退職社員からの履歴書類廃棄依頼（個人情報保護法）

私は会社で人事をしています。
うちの会社では、退職した社員の履歴書類は永年保存しております。
ところが退職した社員から、履歴書類の廃棄を求められました。
そこで質問なのですが、

１．この場合廃棄に応じる義務があるのでしょうか？
２．紙ベースの書類には廃棄義務があるが、電子データ（入力した社員データなど）は廃棄しなくてよい、といったことはあるのでしょうか？
３．退職社員に限らず、不採用になった方から同様の処理を求められた場合も同様でしょうか？

個人情報保護法があるため、むやみに取っておくことはできない気もしますが。。。
ちなみに当社の履歴書類（紙ベース）保存期間は以下になります。
　退職者…永年保存
　中途不採用者…３か月
　新卒不採用者…１年

よろしくお願いします。

No.3 ベストアンサー 回答者： nhktbs 回答日時： 2005/07/30 01:39

「個人情報の保護に関する法律」（以下、個人情報保護法）に従い個人情報を管理している通常の企業では、まったく廃棄の義務はありませんし、廃棄する企業はありません。

個人情報保護法上、本人が個人情報取扱事業者に対して個人情報の削除を要求できる権利は認められていません。２７条には「利用停止」請求権が認められていますが、これもあくまで使わないことを要求できるのみです。また無条件に請求できるわけではなく、利用目的違反や、取得の際に違法行為があった場合のみです。なお、「公開された個人情報が事実と異なる場合」には、その部分の訂正や削除義務はあります。

余談ですが、御社では、不採用者情報の保管が３ヶ月または１年間となっていますが、もし不当な採用拒否問題(男女差別・人権問題など)が起きた時はどうするのですか？訴訟の提訴がされる恐れがある可能性は、民法上消滅時効で3年間はあります。したがって通常は３年間は保存した方が良いと考えます。顧問弁護士からそのようなアドバイスはなかったでしょうか？
採用者情報もしっかりと責任を持ち、募集に応募したという利用目的外の取り扱いや漏洩が起こらないように個人情報の取り扱いを行えば法的には問題はありません。
退職者情報も永久保存でかまいませんし、利用目的外の取り扱いや漏洩が起こらないように個人情報の取り扱いを行えば法的には問題はありません。
そもそも個人情報保護法では、情報主体（個人情報を提供する本人）のさまざまな権利と個人情報取扱事業者の義務を決めています。その中では、「自己の個人情報の使われ方を知る」という権利が一番重要で大きなテーマとなっています。まずは、現在保有している個人情報の利用目的を特定してください。保有している情報は意外と利用目的ははっきりしているものです。利用目的の分からない（特定できない）個人情報はリスク回避のために迷わず捨てることです。
個人情報保護法施行前に収集した個人情報は、収集時の通知義務（第十八条）は適用されませんが、第二十四条第1項は適用されます。つまり、保有個人データに関し第二十四条第1項に掲げる事項について、本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）に置かなければなりません。
　経済産業省のガイドラインでは、「本人の知り得る状態」について、ウェブ画面への掲載、パンフレットの配布、本人の求めに応じて遅滞なく回答を行うこと等、本人が知ろうとすれば、知ることができる状態に置くことをいい、常にその時点での正確な内容を本人の知り得る状態に置かなければならない。必ずしもウェブ画面への掲載、又は事務所等の窓口等へ掲示すること等が継続的に行われることまでを必要とするものではないが、事業の性質及び個人情報の取扱状況に応じ、内容が本人に認識される合理的かつ適切な方法によらなければならない。としています。

第十八条（取得に際しての利用目的の通知等）でも公表すれば保有したままで問題はありません。「公表」とは、広く一般に自己の意思を知らせること（国民一般その他不特定多数の人々が知ることができるように発表すること）をいう。ただし、公表に当たっては、事業の性質及び個人情報の取扱状況に応じ、合理的かつ適切な方法によらなければならない。とされ代表的な事例は、自社のウェブ画面中のトップページから1回程度の操作で到達できる場所への掲載、自社の店舗・事務所内におけるポスター等の掲示、パンフレット等の備置き・配布等となっております。
法律の対象となる企業の義務は、
「目的外利用の制限」
　・個人情報を収集する際には利用目的を明確にすること。
　・目的以外で利用する場合には、本人の同意を得ること。
　・個人情報を収集する際には、利用目的を通知・公表すること。
「第三者への提供のルール化」
　・同意を得ずに第三者に情報を提供しないこと。（同意が必要ない例外は、・公共の利益の必要がある場合。・第三者への提供ではない場合。）
「流出の防止」
　・情報が漏洩しないよう対策を講じる。
　・情報遺漏防止のために従業員や委託業者を監督する。
「その他」
　・本人からの求めがあれば情報を開示する。
　・公開された個人情報が事実と異なる場合、訂正や削除に応じる。
　・個人情報の取扱いに関する苦情に対し、適切・迅速に対処する。

であり、「公開された個人情報が事実と異なる場合」以外に削除義務はありません。

一番問題がなく軽易な方法は、このような個人情報を保有している旨とその利用目的を通知または公表（Web公表を含む）すればよいのです。大手企業のホームページをいればわかるように公表しています。したがって、御社も通知または公表すれば保有したままでかまいません。当然ですが利用目的外の利用や漏洩はあってはなりません。

No.5 回答者： o24hi 回答日時： 2005/07/31 09:57

　No.２です。

訂正です。

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○個人情報の保護に関する法律（平成十五年法律第五十七号）

（訂正等）
第二十六条　個人情報取扱事業者は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除（以下この条において「訂正等」という。）を求められた場合には、その内容の訂正等に関して他の法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行わなければならない。
２　個人情報取扱事業者は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。）を通知しなければならない。

（以下略）
-----------------------------------------------
と、法律では、個人情報が間違っていれば訂正や削除の義務はありますが、今回のケースは単に削除して欲しいということの様ですから、この法律の観点からは、対応する必要はないてですね。

No.4 回答者： noname#14334 回答日時： 2005/07/31 08:02

1.義務はありません。

2.ありません。
3.同様です。

「個人情報保護法があるため、むやみに取っておくことはできない気もしますが。。。」
→同法は目的外の使用を禁じる法であり「取っておくこと」ことを禁じる法ではありません。
同法は新しい法律ですが、同法の意図や考え方自体は新しいものではなく
昔からあるものできわめて常識的なものです。
また同法は5000件が1000件になるなどこれから何回も改められるでしょう。

No.2 回答者： o24hi 回答日時： 2005/07/29 19:52

　こんにちは。

　法的な取り決めとしては、プライバシーの保護と、いわゆる「個人情報保護法」位でしょうか。
　その観点から書きますと、

１．この場合廃棄に応じる義務があるのでしょうか？

・プライバシーの保護に違反している場合
・個人情報保護法に言う事業者に当たる事（５０００件以上の個人情報を持っていること。業種によっては、所管省庁からガイドラインによりもっと数が下げられている場合があります。なお、社員の情報も個人情報に含まれます。）

　以上のいずれかに該当していれば、応じる義務はあると思います。　

＞２．紙ベースの書類には廃棄義務があるが、電子データ（入力した社員データなど）は廃棄しなくてよい、といったことはあるのでしょうか？

　「個人情報保護法」を例にあげますと、どちらでも廃棄の請求の対象になります。

３．退職社員に限らず、不採用になった方から同様の処理を求められた場合も同様でしょうか？

　その情報も当然、個人情報になりますから、上記と同様です。

　なお、現状では「個人情報保護法」にしか、保管している個人情報の訂正や削除の手続きを定めた法律がありませんから、それに該当しない事業者でしたら、応じる義務はないです。
　社内の規則に応じて、処理されればいいです。

No.1 回答者： jyamamoto 回答日時： 2005/07/29 19:03

業務に必要がある場合は残せますが、退職した場合は一定期間が過ぎれば業務上は不要となりますから、「本人」から申し出があった場合は削除（コンピュータデータも含めて）せざるを得ないでしょうね。

求職者の不採用分も同じことです。

「個人情報保護法」で知ったかぶりでそうした申し出をしてくる退職者がいるのかも知れませんが、「データを削除すると、今後転職時に転職先から問い合わせがきた場合に、在籍確認の返事ができなくなるから、あなたに不利ですよ」と回答してあげてください。
多分大半の人は、「そのままにしておいてください」となるのではないでしようか・・・。