招へい者への英文レターの添削をお願いします。

学会招へい者のフライトと宿泊を予約するための文章です。
先方の希望出発地、希望出発日等を聞くものです。前後の文章は省略しております。
添削をお願いします。

Dear Invited speakers:
（略）
The middle of August is the high season of traveling in Japan. (フライトの予約が難しいことｗ伝えたのです)。 So I would like to arrange your flight as earliest as possible.
I need the followings. Please reply by May 10, 2009.
1-4は略しています。
5. Airport of your departure (出発希望空港)
6. Designating date of your departure (出発希望日)
7. Designating date of your leaving 　
8. The accommodation would be 2-4 persons in a room in XXX city.　(相部屋であることを招へい者に伝えておきたいのです)。
9. Are you vegetarian? Yes or No (if you have any other request for food please let us know)
10. Do you smoke? Yes or No
（略）

No.3 ベストアンサー 回答者： justsoso 回答日時： 2009/05/02 12:10

No.1です。

　local timeは当時者から見てのlocal timeなのか日本から見てのlocal timeなのかということもあり（*）、webで関係ありそうなサイトを眺めていますと、特に記載はないようです。出発日は招待者の住んでおられる場所の時間で記載されるのは常識で、その予定のスケジュールにその人がいる場所の日時で記載するというような感じがしました。WBCで日本チームがスケジュール日程を誤解し、松坂投手が米国での練習試合で投げれなくなったハプニングが最近あったことを思い出し、疑問をもったしだいでした。大変失礼しました。　
*：もしも書く場合は、date(time) in your local time zoneのようになると思います。


webからの抜粋ですが、参考になれば幸いです。
http://www.aacns07.umin.ne.jp/visa.htm
http://webstats.3gpp.org/ftp/tsg_sa/WG2_Arch/TSG …
http://www.marlinsswimmingclub.com/page14/page16 …

この回答へのお礼

Justsosoさま、

ご回答ありがとうございます。
Ｗｅｂがとっても参考になりました。同じ業務を行っている方がいるのでどこかにあると思っていました。しかし探したのですが見つからず。。。。
本当にありがとうとうございます。

お礼日時：2009/05/03 18:33

No.2 回答者： justsoso 回答日時： 2009/05/02 00:30

No.1 です。

手もとの英英辞典の用例では、vegetarianの前に不定冠詞のない辞典とある辞典があり、どちらでも良いようです。ただwebの使用頻度からは、冠詞ありの方が若干多い感じがします。
また「経験のある方に見ていただくのがbettterかと思います。」のbettterはbetterでした。

失礼しました。

この回答への補足

ご指導ありがとうございます。
取り急ぎお礼まで。

補足日時：2009/05/02 08:41

No.1 回答者： justsoso 回答日時： 2009/05/02 00:16

vegetarianの前は不定冠詞があった方がいい、let us knowと I would like to arrange で主語に整合性をもたせた方がよいのかなと若干気になった箇所もありますが、連絡したい情報は伝わるように思います。

ただ、この連絡が海外へだされるものと想定しますと、別途説明文があるかも知れませんが、若干不明な箇所もあるように思えます。
１）reply by May 10, 2009は、日本時間のことなのか（6.の出発希望日も）
２）reply方法は、e-mailなのか何か指定があるのか
３）leaving とは日本を出国する日なのか、あるいは宿舎をでる日なのか
などです。
暗黙の了解があり不要でしたら無視してください。
経験がないので、分かりませんが、同じような文章を受発信した経験のある方に見ていただくのがbettterかと思います。

この回答への補足

ありがとうございます。

Designating date of your departure 「on local time.」

Designating date of your leaving　ＸＸＸ　airport (XXX city) on local time.

でいいでしょうか？

いろいろアドバイスありがとうございます。

補足日時：2009/05/02 08:43