幼稚園役員間のトラブル

幼稚園で役員をしています。２年目です。

前年度は仲間に恵まれ、とても仲良くスムーズにすごせました。

しかし、今年度は、何かしらトラブルが続き、ホントにつらいです。
役員を絶対したくないという意見も納得てしまいます。

さて、今回相談したいことです。

７人で担当している行事の一端で、外部とのトラブルが発生してしまったので、急遽私とリーダーで一斉メールにて相談や提案をしていたのですが、７人中３人しか返事がありません。

なのに決まったことにはこれでもかと言う位悪態をつきます。

リーダーがあまり積極的な方ではなく、今回病気を発症されたとかで、今後を考えると苦しいです。

特に返事をしないで悪態をつくのが２人いますが、扱いに困っています。

返事をしたと思ったら『また楽しく会おうねーーー♪』みたいな完璧おちゃらけみたいなメールで、その後のメールはどんなに相談事があっても無視。

今回、他のメンバーが間違って買い物をしてしまい、赤字がでてしまいました。

幼稚園としては半分くらいは出すから残りは役員で割って負担して欲しいそうです。

金額だと一人３００円しないくらいです。
個人的には幼稚園に全額出してほしいですが、間違ってしまったメンバーも悪気はないし、むしろ忙しい中一番頑張ってくれたので、仕方ないかな…と思っています。

出したくないなら幼稚園に掛け合って話をして欲しいのですが、この件に返事はありません。
私とリーダーがそういった事実をメールして止まっています。

誰からも返事がありません。

私だけでも自分の分は渡そうと思ってますが、この６人でやっていくのがつらいです。

控えめで病気のリーダー、悪口だけで無責任な２人、悪い人じゃなさそうだけどいまいちつかめない３人、こんなメンバーです。

お金の件はどのように切り出せばいいですか、悪態付く２人も基本は悪い人じゃないと思っているので、情に訴えたいです。
また、どのように言えば幼稚園が全額負担しますね…

ろくに相談する人がいなくて困っています。

No.5 回答者： CC_T 回答日時： 2013/06/27 19:28

>　外部の取引先が勘違いして幼稚園にクレームだして慌てて発注。

そこからのミス
まだ状況は良くわかりませんが、それなら外部の勘違いも幼稚園が急かしたのも原因の一つと考えられるかもしれないですね。それから、注文書には見積もり金額等が入っていなかったのか、見積もり自体取っていなかったのか、予算を知らないまま食い違いに気付かず発注したのか。
原因は複雑そうですが、情報の共有不足が原因の一つですね（＾＾；

お楽しみ会のお菓子などでも、まず予算を決めないと内容を決めることは出来ません。業者任せで、袋詰めおかし30袋お願いしますなんて頼んだら、一包み幾ら分にするのか向こうも困ります。前回が一袋400円くらいだったから今回もそれで…なんて勝手に判断されかねない。やはり予算幾らで、どれだけ必要かといった情報がないとだめですよね。

購入するものは、
　(1)見積もりを取る
　(2)予算執行の伺いを立てる
　(3)承認が出たら発注する
　(4)納品されたら請求書を元に支払いをする
　(5)領収書を受け取り、会計帳支出欄に記載する
の流れを踏むべきです。

見積もりから予算承認の段階で金額がメンバー全員に知れ、情報共有されます。それなら発注時にミスがあっても気付ける可能性が出てくるんですよね。

ともかく、仕事を一人で抱えこまずに、意見も相談もどんどん投げかけて情報共有していきましょう。誰だって、いつなんどき「事故に遭って入院」なんて事になるか分からないんですから、その方が良いです。
「意見が無い」のも意見の一つですから、メールに返事が貰えないなら時間を取って会合を開くなり、お迎え時間に面会するなっりした方が良いですよ。ほんの10分の時間の融通が利かないなんてことないはずです。

相手の意見は下らないと思えるものでも発言を遮って頭ごなしに否定はせず、いったん言い分を全て聞き取ってみること。
こちらの価値観・考え方と相手の価値観・考え方が異なっている事を確認するだけでも価値があるんですから、焦らずに。

No.4 回答者： kyo-mogu 回答日時： 2013/06/27 10:31

　No.２です。

　保育所ですが、保護者会の役員経験があります。
　リーダーだけに押しつける事はありません。全体でという事でしています。ただし、任期が終わってから不満が出ますけどね。

　どうも、面倒だから適当に処理をしたのが原因のようですね。これは役員全体の問題として反省することですね。それと、保護者会のニュースを出す、必ず役員をしてもらうようにという流れがこちらにはあったので、多くは経験者が多いので、あまり文句も出てこない状態です。委員やなんらかの形で参加してもらうことも大切ですね。
　その後の学童保育では全員、何かの役を持っているので。

　会計の中に、繰り越し金とかの項目があると思います。予備費という形で。
　総会資料にあると思うのですが。

　数万円とかあると思います。慶弔費とか、事務費とかの予算も余るはずなので、全体的な予算はまかなえると思う。

　それと、引き継ぎ資料として、今回の顛末と確認の徹底をしてもらうことも。


　保育所とか保育園とかは働くお母さんが多いので、結構事務処理のエキスパートが多いですね。

No.3 回答者： CC_T 回答日時： 2013/06/26 16:47

発注単位でも間違えた？　レシートか領収書もあるだろうに、返品も受けて貰えない類のものなんですね？　

半額負担という時点でも結構折れてくれているのではないかと思いますが、なぜ購入が間違いだったのかなどの経緯が不明では幼稚園に負担を求めるのが適切かどうか判断できません。

PTA年間予算に全く余裕は見られていないのでしょうか？
ボランティアで一人にミスの責任を取らせるというのは良くないですし、6000円足らずの損金は、空き缶などの資源回収をすれば比較的容易にカバーできる金額だと思いますが？


どこかの政治家みたいに単に決定に対して「反対」しか意見を言えず、ロクな対抗案も出せない連中は慇懃無礼で無視して構わない。邪魔されるくらいならいない方が良いでしょうよ。
メールで相談事する場合は回答期限を切り、〆た後で貰った回答をまとめて結果を再送信。その際に、「以上の内容で進めていきますね～」、と一言断り書きを入れておきましょう。決定に文句があるなら、せめてその時に対抗意見を出すか、さもなくば自分が責任もって率先してやればいいんです。
あとは逆切れで悪者に仕立て上げられないように、こういう経緯があってそう決めたんだって他のママさん達に積極的に「情報公開」していきましょう。

ＰＴＡって、実は何をやっているのか皆分かってないんじゃないですか？
もっと広報して意見も広く集めていくなど開かれた活動にしないと、せっかく頑張っていただいているのに何にも報われないってことになりかねません。陰口には日を当てて乾かしていかないと、雰囲気が悪くなって次の役員のなり手もいなくなりますよ？

この回答へのお礼

回答ありがとうございます。

情報公開、必要ですね…＾＾；

外部の取引先が勘違いして幼稚園にクレームだして慌てて発注。
そこからのミスで出た赤字です。

連絡を最初にもらったリーダーが病気でウッカリしていたのか元々かわかりませんが、書類を確認していなくメンバーに発注を頼み、後から金額が違うことが発覚しました。
発注に関してほかのメンバーに相談する連絡を入れましたが連絡を返してきたのは『今日は都合がつかなくて…』という謝罪者１人だけでした。

お礼日時：2013/06/26 18:46

No.2 回答者： kyo-mogu 回答日時： 2013/06/26 15:12

　副は居ないのでしょうか？質問者でしょうか？

　やる気のない人は放置して、進めて行く旨を伝える。反対意見があるのなら参加して発言すること。
　それいがいは受け付けない。後から言う人ほど迷惑だからね。

　返事も期限を決めて、無ければ同意するとして、勝手に進めましょう。

　あまりにもひどい場合はＰＴＡの本部の役員、会長などの判断で処理しましょう。

　で、幼稚園に負担は半分は出すということですから、随分と妥協してもらっていると思って下さい。予算オーバーですが、会計と相談し、それで計上。総会などで説明。本来なら責任をもって買い物をした人が対処すべき事ですが、やり過ぎるとよりトラブルに成ります。余剰金とかそういった所から出してもらうしか無い。そして総会で謝罪と説明と対策を説明する事かな。
　そもそもなんで間違ったのか原因は？　予算は決まっているのならその値段で合わなければ上の役に相談して指示を仰ぐしかないです。

　それと幼稚園の指示で損害を受けているのなら、全額負担という話しも出来ますけどね。

この回答へのお礼

回答ありがとうございます。

そもそもそんなに大変な担当じゃないのでリーダー以下は平メンバーです。
その中で書類担当がいるくらいで…私はみんなで作り上げるものだと思っているし、一人に責任を押し付けたくないので解決策を見つけたいだけです。

こんなトラブル、リーダーだからと一人に任せたらかわいそう。

トラブルの原因も複雑で…小さなトラブルが重なった結果大きくなったので、一人が全部悪いわけではなく…

一部幼稚園の支持もあり、役員の判断もあり…

余剰金という発想がなかったので、聞いてみます。

お礼日時：2013/06/26 18:36

No.1 回答者： rokometto 回答日時： 2013/06/26 13:06

リーダーを変えるしかないんじゃないでしょうか。

どう考えても向いてないので残りの6人の中から選出しなおすしかないと思います。
合わせて「一定期間返事がなかった場合は承認したものとする」という規則をつけたしておけば、後から言うくらいなら返事しろと言えますよ。

この回答へのお礼

回答ありがとうございます。

そうですね…、病気もありますし、この際役割など見直してみます。

お礼日時：2013/06/26 18:17