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仕事上の文章で社内外どちらの発信と限らず「下記の通り」等の表現を用いた場合、
「記」の後に詳細を記入し、「以上」で文面を〆めるものを頻繁に目にします

ところが、最近異動して来た上司が「以上」で〆る文章は社内のみで対外的には使用するべきではないと言っているのを耳にしました

その時は慌しさに追われて確認もしなかったのですが、
今、ふと思い出して、疑問に感じています

自分自身、全く知らずに「記」「以上」を乱用していたのですが、
この上司の言う事は常識でしょうか?
そうであれば、「記」のみで〆るのですか?
具体的な例を是非ご伝授下さい

A 回答 (6件)

記書きスタイルのことですね。


社内でも社外でも、最後に「以上」で締めくくるのは、「お伝えしたいことは、これで全てです」と明確にすることが目的なので、どちらでも使います。

一番良くないのは、「以上」を書かずに文を終えること。
特に、使用した用紙の後半まで文章があるような場合、以上で締めくくっていないと、読み手は、「ひょっとして2ページ目があるのかな?」と不安な気持ちになるものです。
相手に余計な不安を与えたり、手間をかけたりすることが、ビジネスに置いては、×なのです。

主に、業務遂行に直接関わるようなものの文書に記書きは使われます。
なので、決まったスタイルに則って、簡潔に書くことが大事です。(社外宛なら、本文の前に「拝啓」、最後に「敬具」と書き、十分、礼は尽くした形になっているのですし。)
一方、お礼やお詫びなどの文書の場合は、記書きを使うことはありません。拝啓で始まり、敬具で終わる一般の手紙と同じスタイルになります。

その辺の使い分けが、上司の方は、ごっちゃになっているような気がします。
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この回答へのお礼

大変丁寧なご回答、有難うございます

>相手に余計な不安を与えたり、手間をかけたりすることが、ビジネスに置いては、×なのです。
とても身に染みるお言葉です
互いの立場を考えても尤もな事ですよね

上司にも上手く理解を得られる様に取り組んでみようと思います
重ね重ね有難うございました

お礼日時:2007/02/19 16:09

ビジネスマナー講師です。

その立場からご回答します。
「記」、「以上」の表記は、社内外どちらにも使うことができます。
「下記の通り・・・」と記したときは、「記」と表記して内容を記し、最後に、開業して右端(横書きの場合)に「以上」と記します。

ただし、社外に対する文書で、「記」・・・「以上」で終わらせる文書というのは、相手への敬意が伝わらない感じがする、という考え方があります。上司の方がおっしゃるとおりです。

推測で恐縮ですが、おそらく、上司の方がおっしゃるのは、そうした、「社外への敬意をいかに表現すべきか、しっかり考えて記入してほしい」ということだと存じます。

そのため、社外にお送りする場合は、「以上」で一度、「下記の通り」の内容を終えた後、2~3行改行して、ごあいさつの表現を記すとよろしいでしょう。

たとえば、「今後ともよろしくお願いいたします」とか、「前回に続きまして、お世話になります。お願い申し上げます」等の表現です。その方との関係性において、ごあいさつとなる一言で心が伝わります。

もし、紙での書類等で、可能であれば、その最後の一言を手書きで記すと、よりいっそう礼儀が伝わります。
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中川裕美子

職業:研修講師

人材開発コンサルタント、研修講師、キャリアアドバイザー、ヒプノセラピスト、地域創生コンサルタント。有限会社SONORI 代表取締役。会社は東京都中央区銀座、自宅とHealingのSalonは、山梨県北杜市小淵沢の八ヶ岳エリア。都会と田舎の二地域活動を実践する移住・田舎暮らしアドバイザーとしても、活動をしています。

●有限会社SONORI HP
http://www.sonori.info

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専門家

以上


で締めるのは間違いではありません。

むしろビジネスでは、枕詞なんていらないから「以上」をしっかり書いてほしいですね。

ちょっと無礼な印象を受ける、というのもあるかもしれませんが、あくまで感覚の問題です。
文面の構成にもよりますが、

以上、よろしくご検討ください。
以上、ご確認をよろしくお願い申し上げます。

などとすれば全く問題ないはずです。
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会議開催通知の例でご説明します。

表記の件ご参集願います。記  日時 8月2日(水)13時~15時  場所第8研修室  討議内容 経費節減 最後に以上とします。
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専門家プロファイル_笹木正明

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私はあなたの主体性を尊重します。あなたの来し方等をお聞きすれば、長所を引き出す事が可能です。また現状の問題点を把握できれば、将来の歩み方について、より良い方向性を共に考えることが可能だと考えます。
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下記の通りの場合は「記」を使い、最後は「以上」で


締めるのがビジネス文書の基本とされています。
うちの上司にも説明しましたが、「以上」だとお客様に
キツイイメージを与えてしまうので他の言い回しにして欲しいと
注文を受けたことがあります。
使い方は正しいです。
ただ、上司が理解ない人の場合、最後は以上ではなく
「宜しくお願い致します」や「ご検討ください」
などの文章で締めくくるのはいかがでしょうか。
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この回答へのお礼

大変丁寧なアドバイス有難うございます
確かに「キツイ」印象を与えてしまいますね
Wordで「記」と入力すると、自動で「以上」が表示される設定なもので、
今まで何も考えずに乱用していました

参考にさせて頂きます

お礼日時:2007/02/17 21:37

あなたの上司の考え方も理解できますが、一般的にはあまりこだわらなくてもいいのではないでしょうか。



「以上」で締めた場合、何となく偉そうな印象を受けます。
しかし、例えば履歴書の学歴、職歴を記入する場合、「以上」で締めますよね。(「記」は、用いませんが)

             以上!!!
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この回答へのお礼

有難うございます
余り拘り過ぎない様にします

お礼日時:2007/02/17 21:34

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