事務の仕事について悩んでいます。どうしたらスムーズにいきますか？ 半年ほど前からとある自動車修理、販

事務の仕事について悩んでいます。どうしたらスムーズにいきますか？
半年ほど前からとある自動車修理、販売の会社で事務のパートをしています。
主には伝票を入力したり仕入、経費振り分けし
て計上したり、車検のご案内などなどです。
だいたいの仕事は覚えてきたのですが、だからなのか最近ミスが多いです(Ｔ＿Ｔ)
うちで修理できない作業(板金や塗装)は個人でやっている会社で外注作業としてお願いするのですが、その納品書の処理はわかります。
ですが例えば
・その作業がクレーム入った分の作業であれば、売り上げとしてではなく経費で計上しなければならない。
・うちで修理の作業をして不具合があって後日レンタカーを貸し出した場合、レンタカー代は売り上げにはならない(お客様からお金もらってないからそりゃそうですよね)
・事故を起こしてその時におりた保険金で治すので店の売り上げではない。
などなど、イレギュラー？な分の事務処理でミスが多いです。
しかも最悪なことに月をまたいでから本社から「この数字おかしくない？」→調べてみると仕入れではなく経費だったので伝票取り消ししなければならない→当月の売り上げがマイナスになる…と悪循環です。
わからないことは周りの人に聞いて処理しているのですが、「この伝票がきたらこう処理する」「レンタカーを貸し出したらこう処理する」と自分の頭の中で覚えているので、あっていると思って日々事務処理をしています。
どうしたらこのようなミスは減りますか？
一度失敗して覚えるしかないのでしょうか？（涙）
今日の売り上げ目標達成したね！→次の日にミスが判明して取り消したので結局目標は達成していなかった
など、社員の方にも迷惑をかけています…。
自分がミスに気づいていない、伝票処理の仕方は合っていると思っているのが一番の原因だとおもっています。
ベテラン事務員さん、どうかアドバイスください！

質問者からの補足コメント

• 伝票処理については従業員がトレイに伝票を入れる→そのトレイの中の分を処理する、という感じです。
  聞いたことのない会社の伝票、何かわからない部品などはそのつど「これってなんの作業分ですか？」「何に使った部品ですか？」と質問する感じです。
  多分、一枚一枚の伝票を〇〇様の作業分、これは〇〇様の作業分の部品、とか確認していけばミスはなくなるのですが、毎日莫大な量の伝票があるので一枚一枚確認するのは難しいです…。
  ただ、この作業を流れ作業にしてしまうとミスが出てくるのですね(T-T)一枚一枚の伝票を責任感を持って処理することが大事だとわかりました。
  まだまだベテラン事務員さんの回答おまちしております！

    補足日時：2018/07/26 20:09

No.5 ベストアンサー 回答者： kopotan 回答日時： 2018/07/26 22:00

私も今は違いますが結構、経理歴は長かったので心情察します。

＞そもそもその納品書も、部品が入っていた箱に入れっぱなし→締め日になって探してやっと見つかったり、

請求書が届いて現場確認後仕入れ計上されるってことは、よくあります。
でもこれでは売上げと仕入れがズレてしまいますからね。

ここは業務改善によっていかに少なくすることができるか今後の腕の見せ所でしょう。

＞作業を進めなくちゃ、お客さんに連絡しなくちゃ、と納品書が後回しになっているスタッフもいることもたしかです。

現場はお客様第一です。事務作業は内輪の人間ですから当たり前っちゃ当たり前です。
後方部門というのはいかに現場に気持ちよく「稼いでもらうか」の環境作りも仕事のひとつです。

そしてお客様第一ではあるのですが常日頃コミュニケーションをとり、いい人間関係を築き、
「〇〇さんが困るだろうから、先にあげといてやろう」と思わせたらこっちのもんです。

私もそのことを言われたときは涙が出るほどうれしかったのですが、私もその人の処理は
自分の仕事を後回しにしてでも先にしてあげよう、という気持ちでした。
そういう人をどんどん増やしていって作業がスムーズができるようになりました。

参考までに。

この回答へのお礼

いかに気持ちよく稼いでもらうか…たしかに大事ですよね。
おもてに出てるスタッフはレジでのお客様とのやりとりや修理の見積もりの電話など、直接売り上げにかかわる仕事をしているので、気持ちよく売り上げを思いっきりあげてもらうために裏方の自分がいる、そんな気持ちが足りなかったなと思いました。
サービスを提供しやすく、売り上げがあげやすくするために事務がサポートする、事務処理が楽になるようにここまではおもてのスタッフで処理する、そんな関係が築けるようにコミュニケーションも大切だと感じました。
目先のやらかしてしまったミスを反省することも大事ですが大きく視野を広げるとまだまだ反省することが多いです。
ありがとうございました！

お礼日時：2018/07/26 22:26

No.4 回答者： kopotan 回答日時： 2018/07/26 20:48

＞従業員がトレイに伝票を入れる

これは納品書のことですかね？

この流れではいちいち確認作業に時間がかかって仕方ないでしょう。
ここは上司と相談のうえ、
納品書と一緒に「使用目的・経費か仕入か」などわかる付属表を添付しトレイに置てもらうよう徹底すれば
どうでしょう、私ならそうしますね。

この回答へのお礼

そうです。納品書のことです！
そもそもその納品書も、部品が入っていた箱に入れっぱなし→締め日になって探してやっと見つかったり、FAXで納品書が届く→なぜか古紙回収(裏紙にしていいよーみたいな箱。色々なセールス系のFAXが届くのでみんなサッと目を通して入れるみたいです…)に入れられるってことがあります。
スタッフによっては納品書は事務員さんに渡す！とわかっている方もいますが、部品が届く＝作業を進めなくちゃ、お客さんに連絡しなくちゃ、と納品書が後回しになっているスタッフもいることもたしかです。
一度、上の人に相談してみるのもありですね。ありがとうございます！

お礼日時：2018/07/26 21:41

No.3 回答者： しろたん233 回答日時： 2018/07/26 19:42

意識の問題です、あとは慣れですね(^^;

この回答へのお礼

一従業員という意識をしっかり持たなければならないと感じました。ありがとうございます！

お礼日時：2018/07/26 21:35

No.2 回答者： kopotan 回答日時： 2018/07/26 19:34

やはり、現場の人にとっては「売上」は重要です。

その売り上げが自分の評価はもちろん、会社の業績、周りに回ってあなたの給料になっています。

仕訳伝票ひとつひとつ、発行する際に間違ったら
自分の給料が減額されるくらいの危機感と現場担当者のことを思いながらとり組めば
既に理屈はわかっているわけですから、ケアレスミスも段々と減ってくると思います。
意識の問題だと思いますね。

この回答へのお礼

自分はセールスなどしていなくても、巡り巡って給料になる…本当にそうですね。
たかが納品書を入力する作業かもしれませんがそれが自分の給料、みんなの給料になる！という意識が足りなかったと痛感しています。
ありがとうございます！

お礼日時：2018/07/26 21:33

No.1 回答者： あーーーゆ 回答日時： 2018/07/26 19:33

例としてあがってる件に関しては、お金の流れをよく考えたらどうしたらいいかわかりそうな気がします。

1件1件、お金の流れを考えながら処理していくのがいいと思いまいます。

慣れてくると、流れ作業でどんどん進めて行ってしまうところがあると思いますが、

もう一度、頭で理解しながら仕事を進めていくことを心がけてみては？

時間とかあまりかけれなくてあせってしまう時もあるかもしれないですが、頑張ってください。

この回答へのお礼

誰から貰ったお金でこれは売り上げ、これはイベント分なので経費、など頭で理解してから作業するといいですよねきっと。
たしかに、早くしなくちゃ！と流れ作業で仕事していたなぁと反省です。
ありがとうございます！

お礼日時：2018/07/26 21:32