自治会会計の立替処理について

ある自治会の会計役になりました。会計はど素人です。知識はネットで調べた位でしかありません。

前任者は手元に現金を置かず、必要な時に口座から現金を引き出したり、役員が立て替えした場合は領収書ごとに口座から現金を引き出していたようです。引き継ぎのときに「通帳と領収書が連動してる」と説明を受けたので、領収書ごとに引き出ししていたのでは？と想像しています。

そこで、会計上、通帳＝領収書である必要があるのか？という疑問を持っています。
私自身頻繁に銀行には行けないので、次のようにはできないかと考えていますが、問題ありますでしょうか？

１：月末に役員が立て替えた領収書を一旦まとめて受け取る。
２：翌週、銀行で総額をまとめて引き落としする(領収書ごとに引き落としはせず、1回引き落としするだけ)。
３：預金出納帳に領収書ごと支出を記入しますが、支出ごとに通番を振って領収書にも同様の番号を記載する。

＊３の時、預金出納帳に記入する日付は口座から引き落としした日です。領収書記載日とは違います。

預金出納帳で引き落とした根拠が通番の先にある領収書でわかるので問題ないと思っています。

お願いします。

No.7 ベストアンサー 回答者： satoumasaru 回答日時： 2022/03/11 14:21

自治会役員をやっています。

会計もやりました。

自治会の会計帳簿は別にどうでもよいのですよ。
担当者がやりやすいように、また会計監査がしやすいようにすれば良いです。

私が会計をやったときには、通帳の一行＝１件の領収書としていましたね。
これはあとで分かりやすいようにするためです。
こうすれば出納簿と通帳が一対一で対応しますので照合が楽です。
でもね、これは私がヒマだからできるこです。

以前の担当者は何件かの領収書をまとめて入出金していました。
ですからこれは人によりやりやすい方法ですれば良いです。
特に法律などはないのですから。

出納簿についてはexcelを利用して、予算科目を自動的に集計しています。
そして総会の時に配布する資料も自動的に作成できるようにしています。
こういう時ってexcelは便利ですよ。

この回答へのお礼

コメントありがとうございます。

領収書をまとめて入出金する方法も、出納帳をエクセルで作ることも、私が考えていたことです。非常に現実味ある話をありがとうございます。

そして、それが間違いではないということも確認できましたありがとうございます。

お礼日時：2022/03/11 16:01

No.6 回答者： mukaiyamo 回答日時： 2022/03/11 13:13

いや、だから商法や会社法の縛りがある団体ではないのですから、どうでも良いですよ。

あなたの好きなようにやれば良いです。

ただ、ご質問文に「会計上」という言葉が出ていたので、会計学のお話しをさせていただきました。

預金出納帳に支払先を載せるのは、現金を拝まずに預金から直接振り込んだとか、預金から自動引き落としされたことを表すのです。

現金を引き出したのは、現金を引き出したという事実だけが預金出納帳に載るのです。

会員が会費を振り込んでくれたのなら、預金出納帳に「○○会員から会費」として載りますが、現金で集めたものを預金出納帳に「○○会員から会費」と書くのは間違っています。

この回答へのお礼

またまたコメントありがとうございます。

自治会の会計なので法律的な縛りがないというのはネットで知りました。やりやすいやり方でということも皆さん仰せの通りなのだと思います。ただ、やるからにはしっかりやりたいなという想いがあるんです。

> 預金出納帳に支払先を載せるのは、現金を拝まずに預金から直接振り込んだとか、預金から自動引き落としされたことを表すのです。

この説明すごくわかりやすいです。

最初に書きましたが、現金は手元に置きません。現金収入といえば会費となりますが、ある程度の期間は手元に持っておきますが、最終的にはそこから支払いされることなく口座に全額入金します。現金の支払いがないので現金出納帳はいらないかなって発想になりました。

でも通帳の残高が本当に正しいのか、合わせるものが領収書でしかないと大変なので、何かの出納帳が必要かなって。それはきっと預金出納帳なんだと思って書きました。

もしかして、現金出納帳と預金出納帳を混同してるんですかね。。

お礼日時：2022/03/11 16:01

No.5 回答者： misora-menn 回答日時： 2022/03/11 11:52

会計年度が3月で終了するとすれば、3月までの領収証は、3月で処理してくださいと言う事です。

通帳からの引き出しは、3月末までに終わらせるようにした方がいいと言う事です。4月になると新年度のなるからです。

この回答へのお礼

そういうことですね＾＾理解しました。ありがとうございます。

お礼日時：2022/03/11 11:55

No.4 回答者： misora-menn 回答日時： 2022/03/11 10:44

一つ言い忘れました。

会計年度が変わるときだけは月ズレに気をつけてください。

この回答へのお礼

こちらはどういう意味ですか？

お礼日時：2022/03/11 11:34

No.3 回答者： misora-menn 回答日時： 2022/03/11 10:42

大丈夫です。

帳簿を付けた方がよりいいと思います。
帳簿には、日付、収入額、支出額、摘要を書いて、通帳の残高と帳簿の残高が合致するように作成すればいいと思います。簡単に言うと「家計簿」みたいな感じです。帳簿を作成すると、色々メモを書き込めますので便利ですよ。通帳は、あくまでも入出金・残高しか印字されませんからね。
あと、領収書の裏にも、現金を渡した方の名前と日付を記入しておいた方がいいでしょう。そうすると完璧です。

この回答へのお礼

コメントありがとうございます。

前任者の方も言ってました。家計簿ですよと。領収書の裏に記入することは想像できなかったです。責任を負いたくないので、このやり方実践してみます。

お礼日時：2022/03/11 11:34

No.2 回答者： mukaiyamo 回答日時： 2022/03/11 10:38

＞会計上、通帳＝領収書である必要があるのか…

さらさらありません。

＞私自身頻繁に銀行には行けないので、次のようにはできないかと考えています…

それでもいいですけど、手元に現金をいくらか置いて置く方が楽じゃないですか。
そもそも会員からの会費収入は現金ではないのですか。
集まった現金をしばらく手元に置いておけば良いのです。

入金も出金も、「現金出納帳」をきちんと付けておけば、手元に現金を置いておいて何ら問題ないのです。

＞１：月末に役員が立て替えた領収書を…

その日に手元の現金から支払ってしまう方が、立て替えた側もありがたいです。

＞２：翌週、銀行で総額をまとめて引き落としする…

毎週、毎週銀行へ行くのもたいへんですよ。
そんなことをするからサラリーマンは自治会役員を引き受けたがらないのです。

＞３：預金出納帳に領収書ごと支出を記入します…

前のほうに「会計上」という言葉が出てきましたが、これは会計学として違いますよ。
あくまでも書く支払いが現金で行われている限り、支払先を記録するのは預金出納長でなく「現金出納帳」です。
「預金出納帳」の出金項目は、現金を引き出した事実だけを記載するもので、その先は「現金出納帳」の守備範囲です。

＞預金出納帳で引き落とした根拠が通番の先にある領収書でわかる…

法人格のある団体ではないでしょうから自由にやれば良いですが、会計学の観点からは相容れません。

この回答へのお礼

コメントありがとうございます。

会費は現金でもらうので、手元にそれを残しておいて支払いするという手も考えました。けど、手元に自分のお金以外のお金を置くことにリスクがあったし、現金出納帳も記入しなきゃいけない手間もあったのでやめました。

> あくまでも書く支払いが現金で行われている限り、支払先を記録するのは預金出納長でなく「現金出納帳」です。

預金出納帳は、口座に対する出入を記録するもの。一方で現金出納帳は手元の現金に対する出入を記録するものではないのですか？

いただいた会費は一定期間集まるまでは手元にありますが、集まったら一括で口座に入れます。このとき同時に預金出納帳に収入として記録するだけでいいと思っています。

お礼日時：2022/03/11 11:28

No.1 回答者： タマタマポチ 回答日時： 2022/03/11 10:32

私も数年前自治区の会計を4年やりました。

それでいいと思いますよ。
　
まあ、都度預金を引き出しておけば会計簿は年度末に通帳から転記すればいいので楽が出来ます。
　
その方法では、詳細の記録が少し面倒だとは思いますが、時間の余裕がないのであれば仕方がないでしょう。
　
自治会の会計なんて、監査役が判を押しさえすれば問題はないのでいいと思います。

この回答へのお礼

コメントありがとうございます。なるほど。都度預金を引き出す方法ですと収支報告の時に楽できそうですね。でも、私の場合は平日は時間がないのです；でも、この方法はよさそうですね。

お礼日時：2022/03/11 11:13