ビジネス文書の言い回し：取引先担当者の宿泊予定を教えてもらうための言い回しを教えてくください

取引先担当者の宿泊予定を教えてもらいたいのですが・・・

遠方の取引先担当者（その会社の部長）が契約の為に来社することになり、当地で前泊することになりました。

そこで上司から、新幹線の到着時間と宿泊先をメールで問い合わせるようにと言われました。
接待の予定で宿泊地から遠くないところを予約したい為ですが、さすがに単刀直入には聞けません。
電話の取次ぎだけで天気の雑談もしていない相手で、部下の方とも話したことはありません。

どんな言い回しがいいのか、教えてください。

No.1 回答者： 噛めんサイダー 回答日時： 2018/08/09 10:33

単刀直入に聞けない理由はなんですか？

単刀直入に聞いてください。

No.2 回答者： AR159 回答日時： 2018/08/09 11:13

当日夜の接待のことは、事前に了承を貰っとかないと他の予定を入れるかも知れない。

だからまずは会食のお誘いと了承を取る必要がある。

「（挨拶は省略）
なお当日夜にささやかながら懇親の場を設け、〇〇様のご高話を拝聴いたしたいと存じますがご都合はいかがでしょうか。
会場設営の都合から、〇〇様の当地へのご到着予定時刻とご宿泊先をお知らせ願えれば幸いです。ご多用とは存じますが是非よろしくお願い申し上げます。
（以下省略)」

No.3 回答者： t_fumiaki 回答日時： 2018/08/09 11:20

ビジネス文書で大切な事は、余計な挨拶・言い回しは止めて、用件をストレートに相手に伝える事。

「取引先」「契約の為に来社」と言ってるのだから、相手は、こちらから発注した業者の筈。

お客様じゃ無いし・・・。

この回答へのお礼

発注したのは先方でうちは受注側。
来社されるのはお客様になりますので、打合せのように箇条書きにはできないな～と思ってましたが、
やっぱりストレートに質問するのが一番いいようですね。

ありがとうございました。

お礼日時：2018/08/10 08:12

No.4 回答者： いなばのしろうさぎ 回答日時： 2018/08/09 11:31

部下の方へのメール

○○日の前泊の際、懇親の場を設ける予定にしています。
御都合は如何でしょうか。
よろしければ、電車の到着時間と、宿泊先をお聞かせ願えればと思います。
宜しくお願いいたします。

下手な商業用挨拶、敬語などは使わない方が良いです。
簡潔明良がベストです。

この回答へのお礼

簡潔明瞭！　その通りですね。
時候の挨拶は迷っていたので、省くことにします。

先方の予定や都合を考慮した指示ではなかったので、懇親の場（接待）を設ける旨の予告？は必要ですね。
とても参考になります！

ありがとうございました。

お礼日時：2018/08/10 08:25

No.5 回答者： rose2011 回答日時： 2018/08/09 12:59

〇〇部長殿

平素、大変お世話になっております。
また、この度はご多忙の渦中、弊社までご遠来を賜りますこと、誠に恐縮に存じます。

甚だ勝手ではございますが、上司の〇〇より、もし貴職のご都合が宜しければ、是非、小宴を催したい旨、ご連絡を申し上げる様、指示がございましたほか、くれぐれも貴職ご出張中に、ご不自由，不調法等が無き様、命じられております。

就きましては、お手数ながら、ご旅程（ご移動便，ご宿泊先など）をご教示いただけませんでしょうか？
また、送迎等の必要がございましたら、何なりとご遠慮なくお命じ戴けますれば幸甚に存じます。



簡潔が好ましいのは、社内文書やビジネスレターであって。
敬意を表す必要がある文書では、敬語を多用するのが、社会全般の常識です。
その上で、「用件や内容を簡潔に表現する」で。
略式な連絡手段のメール等であれば、時候の挨拶や結句などは、省略可と言うところです。

この回答へのお礼

ありがとうございます。

簡潔な商業慣例句ではじまり、結句なし。
(o・。・o)あっ!そっか・・・

加えて、丁寧な例文をあげていただいたので、とても参考になります。
自分で作りかけた文章では、やたら奉って敬語がしつこいなと感じて質問に至った次第なので、とても助かりました。

お礼日時：2018/08/10 08:38

No.6 ベストアンサー 回答者： -yo-shi- 回答日時： 2018/08/10 08:33

単刀直入に聞くべきだと思いますよ。

相手にだって都合があるんだから、意思の疎通は大事だよ。


私の個人的な事を言えば、出張ついでに友人や他社と約束をすることがあります。
曖昧に聞かれたら友人と約束してることなんて言いませんから、会食の準備をして貰っても無駄に終わるし、どちらかを断ることになるので逆に迷惑です。


別の状況で、弊社に遠方から営業に来る業者の方がいますが、弊社以外にも何社かに訪問される為にレンタカーを借りておられます。


貴方が上司に言われたことは、新幹線の到着時間を聞くこと！宿泊先を確認すること！ではありません。

駅から会社まで送迎をする為に到着時間を聞くんだよ！
会食（接待）の席を設けるために宿泊先を聞くんだよ！


言ってることが理解できますか？

「送迎することが目的」で時間を聞くことが目的ではありません。
「会食の席を設ける事が目的」であり宿泊先を聞くことが目的ではありません。


文面は先の回答をご参考に…

この回答へのお礼

そうですよね～
先方の都合を確認せずに準備（自分中心に予定を立て）して、先約があるといわれても困りますね。
どちらかが不愉快になってしまったら、翌日もギクシャクが残るかもしれない。。。

他の回答者様にあげていただいた文例を参考に、問い合わせてみます。

お礼日時：2018/08/16 11:47

No.7 回答者： rose2011 回答日時： 2018/08/10 09:31

少しはお役に立てた様で何よりです。

ビジネスでは、伝えたいことを、なるべく端的に言い表す「熟語」を意識されたら良いと思いますよ。
私の例文で言えば、懇親会などは「小宴」とか、スケジュールに関しては「ご旅程」など。

これらを、くどくどと文章っぽくしてしまうと、全体の文章としての、しまりやまとまりが悪くなってしまいます。
敬語でゴテゴテしてしまう分は、熟語で解消と言う感じ。

後は、気遣いとか、洒落っ気，茶目っ気なども入れたら、相手も気軽に受け止めやすいとは思いますよ。
私の場合、「何なりとご遠慮なくお命じ戴けますれば」などと言う部分は、かなりの気遣いでありつつも・・。
内心では「そんな厚かましいヤツは、普通は居ないは思うけどネ！」って思いながら、書いてるんですよ。
相手も「マジで『何なり』してくれる？じゃあ、背中かいて！（笑）」くらいで受け止めてくれたら、メールのやりとりも弾みますから。