No.4ベストアンサー
- 回答日時:
組織が出した正式な発信文書ということで、偽造や差し替えができないように、一通一通番号管理されているわけです。
役所だけではなく、民間企業でもしています。対外的な文書だけでなく、内部(下部組織)への連絡文書などにも振られることがあります。
対外的には通知文として使われます。内部文書としては、役所でいうと法律・省令・規則、民間で言うと規程・規則・細則などの規定の、現場の運用における解釈を統一させるための補助的な役割です。でも単なる事務連絡文書よりも格は上ですね。
一般的には「発信番号」や「文書番号」「文書記号番号」などと呼ばれます。古い言い方では「発翰(はっかん)番号」といいます。「翰」が常用外漢字なので「発かん番号」という表記もたまに見ます。
番号のルールは組織内で決められています。一般的には部署名をちょっと省略した形が多いです。
役所では各規則で個別に決めたり「文書管理規則」などで一括管理したりします。民間企業では「文書管理規程」などという形で一括管理するところがほとんどだと思います。
例を出せばきりがありませんが、例えばこの規定の「第二」の「3」などはそうですね。
http://wwwhourei.mhlw.go.jp/cgi-bin/t_docframe.c …
ちなみに、日付は発信した日であり、下っ端が起案した日や上司が決裁した日ではありません。郵送の場合は投函日です。要するに発信組織の手元から完全に離れて、もう修正も何も、後戻りできなくなった日のことです。細かいようですが、日付って結構重要なんです。
No.3
- 回答日時:
「健発第○○○号」と記載されているもので、「発議番号」と言います。
年度毎に一連の番号が付けられて、誰が最終決済をしたものかを分類するために付けられています。
一般的には通達で見ることが多いのですが、他局への通知や重要な事務連絡もあります。
同様なものでは。「健収第×××号」と言う収受番号があり、書類や申請書などを受け取った事を記録するものがあります。
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