小口現金の管理

どうかお知恵をお貸しください。
小さい会社で小口現金を担当しています。
実はずっと帳簿と残高が合わず、今のところ５万円くらい違ってきてしまっています。

実際の処理方法は、レシートのみで出金し、残金が不足してきたら１０万円ずつ預金より引き出します。
入金時は入金伝票、レシートがない場合に出金伝票を記入しています。
レシートは１か月ごとにナンバリングして入力していました。

自分なりに、手書きですが小口現金が動いた日は必ず前日との差額を計算して、その動きは合っていました。（つもりです。）
でも、前月末（当月月初）の有高から月計で収支を計算すると、合わないのです・・・。
帳簿と合わない差額も月ごとに違っていて、その原因がわかりません。
（入力とレシートは合っています。）

これって合わなくなって当たり前でしょうか？
また、なるべく労力の少ない方法で、確実に管理する方法のヒントをいただけると喜びます。

No.4 回答者： stormrush 回答日時： 2009/04/23 14:21

私のところの管理の仕方です。

今のところ誤差がでたことはございません。

１．領収書は月ごとに分けておく
２．領収書をもらったら、Ａ４の用紙に貼り付けナンバーを付ける。
３．会計ソフトの現金出納帳に入力する
４．手書きで現金出納帳に記載し、会計ソフトのものと照らし合わせる
５．小口の金額を数え、現金出納帳の額と一致するか確認する
６．上司に最後にきちんと合っているか最終確認をしてもらいサインをもらう
７．小口をしまう　　終

この作業は当然のことですが、現金の出し入れがあるたびに毎回行います。
あくまで私のところで実施していることなので参考までに。

No.3 回答者： taiken-23 回答日時： 2009/04/23 12:32

※小口現金の管理が間違えています。

過ぎてしまった事が自分に納得が行かないので質問してきたのですから正しい管理を解答・アドバイスします。

（先ず注意と例）
(1)今すぐ帳簿の残高と手提げ金庫の小口残高（現物）を合わせてください。
＞小口現金残高（現物）と帳簿残高を比べ帳簿残高が１，０００円多い場合は下記のように仕訳処理をしてください。
（Ｄ　ｒ）雑損失１，０００　／　（Ｃ　ｒ）現金１，０００
＞帳簿残高と小口現金残高（現物）を比べ現金残高が２，０００円多い場合は下記のように仕訳処理してください。
（Ｄ　ｒ）現金２，０００　／　（Ｃ　ｒ）雑収入２，０００

※どうしても日中現金に動きがある場合は差額だけ確認してください。ＰＭ３：００になって現金の出納終了したから，先きに上記のような仕訳処理をして小口現金残高（現物）と帳簿残高の帳合いを確認してから大金庫に手提げ金庫を保管してください。

※小口現金手提げ金庫は施錠をして，さらに大金庫に収納し施錠して鍵は別保管していますか？ｍｉｍｏｚｏｏさんが席を外している間に他の人が代行している事はありませんか？「ｍｉｍｏｚｏｏさんが留守のときは上司に一任してください」

※レーシート＝証憑書類は毎日Ｂ５判の台紙に左から５Ｃｍの所から上から下へ見やすいように重ねてもよい整然と貼ります。台紙の右下に合計を記入します。

※証憑書類に基づいて仕訳伝票を起票し仕訳伝票（本伝票）と証憑書類を糊付けします。そうしてそれぞれの右上にＮＯリングで通しＮＯを印字します。このような通しＮＯは証憑がある無しに関係なく通しＮＯを付けます。

※間違えた仕事は監査が入ったとき言い訳が出来ません。労力の少ない方法は間違わない事です。

No.2 回答者： narara2008 回答日時： 2009/04/22 19:51

＞毎日締める時、帳簿の残高と現金が合っているかチェックしていない

ならば、合わなくて当たり前です。
現金出納簿にレシート、入金伝票、出金伝票から転記して、
その日の最終残高と現金を照合すれば、少なくとも
その日一日の差異は確認しやすいと思います。

間違えるのが人間ですから、
小さな会社でも経理の責任者に、その日の帳簿と現金の有り高を
チェックしてもらうように習慣づけるだけでも、
その手のミスはなくなります。

No.1 回答者： QES 回答日時： 2009/04/22 18:59

毎日締める時、帳簿の残高と現金が合っているかチェックされて無いのでしょうか。

（動きの無い日も含めて）

月末一回限りの照合なら違っていても確認が困難だと思います。

この回答への補足

そうですね、チェックしていませんでした。
本当にお恥ずかしい限りです。

補足日時：2009/04/22 19:03