初めての転職で不安ばかりです(電話対応)

来月から、２年ぶり(病気療養のため)の仕事につきます。障害者枠で、初めての転職です。25歳女性、高卒、技術系の会社の事務です。

電話対応の取り次ぎが主な仕事なのですが、久しぶり過ぎて対応のやり方をすっかり忘れてしまいました。

「電話は取り次ぎだけで、すぐに他の人にふってくれて構わない」とおっしゃって頂いているのですが、
「(お名前、ご用件をお伺いして)担当の者に代わりますので少々お待ち頂けますでしょうか」
の連発で良いのでしょうか？
また、担当者が不在の場合、直属の上司に代わって頂く流れでいいのでしょうか？それともご用件をお伺いして担当者からかけ直しのほうがいいのでしょうか？
クレームの電話は「わたくしではわかりかねますので、上の者に代わります」で上司にふってしまっていいのでしょうか？

まず、こういった内容を「社内のやり方がわかりませんのでお伺いしたいです」とこと細かく聞いてしまってもいいのでしょうか？
初めての転職のため、勝手がわからず不安ばかりがつのります。 中途採用なので新人気分でもいられない…と思うと、さらに不安です。

実際は入ってみてからの出たとこ勝負だと思いますが、少しでも不安を軽減したいです。
質問に対しての回答でなくてもよろしいので、何かお言葉を頂ければ幸いです。

No.2 回答者： canU 回答日時： 2015/08/30 22:43

こんばんは。

私も初の転職でなかなか決まらず、ブランクができてしまった中、この度就職先が見つかりまして、思わず回答してしまいました。
学生時代より派遣で何度か電話のお仕事をしていましたので参考になさってください。

私も前の方と同様、質問内の対応で良いと思います。
担当者が不在の場合、上司の手が空いていれば上司に任せてしまって良いですし、
上司も忙しければ、「担当の者が席をはずしておりますので折り返し連絡いたします」と、名前と簡単な用件を聞いておけば良いと思います。
折り返し連絡をする担当の方の名前が分かっていれば
「○○という者が連絡いたします」と伝えると親切です。
クレームの際は「大変申し訳ありませんでした」「ご迷惑をお掛け致しました」という一言を追加するといいと思います。
そして「上の者に繋ぎますので少々お待ちください」と、上司に代わってしまって大丈夫です。
怒鳴られたりして思考停止したときも、とりあえず上司に代われば良いです。

入社後、マニュアル等があるかもしれません。
無くても「このような対応で大丈夫ですか？」と聞けば良いですよ。
中途といえども最初は会社のことは何も知りませんから遠慮せず質問してしまって構いませんよ！

なんて言ってますが、私も内定をいただいてから不安で胃が痛くなってます(笑)
新しい生活、頑張りましょうね！

この回答へのお礼

電話対応、質問文のものでよろしいとのお言葉、とても心強いです。クレームの際のクッション言葉など、アドバイスも有難うございます。
質問も可とのご意見、気が楽になりました。
お互い新生活、慣れるまで大変だと思いますが頑張りましょう！

お礼日時：2015/08/31 13:10

No.1 回答者： fnfnnis3 回答日時： 2015/08/29 11:57

電話対応の中身は、取次ならご自分で上に書いている内容で良いと思います。

細かな点はいくらでもマニュアル本があるので見てください。

私も転職の連続で、変わるたびに電話対応は苦労しましたのでツボだけ。
・一番判らないのは相手の会社名とか名前ですよね。
1－2か月して何度も聞くようになれば判るのですが、初めて聞くとなかなか判らない。
聞き返すのも2度くらい聞き返してわからないと、次は申し訳なくて聞けなかったり。。。
そこで時間をとると却って迷惑なので、聞いたままの
「何とか設備工業の山何とかさんから」で取り次いでしまいましょう。
（許されそうな環境ならですが）
後で、その担当の方にお詫びがてら確認して記録を直しておきます。
もちろん取引会社の一覧で勉強したりも有効ですね。
・あとメモを取るのはメモ紙ではなく、ノートをお勧めします。
会社になかったら、私費ででもノートを買って
日付ごと、時刻とともに記録します。伝言はそこから転記します。
電話番号とか後から情報が確認できるし、後日問題が発生した場合も、
受け日が時系列でわかって役に立ちます。

久しぶりの仕事で緊張は判りますが、最初から完璧にやろうなんて思わないで、
ゆったり構えましょう。
＞「社内のやり方がわかりませんのでお伺いしたいです」
これも、最初にある程度聞いたら、具体的な事例ごとに追い追い聞いたほうが良いです。

この回答へのお礼

迅速なご回答有難うございます。質問文章内の対応で良いとのお言葉にほっとしました。
慣れるまで、ノートを片手にメモしまくって頑張りたいと思います。ノートの取り方までアドバイスして下さり有難うございました。
ゆったり構えましょう、とのお言葉にも涙が出てきました。肩の力を抜いて、今までの自分を信じて仕事に向かいたいと思います。有難うございました！

お礼日時：2015/08/29 12:08