ウィークリーマンションの契約管理の効率化

私の勤務している会社では頻繁に短中長期の国内出張があり、年間で2000件以上のウィークリー/マンスリーマンション契約が発生しています。（とっても小さな会社なのに・・・）

この契約管理の人手が足りずに困っているんですが、少しでも効率化するよい方法はないでしょうか・・・。

今は出張する社員が自由に物件を選んできて、その契約一切を購買部門が代行しているので、相手の不動産屋orウィークリーマンション業者によって契約条件や支払方法等マチマチで、やり取りも面倒だし、急な家賃前払いなどで支払の担当者にも迷惑かけっぱなしです・・・（T_T）

大手の業者数社に取引を絞ればかなり手間は減ると思うんですが、それでも年間2000件の管理は大変です・・・。

契約書のやり取りをできるだけ少なくできる様なサービスはないものかと日々Webで探してますが中々みつかりません。

皆さんの会社では煩雑な契約をどのように管理していますか？
また、効率化するよい方法はないでしょうか？

お知恵をお貸し下さい。
どうかよろしくお願いします。・・・m(_ _)m

No.1 回答者： anotherone 回答日時： 2007/10/07 14:54

http://man3.jp/html/static_omakase.html
http://www.mrb.co.jp/mrb/bihin.html
もう少し費用的にも作業的にも効率的な方法があると思います
場所は全国なのでしょうか
どこが多い　どこが少ない　など傾向はありますか
何日間なのでしょうか　部屋　立地の条件はありますか
個々の内容によってバラバラだと思いますが
全体の傾向を教えてください　

大きくとりまとめて　法人契約を行い　支払方法を確定して
例外として個別の契約が必要な比率を下げていきます　
社内でも一定のルールが必要です

何社も扱うのは効率的でないため　関東1社　関西1社に限定して
年間の契約　支払いの一括化　契約の省略などできることが
たくさんあります

借りる場所も　東京なら新宿渋谷とあちこちに借りずに
上野を基点にしてあとは移動する　半径50km圏は動けば済みます
東京　大阪　などが特に多い場合は　2年契約などで家を借りて
しまう方が効率的な場合もあります

http://www.google.co.jp/search?hl=ja&q=%E5%87%BA …
http://www.syataku.com/businesstrip/index.html
2000件/年なら十分商売になります
飛行機　JR　の手配から　まとめて依頼できるところもあります
負担を減らすならそういう方法もあります

個人の都合で契約をしていたらバラバラになって管理できません
これは当たり前なので　ルールを決めて
窓口　手順を決めて　例外を認めないか極力抑える
どのていど効率化できるか数字を用意してみてください

この回答への補足

ご回答ありがとうございます！！
補足します。

>場所は全国なのでしょうか

全国津々浦々です。

>どこが多い　どこが少ない　など傾向はありますか

特に傾向はありません。
秋田から鹿児島までバラバラです。
最近は愛知がやや多いようですが・・・

>何日間なのでしょうか

これも決まっていません。
1ヶ月～1年のレンジです。

>部屋　立地の条件はありますか

ほとんどが単身者向けです。
極度に治安の悪いところでなければ立地の条件はありません。
（それも現状は個人まかせな訳ですが・・・）

すみません・・補足があまり参考になりませんね・・
教えていただいたサイトも拝見しました。

理想はおっしゃるとおり「支払いの一括化　契約の省略」なんです。
やはり大手の不動産会社系に絞るのがいいんでしょうかね・・・

補足日時：2007/10/09 09:08

No.2 ベストアンサー 回答者： anotherone 回答日時： 2007/10/12 05:52

個人で契約したものを　あとから何とかするのは大変です

やり方も場所も契約も支払も　バラバラで当然です

まずは窓口を作って処理を一本化します
なるべく例外を排除して　契約先を集約していきます
契約中のものを除いて　新規の契約分からは
個人の契約を廃止し　手配した場所に住んでもらうことにします

緊急性　個々の都合は十分な理解が必要かもしれません
実作業が優先されるのは当たり前ですが
効率や　経済性が全く無視されていいわけでもありません
効率化されることで　どの程度費用が圧縮できるか
シュミレーションの結果を検討してみてください
1.ものすごく損している
2.このままの方がいい
3.業務委託　アウトソーシングしても可能

都道府県に　1契約なら47契約　2契約なら94契約です
県内は1ヶ所で十分です
大手である必要はありませんが
価格や条件を比較して良い所に絞って優先の契約先に指定して
資料を配布してください　
もし契約するならココに　
ココ以外はペナルティとして提出する書類が増える　
逆に　指定の優先契約先なら　とても申請がラク　など

業務委託で全部まかせてしまうのも一つの方法です
2000/年ならよろこんでやる業者がいます
1年まかせれば処理がスッキリします　
社内の態勢を整えてから業務として戻してもいいかもしれません

この回答へのお礼

丁寧な回答ありがとうございます。。m(_ _)m

やっぱり業者を絞る方向で検討したいと思います。

利用者本人はやっぱり住むところを自由に選びたいでしょうから、どの位コストを抑えられるかを示して地道に説得していくしかないかもしれません。

うちの社員が物件選ぶ時の勢いは仕事の時以上ですから、
申請書が多いくらいのペナルティは難なくこなす気がします・・（笑）

お礼日時：2007/10/12 18:13