仕事で手が空いたとき

いつも相談に乗っていただき、ありがとうございます！
小さい会社で事務をしているのですが、自分の仕事が終わってしまい苦痛です(-_-;)
上司や周りの人にやることがないか聞いても「ない」と言われました。
掃除やごみ捨ては朝やっていますし、身の回りの整理整頓も終わってしまいました。
事務をしていると書きましたが、まだ経験として浅いのでとりあえず
経理事務や総務事務の仕事内容をネットで調べてそれをＡ４ノートに書き写して
まとめています。
皆さんは仕事で手が空いてしまったとき、どうしていますか？
ぜひ教えてください！よろしくお願いしますm(__)m

No.3 ベストアンサー 回答者： isoworld 回答日時： 2020/02/20 10:58

「経理事務や総務事務の仕事内容をネットで調べてそれをＡ４ノートに書き写してまとめています」もいいのですが、あなたの会社に合った仕事のやり方（手順）を確認し整理する（手順書にする）ことです。

もしあなたの代わりの人がその仕事をやるようになっても、その手順書を見れば、要点はすべて分かるようになっていればＯＫです。

手順書には、５W１H１A１Rを（適切な限り）明らかにするように努めます。判断に困るような曖昧な表現はいけません（例：なるべく~する）。
５W１H：いつ、誰が、何を、何のために（なぜ）、どのようにして、どこに
１Ａ１Ｒ：誰かの承認や許可がいるのか、その記録や伝票を残すのか
※記録や伝票には保管期限を定めてください。会計帳簿（決算書・仕訳帳・総勘定元帳など）は１０年と定められています。預金通帳や棚卸表などの保存期間は７年です。それ以外の伝票（帳票）・記録類の保管期限は会社の定めに従ってください。

また異例の事態（例：取消・変更・誤り・例外）があったときも、必ず対応方法を記載します。すべてモノゴトが順調に進むことを前提とした手順であってはいけません。

それがすべて済んだら、書類（文書）や伝票には表題（背表紙などにも）を付けて保管場所を決め、必要なときはすぐに取り出せるようにします。レターケースや事務用品入れ等には、中に何が収納されているかを表示をします（場合によっては中味を整理します）。

やることは、幾らでもあります。

この回答へのお礼

回答していただきありがとうございます！
会社には手順書がないので、入った当初はとても困りました(^^;
参考にさせていただきます(*^^*)

お礼日時：2020/02/20 18:34

No.5 回答者： yumeiroyamaneko 回答日時： 2020/02/24 01:24

過去にPCで作成した帳票や資料類の見直しをしたり，効率改善に役立ちそうなExcelファイル作りをしたりするでしょうか。

2020年1月14日のWin7のサポート終了に伴い，勤務先PCの入れ替え作業があったのですが，旧PCと新PCとで使えるフォントが異なる部分があったため，新PCに入っていないフォントで作られたWordファイルの体裁が崩れているものがありました。これまでは印刷してあったものをコピーして使ったりしていたのですが，内容を変える場合には以前のファイルをちょっと直せばいいというわけにはいかないようです（よくわからないんですが，フォントを変えても行間隔やらなにやらまで影響を受けちゃっているようで，1から作り直したほうが早い感じでした）。

他にも顧客に記入してもらうチェックシートがあったりするのですが，その各項目の意味がわからないために記入がめちゃくちゃになっていたりしていました。もっとわかりやすいものにするための改良が必要で，試作版は用意してあるのですが，いざ使ってみるとさらなる改善が必要なものがあるので，上記フォント問題とともに改良していかなければなりません。
他にも顧客に渡すための営業資料の修正もできるような準備が必要だと思っています（上司は実際の作業を知らないので，そんなの簡単にできるでしょという感覚でいますからね）。

敷地権土地がいっぱいある区分建物の登録免許税計算もなかなか大変なもので，電卓計算でできないことはないんですが，間違いがあってもどこが間違っていたのかの確認がしにくかったりします。計算の問題なのでExcelファイルで関数を使うことで計算過程の各項目の数値がわかるようになり，チェックに要する負担が軽減されるので，そういうものを作っておくと便利なのですが，そういうことをする必要があるのが月1件もないため，その都度最小限のものを作るのが現状です。そんな点にも改善の余地はあります。

知識のアップデートも必要ですね。主に令和1年度に施行された相続法改正，来年度に施行される債権法改正，今後需要が見込まれる家族信託への対応など，これkらに向けてやるべきことはいくつもります。

もっと時間があるなら，これまで扱ってきた事件資料の電子化をするでしょうか。そうすることで過去の資料の検索がすばやくできるようになりますし，紙ベース資料の保管スペースの縮小もできるようになりますから。

考えれば考えるだけ仕事が増えていきます。はぁ（溜息）

この回答へのお礼

回答していただきありがとうございます！
参考にさせていただきます(*^^*)

お礼日時：2020/02/24 14:04

No.4 回答者： pierre_1999 回答日時： 2020/02/20 11:39

ブラインドタッチの練習をしてみてはいかがでしょう。

この回答へのお礼

回答していただきありがとうございます！
参考にさせていただきます(*^^*)

お礼日時：2020/02/20 18:35

No.2 回答者： yuyuyunn。 回答日時： 2020/02/20 01:30

伝票とか領収書とかにハンコ押したりしています

この回答へのお礼

回答していただきありがとうございます！
参考にさせていただきます(*^^*)

お礼日時：2020/02/20 18:31

No.1 回答者： 前向きさん 回答日時： 2020/02/20 01:22

ネットサーフィン

この回答へのお礼

回答していただきありがとうございます！
参考にさせていただきます(*^^*)

お礼日時：2020/02/20 18:30