請求書はファクスだけでもいいのですか

会社で事務をしていますが、請求書をファクスでしか送ってこない業者がいます。
当社としてはファクスでも別に不便はありませんが、「原本」を保管する義務はあるものでしょうか

No.3 回答者： zipang_style 回答日時： 2019/03/20 11:54

＞当社としてはファクスでも別に不便はありません

　押印のある請求書しか認めないのが一般的ですが、
　請求される側の判断ですから、貴社が「FAXでも請求書として認める」ならokです。
　大手になると「弊社指定の請求書以外は不可」というところもあります。

＞「原本」を保管する義務はあるものでしょうか
　それを元に支払ったのであれば保管義務はあります。

No.2 回答者： trajaa 回答日時： 2019/03/20 11:15

請求額を早急に知らせるという意味ならFAXも可

但し、後ほど原本を送付するのが常識

税務上で、PDF化された資料なども可能なので
FAX送付された物も原本として扱うのは可能と思われますが・・・・

原本として扱うなら保管は必須でしょう

ビジネスマナーとしてFAXだけってどうかとは思いますが

No.1 回答者： mukaiyama 回答日時： 2019/03/20 11:11

＞「原本」を保管する義務はあるもの…

原始記録としての保管義務はあります。

この場合、何をもって「原本」というかは疑問の残るところですが、すくなとも感熱紙タイプのFAX ペーパーでは保存に適しません。

請求者の判子は必ずしも必須ではありませんが、判子を捺してあるなら、 FAX で送られてきたものは感熱紙タイプではないとしても「複製」に過ぎず、監査や税務調査で指摘される可能性が大です。