小口現金の管理ルールについて

経理初心者の者です。

最近、小口現金の管理を任されたのですが、
前任の方がルールを作らなかったので自分がルールを作ろうと考えています。

今までは
「健康診断の際に電車で行く方には電車代を支給し、車で行く人には支給しない」という状況や
「台風で電車が止まった際に車の人に電車通勤の人を送らせるのにその手当を一切出さない」といった状況があり、すごく不公平な対応がなされていたようです。

上記の他にもその場で適当に感情で決めてしまっていた状況があったようで
引き継いだ自分がしっかりルールを定めていこうと考えているのですが、

自分には経験がないため、
ルールをどのように定めるべきかわからず困っております。
（具体的には、電車で健診に行く人には電車代を出すが、車で行く人にはどの程度支給を許すべきか、等）

そこで、皆様の会社では小口のルールはどのようにお決めになられておられるでしょうか。

初歩的な質問かもしれませんが、どうか教えていただきたいです。
出来れば具体的にお願いしたいです。

宜しくお願いいたします。

No.3 ベストアンサー 回答者： daidou 回答日時： 2012/06/29 00:38

小口現金の管理ルールというより、通勤費や旅費交通費などの支出ルールであるようですね。

確認ですが、御社の「就業規則」に出張費の支出などについて記載された項目あるいは「出張旅費規程」や「自家用車通勤規定」などはありませんか？
つまり会社の規定の中に定められていないかを、まずは確認する必要があります。

規定があるにも関わらず実態がそれに即していない、という状況であれば、規定に即して支給するように改めるのは当然です。
また、規定自体に不合理があるようであれば、規定変更の必要が生じてくると思います。
規定変更は、規定の管理責任者（総務部長や総務経理部門の担当役員、あるいは役員会）の権限とされている事が多いので、担当者の一存では出来ない、と考えた方がいいでしょう。
もし、そのような規定が全くなかったとしても、会社の金銭の支出基準は経理担当者の一存で決めれらるものではないと思います。
つまりは、問題点を整理したうえで、上席者に相談、規定変更もしくは支出基準の策定を具申する、という流れです。


さて、ご質問の中に記載されている問題点ですが、自家用車通勤者と公共交通機関で通勤する者との間の不整合であるように感じられます。
会社が自家用車通勤を認める場合、「交通事故のリスク」「通勤費の算定方法」などの特有の問題があるため「自家用車通勤に関する規定」を設ける事が普通です。
業務上の自家用車使用の費用については通勤費で支給している枠内で対応する、というケースもあります。
（その場合、通勤費つまりガソリン代の支給額をあらかじめ多めに設定しているケースや、何らかの職務手当の支給がある事多い）
そのようなケースに相当しているのではないでしょうか？

ともあれ、小口現金で支給されている部分だけでなく、給与や貸与品、雇用条件などを全体的に俯瞰できないと支出基準の策定は出来ません。
また、会社の金銭をどのように支出（支給）するのかは、通常は規定化されていたり、雇用契約に謳われていたりするものですが、会社によってかなり異なる部分が多くいです。
（例えば通勤費も実費・上限付き実費・定額・支給なしなど色々です）

業務を任された、という事は会社の信頼を勝ち得ているという事でしょうから、一人で空回りしないよう、部門の責任者の方などとよく相談されてみると良いと思います。

この回答への補足

丁寧な回答ありがとうございます。
そして説明足らずで申し訳ありません。

うちの会社は小さい会社ですので「規則」と呼べるものが実質ない状態にあります。
もちろん以前から「規則」を作って欲しいよいう要望はあったようなのですが、前任の総務の方が会社の古株で少し頭が堅い方でしたので周りは諦めている状態だったようです。

そして私が引き継ぐことになった途端、周りの皆さんに頼まれたという経緯になります。

私がいる経理部は私一人で実質上司は社長のみとなっておりますので
ルールを作成した後は社長に許可を頂こうと考えております。

わざわざそんな所まで気遣って頂いてありがとうございます。

補足日時：2012/06/29 06:24

No.2 回答者： wtm999 回答日時： 2012/06/28 23:37

まず細かい話ですが、今回決めようとされているのは「小口現金のルール」というよりは「会社で個人に経費を支給する基準」のように思えます。

御社では経費を払うとき小口を使うということだとは思いますが、たとえば会社が本人の銀行口座に払う場合であっても同じですよね？

で、本題なのですが、今までが感情的に見えても実は合理的だった、という可能性もあります。
車が会社の持ち物で、ガソリン代も会社で払っているようなケースであれば、例に挙げられているケースは2件とも「車利用者は個人負担は直接は生じないが、電車利用者は少なくとも電車賃が持ち出しになっている」ということになるので、電車利用社にだけ生じている費用分を会社が負担するのは合理的ということになります。（あくまで仮定で、実際御社がそうだと言っているわけではありません）
つまり、経費を会社が負担するときに公平性を基準にするのであれば、労務のルールなども全体的に見て判断しないとかえっておかしくなると言うこともあります。出張規程で決まっているルールがあれば、それを無視して支給するというのもどうかと思いますし。（出張規程をまずは見直すのが筋）

なお、通勤などで会社でガソリン代を支給する場合、距離に一定の単価をかけて支給するというやり方は比較的よくあります。その場合、ガソリン価格が変動しますので、定期的（月1回とか）に単価を見直すことが必要になります。

この回答への補足

説明不足で申し訳ありません。

うちは小さい会社ですので、規定と呼ばれるものは正直ないに等しいです。

また、「合理的である可能性」についてはあまり考えにくいです。
実際、前任の方が隣で小口を支給している姿を見ていたのですが、
機嫌がいい時には支給し、悪い時には支給しない、ということがよくありましたので。

なかなか難しいですね。

距離に単価を掛けるやり方は参考にさせて頂きます。
丁寧な回答本当にありがとうございました。

補足日時：2012/06/29 06:57

No.1 回答者： miles3912 回答日時： 2012/06/28 23:25

まず最初に指摘しますが、質問者さんが悩まれている内容は、そもそもが小口現金の管理とはまったく別の問題だということです。

どういうことかと云いますと、検診に行く人への交通費の支給をどうするかは、例えば旅費規程等の中で決定すべき事項であり、小口現金で払い出す際にはそれらの規程に基づいて支出するだけのお話しなわけです。

もちろん、これまで厳密な規程がなかったのであれば、新たに規程を作ることは必要だと思いますが、それは小口現金管理とは別個の問題だと認識されるべきでしょうね。

ルール作りの際は、どの部分に該当するかが結構重要な問題でありまして、それを誤りますと不合理な定めになりかねませんから注意が必要です。

ちなみにですが、旅費規程等をつくる際には、通常であれば実費弁済が基本となるでしょうから、車で行く人の場合は平均的な燃費を基礎として走行距離により合理的に算定すればよろしいのではないでしょうか。

以上のようなところで如何でしょうか？

この回答への補足

無知で申し訳ありません。

うちはすごく小さい会社で「規定」と呼ばれるものがほとんどありませんので（形式的にはありますが）
単純に小口の問題だと勘違いしておりました。

車は平均的な燃費で計算するのは正確性と言う観点からも良さそうですね。

また、重ね重ね質問で申し訳ないのですが、
「健診の際の駐車料金」は払う金額に含めておられますでしょうか？

補足日時：2012/06/29 06:10