当社の出張旅費精算は次のようにやっています。

1.出張旅費精算システムへ各自が出張日付、行き先、目的、旅費内容等を入力
2.同システムからアウトプットされる帳票に、高速道路などの領収書があればそれを添付・捺印し総務部門へ提出
3.総務でチェックし承認されたデータは経理へ来て、仕訳、FBによる個人口座への振り込み手続

現在、2.で作られた帳票を証憑として保存していますが、膨大な量のため次のようにして問題ないか、それともやはり各人のハンコを押した2.の帳票を保存しなければならないのか、御相談させて頂きます。

1.2.で作られた帳票はあくまで総務部門のチェック用資料として位置付け、内容確認後は1年程度で廃棄
2.経理に来たデータから、当月分の一覧(処理日付、社員名、摘要(出張先・目的等)、金額)をアウトプットし、総務部門の認印をもらい、これを証憑とする。

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A 回答 (1件)

各種書類の最低保存期間


http://www.ishimura-kaikei.jp/document/contents0 …

この回答への補足

御回答有り難うございます。
 ただ言葉足らずだったようで申し訳ありませんが、教えて頂きたかったことは、膨大な量になる各社員の出張旅費精算伝票を証憑として保存するのではなく、経理としては明細データを打ち出したコンピュータリストに総務の押印したものを証憑とすることが出来ないかということです。
 各人には旅費精算データをシステムに入力してもらっているのですが、総務のチェックや、高速道路等の領収書添付のために、紙伝票を廃止できていません。
 旅費精算のシステムを導入されている企業さんは多いと思いますが、そういう所はどうされているのか、是非お聞きしたいと思います。
 宜しく御願い致します。

補足日時:2009/11/02 11:19
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Q事業所の経理担当者へ、出張旅費について質問

ある団体(県内規模)で事務局の責任者をしております。
この地位に就いたのは最近で、現在、いろいろな改革を進めているところです。

どこの事業所にも、職員の出張旅費の規定があると思います。
もちろん当事務局にもありますが、これが40年以上前の規定で、きちんと改正されたことがないので、いろいろ不都合が生じています。

たとえば、県外出張の旅費は次のように規定されています(概要)

(1)基準駅から目的地最寄り駅までの『国鉄』の往復運賃を支給する。国鉄が利用できない場所の場合は、最も合理的な経路・手段による。
(2)鉄道の営業キロ程が片道100kmを超え150km以下の場合は『急行料金』を加算する。
(3)同じく150kmを超えた場合は特急料金(新幹線沿線の場合は新幹線の特急料金)を加算する。
(4)役員には、各列車種別のグリーン料金を加算する。
(5)目的地が本州以外の場合は、航空機または船舶の運賃を支給することができる。
(6)現地交通費として1日あたり1,000円を加算する。
(7)食事補助として1日あたり1,000円を加算する。
(8)異なる用務先を連続して訪問する場合は、そのつど判断する。
(9)本条各号は、実際の移動手段や要した金額にかかわらず、定額支給とする。

(1)の『国鉄』は、国鉄分割民営化時の理事会決定で『JR』と読み替えて利用しています。
(6)(7)は、消費税導入時の理事会決定で『消費税を加算』して支給することになっています。
つまり、現在はそれぞれ1,080円です。

当組織は栃木県なので、通常、基準駅は宇都宮です。
県外出張のうち、頻度でいえば東京(宇都宮から109.5km)が大半です。

東京へ日帰り出張した場合の支給旅費は、次のようになります。

運賃1,940円×2+急行料金980円×2+現地交通費1,080円+食事補助1,080円=8,000円

この旅費規定の大幅改定を予定していますが、改定のポイントは二点です。

【その1】定額支給を続けるか、実費支給にするか?
定額支給は、「前払いが可能になる」「領収書を提出させる必要がない」といったメリットもありますが、「経費の削減につながらない」という批判があります。
しかし、実費支給にすると領収書を提出させてチェックする必要があり、IC乗車券、ワンマンバスなど、領収書を求めにくい交通手段もあります。
また、いったん職員自身が立替払いをしなければならないので、慎重に議論が必要です。

【その2】急行料金支給が現実的ではないので、改定する。
ご存じと思いますが、現在、JRの急行列車はほとんどありません。
存在しない列車の料金を支給し続けるのは現実的ではなく、職員は出張時に「不便だが普通列車を使う」か「足が出るが新幹線を使う」かの選択を迫られています。
時間に追われる往路は新幹線、復路は普通列車を利用し、割引切符でほぼ支給額と同水準に収めている人もいます。
改定の方向性は次の三つのいずれかです。

A案;100km超をすべて特急料金加算とする。
B案;100km超150km以下は、片道分のみ特急料金を加算とする。
C案;150kmまで普通運賃のみとする。

Aはコストの増大を招き、財政を圧迫するおそれがあります。
Bは片道分とする合理的な根拠に欠けます。
Cは勤務条件の切り下げにあたるので、慎重にしなければなりません。
※現行支給額にも現実的な利用法にも近いのはBですが、現実の利用といっても妥協の産物でしかなく、客観的な根拠があるわけでもありません。

皆さんにお尋ねしたいのは、これら改定にかかわってのことです。

【Q1】
定額支給から実費支給(あるいはその逆)に替えた事業所があれば、その際にどんな議論があったか、また、改定後に起きた問題などをご教示ください。

【Q2】
特に似たような交通事情の地域の事業所があれば、宇都宮~東京間と同等の距離で新幹線特急料金を支給しているかどうかをご教示ください。

以上、よろしくお願いします。

ある団体(県内規模)で事務局の責任者をしております。
この地位に就いたのは最近で、現在、いろいろな改革を進めているところです。

どこの事業所にも、職員の出張旅費の規定があると思います。
もちろん当事務局にもありますが、これが40年以上前の規定で、きちんと改正されたことがないので、いろいろ不都合が生じています。

たとえば、県外出張の旅費は次のように規定されています(概要)

(1)基準駅から目的地最寄り駅までの『国鉄』の往復運賃を支給する。国鉄が利用できない場所の場合は、最も合理的な...続きを読む

Aベストアンサー

交通費を実費精算するのは当たり前の事だと思いますね。
実態の無い急行料金や、食事補助に消費税分を上乗せ支給など民間じゃありえない事ですね。
手当は日当として支給すれば良いだけです。
A~C案を思案している事自体、40年前の規約を踏襲しようとしてるとしか思えないです。時代に則したものに変更したいのでは無いのですか?
特急料金を加算ではなく、新幹線を利用出来る距離を決定する事が必要なのではありませんか。150km以上で利用可能とするとか。

民間の旅費構成
1.交通費(実費)
2.宿泊費(実費又は定額)
3.日当  (定額、日帰り、宿泊で支給額を変更)
4.その他の出張経費(レンタカー、顧客土産、接待費)

交通費の領収書が必要とするのは特急券、飛行機、に乗車した時、空出張防止の為、飛行機のボーディングパスを添付させる会社もある。各交通機関の乗車区間、運賃を記載した自己申告制で処理。NO2の方が記載してあるネットの交通費検索サイトを利用したり、交通費精算ソフトを利用する事も検討したら良いでしょう。

宿泊費を実費とする場合は、上限価格を設定する。上限価格で宿泊予約出来ない場合は事前申請許可制とする。

日当は日帰り1500~2000円程度。宿泊で4000円程度が上限だと思います。
(宿泊費が定額の場合、金額に手当分が含まれてる事になるので宿泊日当を増加させる必要は無いかもしれないですね)
日当の資料はネット検索すれば上場企業の金額が分かるはずです。

旅費精算書は下記サイトのように、交通費、旅費、日当が記載出来るようなフォームとなります。その他経費を記載する項目追加が必要だとは思いますが。
http://template.k-solution.info/2006/01/01_1_94.html

出張の大半が東京への日帰り出張であれば、実費精算にした場合のシュミレーションを職員に依頼し、実際の交通費をエクセルで提出して貰い、集計すれば実態把握出来ますね。その際は自宅最寄りのバス停又は駅からの交通費計算となりますが、通勤用定期券と重複する場合は当然定期券支給分は除外するように依頼する事になります。
実際の交通費+日当と、現状定額支給と比較すれば良いだけです。東京出張の近距離で

交通費を実費精算に移行する事を役員に了承させる事の方が苦労すると思います。簡単な事を変更したくないと人間は思うでしょうから。(高齢になればなるほど)

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Q公務員の出張旅費の支給日はいつ?

今年から裁判所(一般職)に採用され、働くことになりました。
既に4月と5月に2回ほど東京へ出張に行っています。その際、旅費が支給されるということで必要な書類(口座番号など記述したもの)を提出しました。
ですが、6月になっても当時の旅費が支給されていません…
給与に含まれているわけでもありません。
支給日もわかりませんし、そもそも2ヶ月前の出張の旅費が支給されていないのも気になります。
これは担当課に問い合わせたほうが良いのでしょうか?
それと、支給日がわかる方いらっしゃいましたら教えていただけると助かります。
こんなこと質問してすみません…

Aベストアンサー

かなり遅いですね。3ヶ月後だったと思います。年に数回主張旅費の支給される日が決まっていたと思います。
元教師です。
確かに遠くに出張した時は、家計のやりくりに苦労しました。

Q法人税申告書 別表五(二)の仮払経理、損金経理はどういう場合に使用するのでしょうか

法人税申告経験0の初心者です。
「法人税、地方法人税及び復興特別法人税」に限る場合、前期で確定した金額を今期支払う事になるので、別表五(二)では常に③「充当金取崩による納付」欄を使用する事になりそうですが、④「仮払経理に寄る納付」、⑤「損金経理による納付」欄を使用するのはどのような場合でしょうか?
教えて下さい、よろしくお願いします。

Aベストアンサー

③「充当金取崩による納付」は前期末に確定した税金を未払法人税等にしておいて、納付時に使用することはお分かりですね?④「仮払経理に寄る納付」は期中に中間申告などで税金を(とりあえず)納付したときに使用します。⑤「損金経理による納付」は前期末に確定した税金を未払計上せずに、納付した際に借方を「法人税等」などのように損金経理した際に使用します。

Q現在求職中25歳の女です。 できれば、経理事務に詳しい方に質問です。 経理事務希望で、内定が決まって

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経理事務希望で、内定が決まっているのですが、会計ソフトが建設業界に特化している等もあり、決め悩んでいます。
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Aベストアンサー

決算ってよほどの大手企業でもない限り、自前(の経理)でやらないですよ。
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・会社通帳の記帳(銀行ATM操作)
・交通費などの経費の記帳(台帳記入かPC入力)
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建設関係だと工事台帳の記入がありますが、PC入力でほとんど出来てしまうので
経験積むほどではないです(2か月もやれば大抵のソフトは覚えられる)。

一般には経理でも財務ができる方が有利です。
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本屋で1冊決算関係の本買って勉強する程度です。

転職を繰り返すと、給与とか福利厚生が先細りになるので
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Qクレジット・カード払い時の領収書、立替証憑になる?

会社関連で受講する研修を、クレジット・カードで前もって立替払いを実施しました。
(クレジット・カードで立替払いを行うことは予め了承済み)

この時の証憑についてお伺いします。

研修受講時、領収書を頂きました。「クレジット・カード払いによる」と書かれ印紙等は貼られていないものです。
この領収書を証憑とすることは可能なのでしょうか?懸念している点は、会社の規定よりも「財務調査等で証憑として認められる・られない」になります。
クレジット・カード明細はWeb化してしまっているため、明細発行してもらうためには別途手数料が掛かってしまいますもので、、、。

以上、よろしくお願い致します。

Aベストアンサー

費用計上の証憑として認められるのかどうかであれば、領収書に何が書かれているのかによります。

費用計上するための証憑には、原則として、商品役務の提供を受けた日付、提供をした側の住所・氏名ないし名称、提供を受けた側の氏名ないし名称、商品役務の内容、金額が記載されていることが必要です。記載されていなければ、他の何かで補う必要があります。

その領収書にこれらが記載されているか、一部記載されていないのであれば研修申込書など他の何かで補うことが出来るのでしたら、費用計上の証憑として認められます。


印紙の有無は、費用計上の証憑として認められるどうかとは別問題です。もっとも、クレジットカード払いによるものと明記されている領収書は、そもそも印紙税不課税です。


なお、ご質問文に「会社の規定よりも『財務調査等で証憑として認められる・られない』になります」と懸念なさっている点が明記されているので、このサイトでお尋ねになって回答が得られるご質問であることは明らかです(読み手側の問題)。ただ、「財務調査等」が具体的に何を指すのかが必ずしも明らかでないため、補足なさるのがよかったところ、お礼コメント中の補足内容を読ませていただいたので上のとおり回答させていただきました。

費用計上の証憑として認められるのかどうかであれば、領収書に何が書かれているのかによります。

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