仕入先に購入費を振込際に、間違えて手数料を先方にしてしまいました。気がつかず、入金不足の催促メールが

仕入先に購入費を振込際に、間違えて手数料を先方にしてしまいました。気がつかず、入金不足の催促メールが来てしまいました。
謝罪と、不足金の請求書の作成をお願いするメールを
先方に返信しないとなりません。
そこでお伺いしたいのですが、どのような文面で送ればよいでしょうか？
検索しても出てこず、困っております。
よろしくお願いします。

No.3 回答者： yumeiroyamaneko 回答日時： 2022/08/14 11:08

そりゃ文面なんて検索しても出てこないでしょう。

自社の不始末を取引先に押し付けようという恥メールのサンプルなんて，あるわけがありません。

先方は正しいことをしたのに，あなた方が間違えた。ならば間違いを正すべきは自社だけであるはずなのに，その自社のミスをカバーするために，責任のない先方を巻き込もうとしているわけです。ある意味非常識なことなんですから，そんな文面を披露するなんて馬鹿なことをするわけがないと思いませんか？

それでもメールを送りたいなら。
自社の不手際に，正しいことをしただけの相手方を巻き込むんですから，それなりに責任のある者（経理部門のトップ辺りかな？　会社規模によっては社長の方がいいかも）からの「謝罪」と「お願い」が必要だと思います。

どうして責任者を出さねばならないのか。
そういうことをメール一つでやろうと思っていることに，謝罪の意思が感じられるかどうかは先方の気持ち次第です。ただ責任者から送ることで，会社としてのミスをうやむやにするつもりはないこと，業務担当者が独断で勝手にやっているわけではないことを，相手に伝えることができると思います。それに通常であればやらないことを先方に強いるわけですから，先方だってそれなりの処理を要するかもしれません。そういうことをお願いするんですから，こちらもそれなりのことをすべきです。

で，文面ですが，まずは平素のお礼（いつもの定型文をちょっと丁寧に直したもの）と，そして不備支払いの謝罪でしょう。そして，不足額の請求書発行のお願いを（お分かりのこととは思いますが，「お願いします」ではなく「お願いできますでしょうか」とすべきでしょうね）。
不足分の（正規）請求書発行の発行をお願いする「理由」も欲しいところですね。先方担当者も，その上司に報告をしなければならないかもしれませんから。
そして，再発防止を誓うこと。今後の取引を，変わりなくお願いしたいこと。
そんな感じでいいんじゃないでしょうか。先方が応じてくれるかどうかはわかりませんけど。

あとは僕の勤務先で行われていることは，こちらの担当の上司（場合によってはトップ）から，先方の上司にお詫びの電話をかけていたりします。ここまでされると，相手方も邪険にはできないようです。

振込手数料ですから，数百円とか千円ちょっとの話でしょう？　その額に対して，特別なことをしてもらおうとしているんです。相手方には，その余計な作業のための人件費や，郵送ならその実費負担もしてもらうことになります。そのことをよく考えて，対応すべきだと思います。

No.2 回答者： miyabi1624 回答日時： 2022/08/10 22:36

お詫びと振込手数料を至急送金することです。

それで何も問題ありません。請求書など相手にお願いする方が失礼だし、相手に
手数をかけるだけです。検索して調べるような事ではありません。

No.1 回答者： -yo-shi- 回答日時： 2022/08/05 08:48

＞不足金の請求書の作成をお願いする

なんで？？？
送金ミスをして迷惑を掛けた挙句に、請求書を作成・郵送させる手間も掛けさせるなんてあり得ないでしょう。

支払いが不足してるんだから、普通に不足した分を送金すれば良いだけです。
会社の帳簿には2回に分けて支払ったような記載になるだけです。

この回答へのお礼

ごもっともなご意見なのですが、不足してしまったのは振込手数料分のため、手数料先方で元の請求書は処理が進んでしまいました。
その為、請求書を作成してもらえるか聞いて欲しいと上司の指示を受けた次第です。

お礼日時：2022/08/05 09:15