出張旅費精算の証憑保存について

当社の出張旅費精算は次のようにやっています。

１．出張旅費精算システムへ各自が出張日付、行き先、目的、旅費内容等を入力
２．同システムからアウトプットされる帳票に、高速道路などの領収書があればそれを添付・捺印し総務部門へ提出
３．総務でチェックし承認されたデータは経理へ来て、仕訳、ＦＢによる個人口座への振り込み手続

現在、２．で作られた帳票を証憑として保存していますが、膨大な量のため次のようにして問題ないか、それともやはり各人のハンコを押した２．の帳票を保存しなければならないのか、御相談させて頂きます。

１．２．で作られた帳票はあくまで総務部門のチェック用資料として位置付け、内容確認後は１年程度で廃棄
２．経理に来たデータから、当月分の一覧（処理日付、社員名、摘要（出張先・目的等）、金額）をアウトプットし、総務部門の認印をもらい、これを証憑とする。

No.1 回答者： nrb 回答日時： 2009/10/30 15:42

各種書類の最低保存期間

http://www.ishimura-kaikei.jp/document/contents0 …

この回答への補足

御回答有り難うございます。
　ただ言葉足らずだったようで申し訳ありませんが、教えて頂きたかったことは、膨大な量になる各社員の出張旅費精算伝票を証憑として保存するのではなく、経理としては明細データを打ち出したコンピュータリストに総務の押印したものを証憑とすることが出来ないかということです。
　各人には旅費精算データをシステムに入力してもらっているのですが、総務のチェックや、高速道路等の領収書添付のために、紙伝票を廃止できていません。
　旅費精算のシステムを導入されている企業さんは多いと思いますが、そういう所はどうされているのか、是非お聞きしたいと思います。
　宜しく御願い致します。

補足日時：2009/11/02 11:19