始末書について長文です。

Question

建築の会社の営業職です。
私の世間知らずなのかもしれませんが教えてください。

先日ある工事の見積もりで一部単価を誤ってしまいました。
私の会社では、見積もり⇒書類作成⇒確認提出の流れで３人で業務を行っております。
因みに私は見積もり担当で、最終担当は上司にあたる営業部長が行っております。

今回確認提出の後で一部変更があり
最終担当つまり上司が再度見積もり及び提出をしていましたがその後
クロージング（取り決め）の段階になって最初から誤っていたミスが発覚しました。
結果２０万円ほどの損害がありました。

そこで担当上司より始末書を書くよう私ともう一人は命じられました。
上司である○さんも始末書を書くのですかと聞いたところ、俺は書かないと言っていました。

二人の給料については影響ないようにする、万一の時は自分の給料で責任をとるといったうえで、
私ともう一人の始末書を持って損害に対して社長に報告及び謝罪をするとのことでした。

実際そのようなことで今の社長が減給処分をするとは思えないので、
どうも私たちの始末書が責任転嫁の道具になっているような気がして腑に落ちないのです。
どのように思われますか。

またそのようなことで減給処分というのは一般的にあり得ますか。

幅広い意見を聞かせていただければありがたいと思います。

AR159 · Accepted Answer

上司の思惑がどうなのか分かりませんが、責任転嫁されないために始末書に事の顛末を正確に記載すべきでしょう。

『経緯』
　最初の見積もり段階で自分のミスがあった。しかし書類作成段階で発見されず、さらに確認提出段階でも訂正されないまま取引先に提出された。その後の一部手直しの段階でもミスは見逃され、最終クロージング段階で最初のミスが発見された。

『原因、再発防止』
　最初の見積もりを行った自分の不注意であり、会社に迷惑をかけたことを誠に申し訳なく思う。今後はこのような間違いをしないよう細心の注意を払う所存。

ポイントは、自分の見積もりにミスがあったことは事実だからこの点はしっかり詫びる。しかしその後の工程のミス看過（本当はこっちの方が罪が重い）については、あなたから何も言わない。

この内容の始末書ならあなたにとってはすべて事実であり、他人を非難しているわけではないから上司からとやかく言われる筋合いはないし、上司も反対は出来ません。

あと懲戒処分に基づく「減給」は、1日分の平均賃金の半分（月給÷30の半分）までと決まっているので、これ以上の「罰金」をとる場合は、会社からあなたに損害賠償請求の訴えを起こすしかありません。

hue2011 · Answer

始末書を「詫び状」だと勘違いしないでください。

事故は起きてしまったのです。
起きた以上は事実関係を明確にしないと再発するかもしれません。
そのため、
・経緯
・要因と契機
をきっちり分析します。
起きたことはしかたがないのです。
それがどういう順番に何が起こって発生したことかを説明し、

書類の書式に問題があって間違ったことなのか、
原価表を見間違った理由は何なのか＝眼精疲労か、その数字が見にくかったからか、
急いで提出する必要からあわてて作成しチェックが甘かったからか

のように、原因と契機をしっかり認識した文章とします。
そして
・再発防止
を書きます。

ここで、今後厳重に注意するだとか努力をおこたらないなんていったら始末書になりません。
精神論やおわびをかいても仕方がないからです。

原因と契機を分析できているのですから、このようにすることで、再発が防止できるという提案になっていなければいけません。

で、最後に、迷惑をかけたことへの謝罪の文が1行あればいいだけです。

なお、あなた方の給料が減ることはありませんが、管理職は減俸となります。
これがルールです。
これは仕方がありません。管理する責任があるのですから。責任をもっているのは管理職です。

こういうときに感情論を持ち出して人のせいにしたとか、責任を押し付けたといわないように。それをやるのはガキです。
あなたがた、減給されていないんですよ。上司は減俸されたのですよ。
それで責任がどうだとかいってグレられても困ります。

上司の思惑がどうなのか分かりませんが、責任転嫁されないために始末書に事の顛末を正確に記載すべきでしょう。