自費立替→経費

Question

会社で働いたことがないのでお聞きしたいのですが
たとえば仕事で使う事務用品などを出先で急きょ買う、当然自費で立て替え
領収書をもらい、経費にしてもらうと思うのですが
どういう手順なのでしょうか？
経理にその都度領収書を出してお金を返してもらう？
月一で返してもらう？給料にプラスされる？
経費に充てる財布を会社から持たされる？そもそも返ってこない？

ben0514 · Accepted Answer

会社次第で、ルールも運用も変わってきます。

会社によっては、購買部や備品購入などを管理する部署があります。そのような部署では、購入のための現金などの用意があることでしょう。

それ以外の部署での臨時的支払いへの対応について、会社ごとにルールがあることでしょう。

事前の了承があれば、購買の担当部署から現金の仮払いが行われる場合もあります。
また、支出内容によっては、各部署にある小口現金から支出することもあります。この小口現金も経理部門などと連携が必要ですが、現金の補充や小口の出入記録の方法などは会社によって異なることでしょう。

ただ、出張等で一従業員の判断で購入したものすべてが認められるとは限りません。
会社のルールに従ったないようであれば、ルールに従っての精算方法があり、その支払い方法も給与時、精算時、決済時などといろいろでしょう。
その中で、私物的要素やルールに従っていない支出などは、支給が受けられないこともあることでしょう。

私の会社では、総務部長である私が会社の現金預金を管理しています。そのため、原則私に精算書と領収書の提出があり、その内容を判断して問題ないものを支給します。至急のタイミングは原則精算直後に決済ができたものから支給します。しかし、私が不在や忙しいとき、社内管理の現金では不足が生じるときなどでは、給与口座への振込みなどで支給することもあります。
備品等であれば、原則会社にある備品現物を持ち出すこととしているため、従業員自身が購入することは少ないですね。そして、口頭・電話・メールでの了承等が行えるため、基本精算できないものはありませんね。

各施設ごとに小口現金を用意しているため、臨時の支出などに耐えられるような金額は用意してあります。通常は、地域の商店街などの会費や着払い・代引きの荷物の受け取りの際の支払いぐらいですがね。

厳しい会社などであれば、細かい備品については従業員負担としていることもあります。特に文房具などですね。どうしても、私物との混在がされやすく、従業員の判断で消耗してしまうものです。このようなものは会社用意すらしてくれないところは多いかもしれませんね。

prpr002 · Answer

うちの会社は月1で経費をまとめたものを現金でもらいました。
例えば違う職場への応援で数日行った時の交通費など。
提出は基本的に都度ですが、もらうのはその月の分まとめてでした。

給与に足されるところもあると思います。

申請用紙があって、事由を書き込みレシート（額が大きければ領収書）をホチキスあるいはセロテープで添付してプロジェクトのリーダーチェックした上で勤務表と一緒にとりまとめてました。
出向人数が少ないところで仕事してた時は、自分が本社に戻る時に提出してましたね～

経費用の財布を持たされるというのは、よっぽど購入頻度が高くて購入するものも決まってるとかでしょうけど、基本的に明細を取らないようなやり方は家族経営みたいな小規模なところでもないかぎりやらないと思います。

neo-pp · Answer

会社によってさまざまです。

あなたが仰ってる

>経理にその都度領収書を出してお金を返してもらう？
>月一で返してもらう？給料にプラスされる？
>経費に充てる財布を会社から持たされる？

全部パターンとしてあります。

ただし、その買ったものが経費として承認されているか
もしくは承認されればの話ですが。
その基準も会社によって色々です。

自費立替→経費

会社次第で、ルールも運用も変わってきます。

うちの会社は月1で経費をまとめたものを現金でもらいました。

会社によってさまざまです。

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