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会議ばかりしている会社ってどうなの?

会議ばかりしている会社ってどうなの?あなたの勤めている会社は、普段どのぐらいの頻度で会議をしているだろうか。はたまたどれぐらいの時間をかけて会議をしているだろうか? なかには日頃から長引く会議を早く終わらせ、自分の仕事を片付けてしまいたい……と考えている人もいるかもしれない。「おしトピ by 教えて!goo」でも「無駄な会議の特徴を3つ教えて」と募ったところ、様々な意見が寄せられた。

■無駄な会議の特徴とは?


まず「寝ている人がまあまあいる。あるいは議題に関してのキーマンが欠席したりしていない……(中略)すでに方針が決まっているのに形式的に聞いている。実践段階の手までのところばかりでああだこうだと決まらない議論をする……(以下略)」(243243243243さん)という意見が、最も「いいね!」を集めていた。

ほかにも「1、『資料ありき』の会議2、進行役が有能でない会議 3、時間の長い会議」(localtombiさん)、「1、時間通りにスタートしない。2、時間がきても終わらない。3、人数が多くて会議内容が周知されていない」(akinekoさん)という意見も多かった。

■何のために会議をするの?


そもそも会議は何のために行われるのだろうか。コーチング、人財コンサルティングを行っているビジネスコーチの山内ケイトさんにお伺いした。

「会議の定義を考えてみると『複数の人が顔を突き合わせて“何か”について話している』と、大雑把にいうとこんな感じですが、会議で話している“何か”にはたくさん種類があるはずです。会議の種類は、会議がどんな目的で開催されるのかということだと思います」(山内ケイトさん)

会議の内容はその時々でマチマチだが、共通して大切なことは会議の目的だろう。会議というと不毛なイメージもあるかもしれないが、重要な決定を下すために会議をしていることもたくさんあるはずだ。

■実りある会議にするためには?


具体的に山内さんがこんなケースを寄せてくれた。

「ある会社が生産会議を月2回に増やしたことで、売り上げが2倍になった例があります。この生産会議の目的は、生産工程をオープンにしてすり合わせをし、全員が同じものを共有することで、目標を明確にするためのものでした。もちろん、何でもかんでも増やせば良いというわけではなく、目的が重要ですが」(山内ケイトさん)

会議を見直すだけで会社の利益が上がったとは驚きである。会議が社員の士気を上げ、仕事に意欲的に取り組むようになった、という見方もできるかもしれない。

もし会議ばかりしている会社があったなら、会議をする目的を明確にすることで会議に参加する人たちも仕事の意欲が増し、より効率的に仕事をこなすことができるのではないだろうか。結果的に会議の数も減り、会議の時間が短くなる可能性も出てくるかもしれない。

会議の進行、あるいはプロジェクトと任せられたビジネスマンがいたなら、いま一度会議の目的を見直したうえで、ぜひ実りのある会議にしてみて欲しい。

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