・・・というくらい仕事量が多いのに、全て手書きで無駄な時間かけすぎなので、改善できるところは私が改善していきたいと思ってます。

補足日時：2013/01/16 22:28

No.3 回答者： rukuku 回答日時： 2013/01/16 21:11

こんばんは

大変なご苦労お察しいたします。

私の場合、パソコン関連の仕事をしていますので、
パソコンなしで仕事をすることは出来ません。
しかし、パソコンを使って作業を効率化するという仕事の時に、
あえてパソコンを離れて紙と鉛筆でプランをまとめることもあります。

このような例もあるので、パソコンは便利な道具ですが、
融通が利かない面もあるので、大事なのは使い分けだと思っています。

jessica77さんのケースの場合、先輩の女性（以下、おばさん）が辞めたくなくて、
わざとパソコンを使わせないようにしている可能性もあります。

逆に、おばさんがパソコンでやっている仕事を紙と鉛筆と電卓でできる実力を
つけて、上司にアピールするというのはいかがでしょうか？

Word・Excelをどんなに知っていても、仕事の中身が分からないと活用出来ません。
＞どうしてもイレギュラー業務が発生してくるので、
＞その都度聞かなければいけません。
この部分が、まだjessica77 さんの「弱み」として残ってしまっていると思います。
パソコンの問題ではなく、この事の解決が大事だと思います。


厳しいことも申しましたが、この回答が、何らかの手助けになれば幸いです。
p(^^)q

この回答への補足

＞先輩の女性（以下、おばさん）が辞めたくなくて、わざとパソコンを使わせないようにしている可能性もあります。
その可能性もあります。おばさんは性格が悪い人ではないのですが、「会社から辞めろと言われたことが納得できない」と言っていたので、引き継ぎしたくないと思っているところもあると思います。

最近ではイレギュラー業務が発生しても、以前のデータを見るなどして、自分で解決するよう努力しています。ただ、そのデータを見るにしても、おばちゃんの机にあるパソコンからデータを見ないといけないのですが・・・。常におばちゃんが席に座っているので、なかなかデータ見れない→仕事進まない。全てパソコンがおばちゃんの席にあることに原因があるような気がします。

補足日時：2013/01/16 22:32

No.2 回答者： goold-man 回答日時： 2013/01/16 20:52

上司に「私にもパソコンください」と請求する。

（Excelで帳簿を連動させる）

この回答への補足

おばさんが辞めたら、そのパソコンは私が使うようになるので、もう一台買ってもらうことは難しいです。
本当は買ってもらいたいんですけどね・・・。

補足日時：2013/01/16 22:34

No.1 回答者： gisahann 回答日時： 2013/01/16 20:50

イレギュラー業務の発生することはやむ得ないと思います。

（頭を下げて聞く）

可能であればの話ですが、会社のPCデータをソフトごとコピーして、私物のPCで入力し上司と相談する。

どうせ新スタイルの仕事はおばさんでは無理なので強引に制度化を進める。

この回答への補足

私物PCの持ち込みは難しいです・・・。

そのおばさんは、ＦＡＸに相手先のＦＡＸ番号を登録したり、固定電話に相手先の電話番号を登録したり、そういったこともできないので、機械の扱い全般がダメみたいです。ですので、Ｅｘｃｅｌデータをメールで送るってこともできません。そんなんで今までよく事務の仕事務まってたな、と思います。
誰かに引き継ぎをしたこともないらしく、この作業は１，２，３の順番でやればわかりやすいのに、なぜか１，３，２の順番で教えてきたり、おばさんは感覚で覚えているので、前に言われた事と今回言われた事とが違う、ということもしょっちゅうです。おばさんは頭の中にすべて仕事内容が入っているので、論理立てて順番に教えるということもできないみたいです。どんな順番でもおばさんはできるから。

この時にこれをするけど、これをやるときにしておいたほうが楽だよな、など、いまは自分の中でのルール作りに励んでいます。

補足日時：2013/01/16 22:41