電話対応について、ご教示くださいませ。

実は、上司（教授）に挨拶するために部屋に伺いたいとおっしゃる方から、
上司の都合確認の電話がありました。

先方は、明日の14：00と15：00のいずれかの時間が良いとのことでしたので、
電話を保留にして上司に確認したところ、（上司の都合を把握していないので）
14：00に来てもらうように、との指示がありました。

そこで、私は、

「14：00からお時間確保しましたので、よろしくお願いします」

と先方へ伝えましたが、なにやらトンチンカンな答え方に反省しています。

また、時々上司の都合確認の電話の際に、
「どの時間でも来訪ＯＫ」との指示が上司からあるのですが、
その場合、先方へはどのようにお伝えすればスマートでしょうか。

無知な私にご教示くださいませ。
どうぞよろしくお願いいたします。

No.2 ベストアンサー 回答者： t-r-mama 回答日時： 2012/02/16 05:54

私はマナーなどを正式には学んでいませんが、

自分が職場でお伝えしていることで参考になれば…

>「14：00からお時間確保しましたので、よろしくお願いします」
この言い方ですと、あまり相手への尊敬語にはならないような感じもします…
確保という表現が、あまり適切でないような気が。
１４時と１５時のどちらかで、と言われたのであれば、
「１４時でお願い致します」
「１４時が都合が良いと申しておりますので、その時間でお願い致します」
などで十分ではないかなと思います。
下手をすると、１４時以降しばらく時間がとってある、と受け取れるので、
人によっては１４・１５時どちらでもいいと解釈する可能性もありますし…

>「どの時間でも来訪ＯＫ」との場合
この場合は、
「どの時間でも大丈夫とのことですので、そちらのご都合の良い時間をご提示下さい」
などという感じでいかがでしょうか？
私の職場は「決めてもらえばその時間空ける」との上司の返事もあるので、そういう時は
「そちらのご都合に合わせたいと申しておりますので、ご都合よい時間をお教え下さい」
とお伝えしてます。

基本的には、尊敬語・謙譲語はもちろんですが、
相手に誤解を与えない表現をする、ということが一番大事だと思っています。
双方が勘違いしていたら、自分の責任ですし、
上司にも相手方にも迷惑がかかりますから…
少しでも参考になれば幸いです(^-^)

No.1 回答者： cactus48 回答日時： 2012/02/13 17:38

あなたの対応に関して、相手の方は納得をされたと思いますか。

「お時間を確保しました」と伝えられましたが、これでは教授が時間を
作ったのではなく、あなたが時間を作った事になりませんか。
来客する方が教授と会える時間を尋ねられたのに、時間を確保したなら
教授に聞く必要は無かったのではありませんか。

正確かどうか分かりませんが、教授が１４時と１５時では１４時の方が
都合が良いと言われたら、「お待たせいたしました。〇〇教授に確認を
いたしましたところ、１４時ならお会いする事が出来ますとおっしゃら
れいますが、〇〇様の御都合は１４時でもよろしいでしょうか」と言う
方が良いのではありませんか。とりあえずは教授から聞いた時間を伝え
て、その後で確認のために１４時でも構わないかを尋ねるようにすれば
良いのではありませんか。
人間ですから聞き間違いはあります。相手も１４時と１５時の２種類の
時間帯を言われていますので、相手も１４時を１５時と判断してしまう
事もあるでしょうから、「〇〇様の御都合は１４時でもよろしいでしょ
うか」と聞き返した方が間違いは少なくなると思います。

教授が「どの時間でも構わない」と言われたら、「〇〇教授の方は本日
の予定は特に入って居りませんので、〇〇様の御都合の良い時間にされ
ても構いませんが、〇〇様は１４時と１５時ではどちらの方が御都合が
よろしいでしょうか」と尋ね、１４時の方が都合が良いと言われたら、
「それでは１４時にお越し下さる事を〇〇教授には伝えておきます」と
いわれて電話を切り、教授には「〇〇様は１４時に来訪されます」と伝
ればどうでしょうか。