指定請求書 廃止のためのアイデアを教えてください！

皆様のアイデア・ご経験を教えてください。

弊社は、製造業であり、製造原価部分については、弊社指定の請求書にて請求するよう仕入先に要請しております。

指定請求書のメリットとして、多量の請求書のフォームが同一であることによる処理スピードの速さがあります。

指定請求書のデメリットとしては、有料￥300で仕入先に販売しているため、請求書発行・入金・領収証発行・領収証の発送・在庫管理等の事務処理が発生します。（1件当たりの事務量は小さいですが・・・）

これまでの経緯として、指定請求書の発行を無料（会社HPからのダウンロード）にする方法の提案は却下されました。

No.3 回答者： tosiro 回答日時： 2009/06/21 17:52

用紙を専用にする理由がわかりません。

Ａ４コピー紙ならレイアウトだけ
相手先にメールすればすむので便利です。用紙の発送・在庫管理も要らなくなります。
複写式とか紙の大きさが違うならそれを改善するのが先です。
さらに言えばフォームをエクセル化すれば、相手も手書きでなくて作れるから効率的、こちらも読みやすい。
（ＰＤＦだと加工が難しいから手書きになる）

この回答へのお礼

ご回答ありがとうございます。

現在は、カラー用紙＋複写式＋手書きです。
改善後は、カラー用紙＋Excelです。

改善後で悩んでいる所は、カラー用紙です。
現状のカラー用紙を維持するために、先方に無料で配布し、
利用してもらおうと考えているのですが・・・。
あんまりスッキリしていません。

カラー用紙に慣れてしまっているので、
その点に拘らないならば、Excelだけ配付すれば完了
なのですが・・・。

お礼日時：2009/06/22 08:05

No.2 回答者： narara2008 回答日時： 2009/06/17 10:05

まずは指定請求書を廃止しなければならない理由を

あげてください。些少な事務処理は理由にはなりません。

指定請求書を作っているくらいですから、
それなりに大きな会社だと思います。
(小さい会社なら取引先がそんなもの飲みません)

大きな会社なら大きな会社なりに
業務の合理化で指定請求書は非常に役立っていると思います。
また、大きな会社ともなればさまざまな権利関係が
発生しますから、伝票の仕入業者と総務のえらいさんが
癒着している可能性もあります。

ルーチンを改善するということはそういうところに
メスをいれるということになりかねませんので、
特段の理由がない限りは、軽挙妄動の類ともなりかねません。

本当に必要なことであれば、社長のつるの一声でもいいわけです。

まずは、その辺を明らかにしないと。

この回答へのお礼

ご回答頂きありがとうございます。
本件はスケールの小さな改善であります。
ただ、正しい方向性の改善だとも考えております。

しかし、ご指摘の通り、本件によりそもそもの趣旨が害されることは、
本末転倒の大改悪になってしまいます。

指定請求書の趣旨が確保出来るのか？という観点をしっかり持ちつつ、
関係部署を議論しようと考えています。

現状では、弊社指定のカラー用紙を仕入先に無料配付し、
さらに請求書フォームのデータファイルを仕入先にメール添付し、
仕入先から記入・押印後、弊社に郵送して頂こうと考えております。

お礼日時：2009/06/18 10:12

No.1 回答者： nag0720 回答日時： 2009/06/17 09:07

HPからのダウンロードが却下された理由は何だったのでしょうか。

そのへんに解決策があると思います。

この回答へのお礼

ご回答頂きありがとうございます。
ＨＰからのＤＬが却下されたのは、
ＨＰがお客様・リクルートをターゲットにしており
仕入先に関することを記載するのはダメということでした。

お礼日時：2009/06/18 10:15