インボイスの件ですが、社内取引先登録を行おうとした場合、取引先にに聞かずにインボイス取引業者かどうか

インボイスの件ですが、社内取引先登録を行おうとした場合、取引先にに聞かずにインボイス取引業者かどうかを国税庁のサイトで番号検索をして登録の有無を確認しようと思いますが、書面をもらっていないのに勝手にこちらで調べてインボイス登録有無を判定することに何か問題はありますでしょうか．

※後から業者側からインボイスを伝達した書面や記録で意思表示をしたということが必要になる事があるのでしょうか．

No.1 回答者： xxi-chanxx 回答日時： 2023/10/29 12:07

公開されている情報を調べるのに何ら問題はありません。

No.2 回答者： ben0514 回答日時： 2023/10/30 15:40

詳しいわけではありませんが、仕入税額控除を受けようとする処理において、インボイスの確認で、発行事業者からのインボイス登録の通知や国税庁サイトでの確認は義務ではありません。

ただし、インボイスの交付を受け、インボイス事業者ではなかった際の事務処理誤りとなったケースの責任は、交付を受けた側の責任となってしまうことでしょう。

ですので、国税庁サイトで確認ができており、その登録番号で交付を受けたインボイスがあれば、仕入税額控除で適格請求書によるものとして処理は可能でしょう。

取引先から通知されていたとしても、それが虚偽等であっても交付を受けた側の責任となるので、定期的に国税庁サイトで確認しましょう。

電子帳簿ではありませんが、相手から通知がメール等であればメールデータ、メールに添付資料などがあればそれを含め保管をし、書面通知であればスキャンを行ったうえで保存をし、国税庁サイトで検索確認をした際のページをプリンタドライバなどでＰＤＦ等で保存するなどしてもよいと思います。そうすれば、印刷設定で日付が画像に入ったり、ＰＤＦなどのデータの保存日時が確認した記録になることでしょう。

私は、定期的に取引を行う事業者については、各取引先名のフォルダにて、これらのファイルを保存しています。ですので、通知のやり取りのないところは国税庁サイトのみの場合もあります。
ただし、登録番号は通知を受けない限り知りえません。あくまでも法人取引先である限り、法人番号検索サイトと連携して、通知なしで登録事業者番号を知り得たりもできます。
当然ですが交付を受けた請求書等がインボイス要件を満たしていれば、登録番号の表記があるので、そこから調べることは可能でしょう。

売上の取引先へ請求する際に資材等の交付を受け相殺するようなケースの場合には、双方がインボイス要件を満たしたうえで処理しないといけないこともあるので、支払先だけに限らず、売上取引先についても把握しておくとよいと思います。