注文書の控えの保管は必要？

専門工事会社に勤務しているのですが、社内の書類保管状況を整備してみると、下請業者に発行した「工事注文書」の控えを保管していないようです。聞いてみると、下請業者から注文請書が返送されてきた時点で、注文書の控は破棄しているとの事です。何も問題は無いのでしょうか？法令等での指定はないのでしょうか？？

No.4 ベストアンサー 回答者： ok2007 回答日時： 2007/12/20 22:34

注文書控えは、残したほうがいいでしょうね。

契約は、一方が申し込んで他方がこれに承諾したときに、成立します。このとき、それぞれを証するため、書面を取り交わして保存すると良いとされています。そのために作成するのが、注文書であり注文請書です（※）。
そうすると、申込があったことを証するために注文書を、承諾があったことを証するために注文請書を保存しておくのが望ましいといえます。ただ、いずれか一方は相手に渡してしまいますから、証拠書類としては控えを残すことになります。
片方しか残していない場合には、もう片方が「存在するのだろう」と推測されるに過ぎないこととなります。平時であればそれでも問題はありませんが、何かコトが起こったときは問題となる場合があります。

また、注文書が申込、注文請書が承諾を証するということは、両者が一体となって契約の成立を証するものといえます。そうすると、契約の成立を証する書類の保存義務が法令で定められているかどうかを確かめる必要があります。
この点、法人税法施行規則５９条１項３号にいう「取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し」がこれに該当し、その保存期間は７年とされています。これより長期の保存期間を定めた法令は、寡分にして存じません。

以上より、注文書の控えは７年保存することが望ましいといえます。

※　注文書・注文請書は、業法によっては発行義務を課しています。
※　見積段階で話が煮詰まったなど状況次第では、見積書が申込、注文書が承諾をそれぞれ証し、注文請書は添え物に過ぎない場合もあり得ます。

No.3 回答者： subamo 回答日時： 2007/12/20 17:09

間違えました。

↓注文書本体ではなく注文請書本体です。すみません。

この回答へのお礼

率直にお答え頂きありがとうございました。

お礼日時：2007/12/20 22:17

No.2 回答者： subamo 回答日時： 2007/12/20 16:56

注文書本体を保存してあれば、法令で「控」を保存する義務はありません。

No.1 回答者： dec02 回答日時： 2007/12/20 11:39

税法では会社の規模により注文申込書の保存期間は違います。

注文請書は同内容ですが、契約書などと同扱いになると思います。
それぞれで保存された方が良いでしょう。

参考URL：http://www12.plala.or.jp/gocho/newhozonkikan.html