年末調整関係書類の保管について

年末調整作業を税理士事務所に依頼している場合の、関係書類の保管についての質問です。

当社は、毎年の年末調整に関する作業の一切を、税理士事務所に依頼しています。
その際、税理士事務所からは、還付等金額一覧表と、各自配布用の源泉徴収票だけが、返送されてきます。
それで問題は無かったのですが、今回、初めて従業員より内訳の説明依頼がありました。
そこで初めて、源泉徴収簿も無く、内訳の説明が出来ない事が判明しました。
そこで、税理士事務所に連絡し、関係書類（特に源泉徴収簿等）の返却をお願いしたところ、「保管の必要があるので、コピーをお渡しします」との返答でした。

そこで質問なのですが、年末調整の関係書類（源泉徴収簿、扶養控除申告書、保険料控除申告書など）の原本は、雇用している会社（つまり当社）に保管義務があるのではないでしょうか？
もし、税理士事務所に保管の必要があるのなら、そちらがコピーを保管すべきではないのでしょうか？
個人情報の管理という点から考えても、どうしても会社に原本があるべきな様な気がして・・・

細かい事で申し訳ありませんが、ご存じの方がいらっしゃいましたら、ご回答をよろしくお願いいたします。

No.2 ベストアンサー 回答者： ben0514 回答日時： 2017/02/07 20:15

あなたの考え方が正しいです。

先の回答者の言われるのが正しいです。

ただ、その税理士を擁護したいわけではありませんが、税理士事務所の顧問先にもいろいろあります。

私が以前税理士事務所に勤務していた際に担当していた顧問先を例に書かせていただきます。

顧問先に年末調整関係の書類を渡したら、何を勘違いしたかわかりませんが、その資料を従業員へ配ってしまいました。会社に保管義務があるのを忘れて、すべての書類をです。
あと、保管義務のある期間を誤って考えてしまい、処分してしまう顧問先もありました。
そのような会社の多くは、どうせ税理士事務所がコピーでも保管してあるし、税務署などに言われても困ることはないと考える場合もあります。また、税務調査などで保管義務を果たしていないことなどが発覚すると、税理士の責任に転嫁するような会社もあります。

さらに、年末調整の資料の保管棟をしていないと、前年まで控除があったのに、資料の提出忘れなどで、還付額が少なくなったり、徴収となることがあります。すべての計算等が終わっているにもかかわらず、後から去年と数字が大きく違うけど説明してくれとか、再度計算しなおしてくれとか言われることがあります。前年などの資料を確認したいというと、なくしたという人や探すのが面倒と言い出す会社もあります。

だからといって、すべての資料の確認を受け、受領証や誓約文を取り付けることも難しいものなのです。
どんな理由があってもその税理士は本来と異なる管理をしていませんが、よほど痛い思いをされたのでしょう。
私は今会社の経営者側となりましたが、会社の保管すべき書類が多くて困っています。信頼できる税理士事務所がその多くの書類を保管してくれるのであれば、それはそれでもよいかなと思います。
以前聞いた話では、商工会議所で記帳指導や税務申告のサポートを受けた個人事業の経営者は、帳簿や領収証の類も申告書の控えなどもすべて商工会議所に預けているとのことでしたね。

書類等の保管の委託も顧問契約に含まれていれば、おかしなことではないのかもしれませんよ。本社の書庫で保管しなければならない法律はないはずですしね。

この回答へのお礼

具体的で、丁寧な回答をありがとうございました。
確かに、他の顧問先で痛い思いをした経験があったのかもしれませんね。
関係書類の保管義務、確かに頭の痛い問題です。
量や、セキュリティもそうですが、所在や内容の管理など小規模の会社であってもなかなか大変ですよね。
最近ではマイナンバーの管理も加わり、私も少人数の会社ですが頭を悩ませることは少なくありません。
今回の件は、私自身、従業員への説明のために必用なので、返却を働きかけるつもりです。
ありがとうございました。

お礼日時：2017/02/08 00:46

No.1 回答者： hata。79 回答日時： 2017/02/06 22:53

おっしゃる通りです。

源泉徴収簿他の書類は「給与支払者」が保管すべき書類です。

逆に、年末調整ほかの事務を委託されてる税理士事務所が保管義務を負いません。
「書類の保管業務」を委託されてなければ、保管することなく、速やかに委託者に渡すべき書類です。
税務書類一式の保管手数料を請求する税理士もいるのです。
保管には場所が必要ですから、当然といえば当然なのです。

税理士が「そうは言っても、後に必要となるし、無くされたら困る」という理由を付けるかもしれませんが、大きなお世話です。
　仮に、受理した依頼者が、源泉徴収簿他を無くしてしまって、もう一度内容がわかる資料を請求したら、税理士は原本はお渡ししてるのでありません、と答えても良いのです。
実際には「今後何があっても良いように」コピーを残しておくくらいはするでしょう。

「原本は渡せない」「コピーを送ります」という態度は、業務委託を受けてる税理士としては誤った応対です。

この回答へのお礼

そうですよね。
私は、雇われているただの経理なので、税理士の先生と直接お話しをする機会はないのですが、雇い主から「税理士の先生がそう言ってる」と言われ、どうしても納得がいきませんでした。
私の考えが、常識と違っているのかな？と思ったりもしていました。
今回、納得のいく回答をいただいて、スッキリいたしました。
本当に、ありがとうございました。
書類に関しては、やはりコピーをいただく事になるかもしれませんが、せめて全ての資料のコピーが貰える様、働きかけようと思います。

お礼日時：2017/02/07 10:39