マンション理事会議事録に対する管理会社の対応

Question

理事会の議事録を理事（書記）が作成して、マンション管理会社へ送り、プリントして配布しています。

議事録に、ある議題について、管理会社の意見が記述されていたのですが、言い回しや文字を太くしたりなど、なぜ強調しているのかなぁと思い、理事長に確認しました。

なんと、管理会社が議事録に勝手に追記して、配布していたのです。
理事会は、配布された後に気づいたそうです。

管理会社はマンションにとって部外者であり、議事録に追記するのはあり得ないことです。
レッドカード級（一発アウト）だと思っています。

管理会社変更、急ぐなら担当者変更に値することですよね？

よろしくお願いします。

something2013 · Accepted Answer

システムを変えたら如何でしょうか？

１）議事録は、管理会社に取らせ、作成させる。
２）作成された「議事録」を書記担当の理事がチェックする。
３）書記担当のチェックを通過し、訂正したものを、理事会に提出。
４）理事会で読み合わせ、必要があれば訂正を加え、よければ合格とする。
５）合格した時点で、書記、理事長の「捺印」をし、正式書類とする。
６）必要があれば、正式書類をコピーし、配布する。

利点は、書類自体を、管理会社が作成するので、理事会の負担が無く、
全員が議事に集中できる。

正式書類化前に、書記がチェックするので、管理会社は、都合の良い事を
書けなくなる。
特に、何度も指摘を受ければ、「正確」であることが、自然になる。

最終確認は、理事会でチェックするので、書記のチェックもれを
防止できる。

書記と理事長の「捺印」で正式書類となるので、文章の「固定化」が
出来、後からの「改ざん」が防止できる。

理事会の最初の議題として、「議事録確認」を行うことで、理事全員が
前回の打ち合わせ内容の確認が自然にできる。
この確認は、議題は恐らく、５分か１０分もあれば終わる。

管理会社が悪質であるとか、無能であるとかを問題視しても、結局、
次の管理会社が良いとは限りません。

重要なのは、「教育」をすることで、「悪い癖を直させること」だと
思います。

担当者変更は尤もですが、先ず、教育が必要だと思います。

議事録に関心の薄い理事会が多く、チェック体制もなければ、
自然に、自分に都合の良い議事内容になります。

議事録の作成自体に責任をもたせ、それを厳しくチェックすれば、
この理事会では勝手が出来ない、と学習します。

ashitahatennki · Answer

探せば色々出そうな・・・
既に深刻な状態かもしれない。

yamajyo · Answer

内容証明郵便で管理会社の役員宛（契約名義人）に厳重抗議して証拠を残しておくべきでしょう。

blue5586p · Answer

マンションの管理は、管理組合が主体となって行うべきものです。
何でも管理会社任せというのは、危険でもあります。
　以前、「グローズアップ現代」でも取り上げられましたが、管理会社が、区分所有者から集めた修繕積立金を使い込んでしまったということがありました。
　管理会社と言うのは、本来は管理組合、すなわち分譲マンションの場合は区分所有者の方々全員で行うべきですが、それぞれに仕事を持っておられたりして、それは困難なので、一部を管理会社に委託（お願い）するというものです。
　ご質問のように、管理会社が議事録に追記するなど、おっしゃるとおりレッドカード級です。
　管理会社変更も、検討されるほうが良いでしょう。

OnneName · Answer

議事録の配布くらい管理会社に頼らず管理組合で直接行うべきですね。

nitto3 · Answer

その通りちゃんとやり直しさせることです。

マンション理事会 議事録に対する管理会社の対応

システムを変えたら如何でしょうか？

探せば色々出そうな・・・

内容証明郵便で管理会社の役員宛（契約名義人）に厳重抗議して証拠を残しておくべきでしょう。

マンションの管理は、管理組合が主体となって行うべきものです。

議事録の配布くらい管理会社に頼らず管理組合で直接行うべきですね。

その通りちゃんとやり直しさせることです。

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