必要経費精算の帳簿の日付について

地域で作った法人（農事組合法人）で飲食店を運営しています。
店長が突然辞めますのでお金関係のことを引き継ぐことになりました。
現金をなるべく持ちたくないので
これから必要経費は全て立替し、後日月2回にまとめて清算（私の口座に振り込み）しようと思っています。
この場合帳簿の日付は購入日ではなく清算した日になるのでしょうか。
また年度末に購入した清算が済んでいない物には未払い金として計上になるのでしょうか。
税理士さんにお願いしているのですがある程度の知識は必要だと思うので
アドバイス等頂けると幸いです。

No.4 回答者： hata。79 回答日時： 2025/03/25 00:45

「必要経費は全て立替し、後日月2回にまとめて清算（私の口座に振り込み）しようと思っています」

多くの会計処理で、訳が分からなくなる原因の一つに「立て替え払い」があります。
Aが払うべきものをＢが立て替え払いしておいて、後日清算するという方法は、実は現金の流れが「ワンクッション」多くなることで複雑化し、間違いの元です。
現金は手提げ金庫を用意してそこに保管するようにしましょう。
おそらく関与税理士も上記の意見に賛成してくださるはずです。

会計処理がぐだぐだになった例を挙げます。

Ａ社がＢ社に支払すべき金額を、従業員Ｃが従業員の個人的口座を使ってＢ社に支払っていた。理由は「振込手数料が安い金融機関を使ってた」から。
ここでＢ社への振込名は従業員名Ｃになります（変更して振り込むこともできますが、これをしなかった）。

従業員Ｃが「振込した結果」や「領収書」などを全部整理してあれば、なんとかなるのですが、人間のやる事ですからミスも出ます。
そのミスが「なにがどうなってるのか、わからん」状態を生み出します。

単純に「なぜＡ社が振り込むなり支払いをしなくてはならない」金額の振込名がＣになってるのか、領収書の宛先がＣになってるのはなぜか、Ａ社の現金出納簿と照合できない部分があるのはなぜか、と悩む原因をつくります。
現金出納簿と現金が合わないケースが出てきます。
現金過不足勘定で処理するのですが。
「あれ？なんで合わないんだ」という疑問が残ったままになります。

現金をなるべく持ちたくないという気持ちはわかりますが、自分のお財布の中にある自分のお金に、会社のお金を混ぜて行くことに繋がります。
飲食店と言われてます。
税務調査では飲食店は現況調査という「事前予告なし」での調査を受ける業者です。
朝一番にきて「現金の有り高を計算」し「帳簿」と照合して、その差額があれば「誰が持ち出してるのか」とか「なぜ帳簿より現金が多いのか」を質問されます。

現金を持ちたくないということは、閉店後の現金を会計担当か責任者が持ち出すことになりませんか。
これをやると税務調査特に現況調査をされると、説明するのが大変ですよ。

No.3 回答者： mukaiyamo 回答日時： 2025/03/19 13:09

＞この場合帳簿の日付は購入日ではなく…

法人である以上、発生主義でなければいけません。
いつ払ったかは関係なく、購入した日に経費の計上です。
入金側についても同じ考え方です。

＞また年度末に購入した清算が済んでいない物には未払い金と…

清算でなく精算ね。
年始であろうが年末であろうが、上記原則です。

No.2 回答者： W377Y 回答日時： 2025/03/19 13:08

まず、大事なのは「現金を持ちたくない」というあなたの考えを実現しつつ、経理のルールに沿って処理することです。

それなら、今のやり方は全然問題ないですよ！

1. 帳簿の日付はどうする？
結論から言うと、**帳簿の日付は「購入した日」**が基本です。清算（振り込み）した日じゃなくて、実際にモノを買ったりサービスを受けたりした日を使います。

例えば：

10月5日に食材を1万円分買った → 帳簿には「10月5日：食材費1万円」
振り込みが10月20日だったとしても、それは関係なし
要は、「いつ何にお金を使ったか」が大事なので、購入日を基準に記帳すればOKです。

2. 年度末に未払いのものはどうなる？
もし年度末までに清算が済んでいなくても大丈夫です。その場合は「未払金」として処理します。

例えば：

3月30日に食材を5万円分買ったけど、まだ振り込んでいない
年度末（3月31日）時点で未払いのまま
この場合：

「食材費5万円」を経費として計上しつつ、「未払金5万円」も同時に記載します。
後で振り込んだら「未払金」はゼロになります。
税務上も、ちゃんと年度内に使ったお金を経費として処理できるので安心してください。

3. 知っておくべきポイント
いくつか押さえておくとスムーズに進められると思います！

(1) 領収書・レシートは絶対に取っておく
領収書やレシートは「いつ何を買ったか」の証拠になるので、必ず保管してください。日付が帳簿の日付になるので、ここが重要です。

(2) 立替払いの流れをシンプルに考える
あなたが立て替えたお金は、あくまで「肩代わりしているだけ」です。最終的には会社の経費になるので、清算のタイミングは帳簿には影響しません。

(3) 未払い金をリスト化しておく
年度末には「まだ支払いが残っているもの」をリストアップしておくと良いです。例えば「食材」「消耗品」「外注費」など、項目ごとに整理しておくと後々楽です。

(4) 税理士さんと相談する
税理士さんに「こういう仕組みでやりたいんだけど大丈夫？」と聞いちゃいましょう。「未払金の処理方法」や「年末調整のやり方」を確認しておくと安心です。

4. 具体例で考えてみる
ちょっと具体例を出してみますね。

12月25日 ：食材を3万円分購入（立替）
12月31日 ：まだ清算していない
翌年1月10日 ：自分の口座に3万円振り込まれる
この場合：

12月25日の帳簿
「食材費：3万円」を計上
同時に「未払金：3万円」を計上
12月31日の決算書
「食材費3万円」と「未払金3万円」が残っている状態で確定
1月10日の帳簿
「未払金：3万円」を減らす
自分の口座への入金を記録
5. まとめると…
帳簿の日付は「購入日」を使う。清算日は関係ない。
年度末に未払いのものは「未払金」として処理すればOK。
領収書をしっかり管理し、未払い金をリスト化するのがポイント。
税理士さんとも連携しながら進めれば安心です。

No.1 回答者： dpclovefukooka01 回答日時： 2025/03/19 12:58

＞この場合帳簿の日付は購入日ではなく清算した日になるのでしょうか。

購入日です．．．領収書も同じ日付ですよね
発生主義で記帳するはずです