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公務員が作成する公文書と事務連絡の違いについて教えてください(^-^)/

公文書と事務連絡の境目がよく分かりません。

できれば、法律等の根拠もよろしくお願いします。

馬鹿な質問で御免なさい
よろしくお願いします。

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A 回答 (2件)

広義の公文書は、官公署の職員が職務上作成した文書すべてです。


従ってメモやメールも広義では公文書です。
狭義では、官公署の職員が職務上作成した文書で事務決裁されたものでしょう。

「事務連絡」とは「通知」や「通達」といった文書の種類・形態を示すものに過ぎませんから官公署の職員が職務上作成した「事務連絡」なら公文書です。
ただ単なる事務連絡に過ぎないため扱いが軽いだけです。
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 公文書等の管理に関する法律に定められている「公文書等」は、次の通りです。


行政文書…行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書であって、当該行政機関の職員が組織的に用いるものとして、当該行政機関が保有しているもの
法人文書…独立行政法人等の役員又は職員が、行政文書同様、職務上作成又は取得した文書
特定歴史公文書等…国立公文書館等が所蔵する歴史資料としての公文書

 行政文書の発行については行政機関ごとに規則が定められていますが、書面で明確に現れる特徴と言えば、文書の件名・分類上の整理番号・作成者が書かれており、それを証する押印があれば公文書としての要件を充分満たしています。
 独立行政法人でも同様です。
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Q行政用語 省庁発の「事務連絡」とは

ある省の文書を英訳していますが言葉の意味が正確につかめなくて困っています。

お役所から出る通知文には通常、たとえば右肩に文書番号と日付が

薬食審査発第XXXX号
平成XX年XX月XX日

などと書かれていると思いますが、この部分が

事務連絡
平成XX年XX月XX日

だった場合、この「事務連絡」とはどういう位置づけの文書とみなされるのでしょうか。

文書番号がつくものに比べて拘束力がないのか?
文書番号がつくものに比べて正式でないという意味なのか?

よくわからないので英訳も思いつきません。ご教示下さい。

もし定訳があれば合わせて教えて下さい。よろしくお願いします。

Aベストアンサー

「文書番号」が入った文書は「発送簿」に記載され、「いつ、どこに、だれが、送ったのか」記録されます。
「事務連絡」の文書は記載されません。

拘束力がないとか、正式でない、とかではなく、重要度があまりない、ということです。
要は単なる連絡程度の内容だということです。

また、同じ役所内に出す場合も「事務連絡」が多く使われます。

Q公文書とは?

市役所である法にもとづいた申請について、不許可ということで、理由を何点か添えられた形の文書をいただきました。受け取って知人に見せたところ、『文書番号(文書右上の番号)が付いていないから公文書ではないのでは?文書番号が無ければ偽造したのでは?とか役所にそんな文書は出していないなどど言われかねない。』と指摘されました。

公文書の定義というかどういったものなのでしょうか?書式とか自治体によってはホームページで条例集みたいなものがあってその中に公文書についての取り決めみたいなものがありますが、そこの役所のホームページにはありません。それとも全国的に決まり事(法令など)があるのでしょうか?

また、文書番号は必ずついてくるものなのでしょうか?

また、番号が無くて揉めたりした方はいらっしゃいますか?

Aベストアンサー

 文書番号は、後に決裁文書を確認するために便宜上付したもので、必ずしも必要としません。役所の公印が押されていれば、まちがいなく公文書です。少なくとも公印が押印されていることを確認しておきましょう。それがなければ、文書の性格を確認し、できれば公文で発刊してもらうよう交渉した方がいいかもしれません。また、メモであっても、公で作ったものは、公文書とされてます。しかし、文書リストに掲載なく、そんな文書がないと門前払いされることがないとはいえません。
 通常、行政で不許可処分にする場合には、行政不服審査を起こされ、法廷勝負になることを覚悟しています。この際、ずさんな文書管理をしていると、裁判官の心証が悪くなり、不利な判決を被りかねなくなるので、細心の注意を払っているはずです。
 いずれにせよ、あまり些細なことに拘らず、処分に不満なら、行政不服審査の手続を申し出るといいでしょう。不許可処分の場合には、行政に説明責任が課せられているので、納得のいくまで聞く権利があるし、裁判になれば、裁判官への説明責任も生じます。

Q回覧と供覧の違いについて

作成した文章を、上司や他の人に見せる場合「回覧」や「供覧」という方法がありますが、はっきりとした違いは有るのでしょうか、教えてください。

Aベストアンサー

No.1 の方と同じくですが、
回覧は、見せる方法をいう言葉であって、順番に回していくということ。
供覧は、みんなに見せますという表明であって、手法には言及していませんね。
ですから、「供覧するために回覧する」と言っても間違いではありません。

Q「該当」と「当該」の違い

辞書には、「該当」・・・その条件にあてはまること。「当該」・・・その事に関係がある。
・・・とあります。
“あてはまる”と“関係がある”、微妙に違うようで似ているようで、お恥かしいのですが私にははっきり区別ができないのです。
該当とすべきところを当該としたら、意味はまったく違ってくるでしょうか?
わかりやすく両者の違いや使い方を解説していただけませんか?宜しくお願いします。

Aベストアンサー

よく似た意味の言葉(名詞)ですが、

○該当…「する」をつけて「当てはまる」という意味の動詞として用いることができる

○当該…主に他の名詞の前につけて「今議論の対象になっている、まさにそのもの」という意味で内容を限定する形容詞的な形で用いる

といった違いがあります。逆の用法はありません。

・この条件に当該する人は申し出てください。

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いずれもおかしな使い方で、反対でないとアウトです。

ご参考になれば幸いです。

Q「いずれか」と「いづれか」どっちが正しい!?

教えて下さいっ!
”どちらか”と言う意味の「いずれか」のかな表記として
「いずれか」と「いづれか」のどちらが正しいのでしょう???

私は「いずれか」だと思うんですが、辞書に「いずれか・いづ--。」と書いてあり、???になってしまいました。
どちらでもいいってことでしょうか?

Aベストアンサー

「いずれか」が正しいです.
「いづれ」は「いずれ」の歴史的かな遣いですので,昔は「いづれ」が使われていましたが,現代では「いずれ」で統一することになっていますので,「いずれ」が正しいです.

Q請書と契約書の違いって何でしょうか?

契約書は2通同じものを双方押印する書類で
請書は注文書をもらってから、請書に押印する書類名だけで
やり方が違うだけで、内容はどちらも契約書と言う認識で合ってますか?

Aベストアンサー

前後関係等の文脈にもよるが、「請書」と「契約書」とを区別していない文脈であれば、請書は契約書に含まれる。契約書は契約成立やその内容を証するための書面であるところ、請書はその役目を持つためだ。

なお、契約書を「2通同じものを双方押印する書類」と定義する文脈であれば、請書は契約書に含まれない。

Q自治体などにお勤めの方・・・

私はOAインストラクターをしています。
今度仕事で電子自治体推進のための、新システムのデモをやることになりました。
電子申請とか電子入札とか。その中に、文書管理システムというのがあるのですが、自治体などの行政機関での文書管理業務の中に出てくる言葉の意味が分からなくて、デモをやるにも困っている状態です。以下の言葉の意味を教えてください。

収受・起案・施工・発送・決裁・回議・供覧

できれば具体的な業務内容とからめて頂くとありがたいです。
ちょっと分かりにくい質問でごめんなさい。。。

Aベストアンサー

私の職場は本庁ではなく、出先機関にあたる事務所です。
maityさんのお相手されている地方公共団体とはとはちょっと違うかもしれませんが、私の所属する事業所では、このような定義になっています。

収受・・・本庁から交換便やFAXで送られてきた公文書、他の民間の取引先から郵送されてきた書類などに収受印を押し、収受簿に、収受した日、文書名、発信者の職・氏名、文書番号などの必要事項を記入することです。

起案・・・地公団体の事務や事業を行う際に、意思決定の所在を明らかにするために作られる原案(起案文書)及び起案文書を作成する行為のことです。
(行政用語は分かりにくいですね~。簡単に言ってしまえば、電子自治体推進計画を策定する、といったような計画を立て、誰が決定したのか、責任の所在はどこなのかが後々にも分かるように、その事業に関係した人たちが確認印と署名をする書類を作ることです)

施工・・・普通の建築上の意味での「施工」ですと、「工事を実施すること」という意味ですが、建設局や土木部といった部署以外の行政では使いません。「施行」の間違いではないでしょうか?
「施行」は「実際行うこと」という意味で、「法律を施行する」とか、「テロ対策法 ○年○月施行」というように使われます。
この場合は、その法律などがこの日から効力を持つ、実施されるという意味になります。

決裁・・・私どもの地公団体では「決定」と呼ばれている行為だと思います。「決定」は、起案文書で起案された事務や事業を行う案を、決定権を持つ方が、行政体内部の意思として確定することです。

回議・・・私どもの地公団体では「回議」という用語はないのですが、ニュアンス的に近いのは、「審議」「審査」「協議」でしょうか?
これらの用語は、「事業や事案の処理に際し、何らかの関係を有し、その決定内容に意見を表明すべき職位にあるものによる、事案決定への意思表示」のことです。やっぱり行政用語は分かりにくいですね。
電子自治体推進計画を立てたのが総務部としますよね。「決定」は総務部長がするのですが、お金には財務部が、システム開発には開発部が関係してきますので、関係する部課の責任者が、その計画に対して、システム的には合理化できるのでGoとか、対費用効果がどれくらいあがるか検証する方が先なのでStopとかいう意思表示をすることです。

供覧・・・収受した文書や、地公団体で新しく作成した文書を、関係ある部署に回覧することです。

発送・・・「発送」というと郵便物などを発送することです。 
「発議」と同意義でお使いの場合は、収受と逆で、こちらが発送する公文書、その他の書類について、発議番号、発送日、文書番号、発送先の職氏名、担当者名などを発議簿(発送簿)に記入し、郵送、交換便、または直参などで発送することです。


例(「狂牛病の調査(依頼)」という公文書の場合)
収受
1役所から交換便で公文書(「狂牛病の調査(依頼)」)が送られてくる
2収受印を押し、収受簿に必要事項を記載

供覧
1収受した文書に上司が全て目を通す(所属によってはこれはないこともあり)
2担当者にその文書を回す(「狂牛病調査」なら調査担当者に)
3担当者以外でも、関連する部署があれば、原本またはコピーを回覧する

起案
1担当者が調査を終えて回答を提出することになったので、「狂牛病の調査につい て(回答)」という文書を作る
2この文書で回答するという意思を、行政体として決定するため、起案文書を作る
3「狂牛~(回答)」文書に起案文書をつけて、決定権者に回す

回議(「回議」=「審査」「審議」「協議」なら、ここでします)

決定(決裁)
1決定権者が文書の中身を確認し、これで良いとなったら、起案文書の押印欄に記 名・押印をする
2決定権者は一人でない場合が多いので、関係する決定権者が、全員記名・押印す る

発送
1文書発送簿に文書名「狂牛病の調査について(回答)」、発送先、発送日、発議 番号、発送方法などを記入する
2発送担当者がいる場合(郵券管理者など)は、その者へ発送を依頼する。 


ご質問の意味は、現場で働いているものですから、大変良く分かるのですが、具体的にあげていくともっと細かく専門的になり、かえって分かりにくくなりそうなので、おおざっぱにあげてみました。
それに、部署や自治体によっても、違いがあると思いますし。
もう少し補足が必要でしたら、お知らせください。 

 

私の職場は本庁ではなく、出先機関にあたる事務所です。
maityさんのお相手されている地方公共団体とはとはちょっと違うかもしれませんが、私の所属する事業所では、このような定義になっています。

収受・・・本庁から交換便やFAXで送られてきた公文書、他の民間の取引先から郵送されてきた書類などに収受印を押し、収受簿に、収受した日、文書名、発信者の職・氏名、文書番号などの必要事項を記入することです。

起案・・・地公団体の事務や事業を行う際に、意思決定の所在を明らかにするために作られる...続きを読む

Qexcelからexcelへの差し込み印刷

お世話になります。

excelでwordへの差し込み印刷をよく利用するのですが、
同様に、
excelのデータをexcelに流し込んで印刷する方法はありますでしょうか。

excelの名簿のデータを
excelの表のフォーマットに流し込んで
1人づつ印刷したいのですが。

お分かりの方いらっしゃいました教えてください。
どうぞ宜しくお願い致します。

Aベストアンサー

イメージはわかるが、エクセルに差込印刷の機能はありません。
ワードなどと違ってA.X氏1人分書類シート作成、B印刷、Aのシートををy氏分のデータでシート内容(セル)を置き換え、印刷、の繰り返しをします。
ーー
例データ Sheet1 A1;D3
連番氏名住所品物
1山田 三郎東京都江東区かばん
2植田 健横浜市港北区帽子
A列はこのたび連番を振りました。
Sheet2   に送り状の書式を体裁よく作ります。
H1セル(どこでも良いが、下記のVLOOKUPの式は変わる)

送り状

住所X
氏名Y

品物Z

上記の品をお送り申し上げます。
ご査収ください

以上
Xの場所のセルに =VLOOKUP($H$1,Sheet1!$A$1:$D$3,2,FALSE)
Yの場所のセルに =VLOOKUP($H$1,Sheet1!$A$1:$D$3,3,FALSE)
Zの場所のセルに =VLOOKUP($H$1,Sheet1!$A$1:$D$3,4,FALSE)

---
結果

送り状

住所山田 三郎
氏名東京都江東区

品物かばん

上記の品をお送り申し上げます。
ご査収ください

以上
ここで
VBE画面で標準モジュールに
Sub test01()
For i = 1 To 2 '人数分
Range("H1") = i
Range("A1:G20").PrintOut '印刷範囲は各人同じとする
Next i
End Sub
を張り付け、実行する。
山田、植田分の紙が2枚印刷されました。
これは質問者はVBAの経験も無いでしょうと、最低限にしてあります。
VBAを勉強してください。
別ブックにある名簿を対象などは複雑になるので避けています。

イメージはわかるが、エクセルに差込印刷の機能はありません。
ワードなどと違ってA.X氏1人分書類シート作成、B印刷、Aのシートををy氏分のデータでシート内容(セル)を置き換え、印刷、の繰り返しをします。
ーー
例データ Sheet1 A1;D3
連番氏名住所品物
1山田 三郎東京都江東区かばん
2植田 健横浜市港北区帽子
A列はこのたび連番を振りました。
Sheet2   に送り状の書式を体裁よく作ります。
H1セル(どこでも良いが、下記のVLOOKUPの式は変わる)

送り状

住所X
氏名Y

品物Z

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Q「通り」と「とおり」の違いについて

予定「通り」や、次の「とおり」のように、漢字で書く場合と平仮名で書く場合があるようですが、違いはなんでしょう?また、どちらが正しいのでしょうか?知っておられる方が居られれば教えてください。お願いします。

Aベストアンサー

>予定「通り」や、次の「とおり」のように…

あなたが公務員で公式文書を書くのなら、それは仮名書きにしないといけません。
民間企業でのビジネス文書もこれに準じるのが良いです。
個人の詩歌や小説などはこの限りではありません。

このことは、昭和24年4月4日付けで政府が策定した『公用文作成の要領』で定義され、その後常用漢字表の部分改正などに伴って、その都度追認されています。
直近は菅総理の名前で、昨年11月に出されています。
http://www5d.biglobe.ne.jp/Jusl/Bunsyo/BunKanjiH22.html

QWordで、1ページを丸ごと削除するには?

1ページしか必要ないのに、真っ白な2ページ目がその下に表示されてしまった場合、この余分な2ページ目を一括削除(消去)する為に、何かいい方法があるでしょうか?

Aベストアンサー

<表示されてしまった場合>
これはそれなりに理由があるわけで、改ページや改行によって、次のページにまで入力が及んでいる時にそうなります。
特に罫線で表を作成し、ページの下一杯まで罫線を引いたときなどには、よくなる現象です。

さて、メニューの「表示」で段落記号にチェックが入っていないと、改行や改ページなどの入力情報が見えず、白紙のページを全て選択→削除してもそのままということが良くあります。
1 改行マークが白紙のページの先頭に入っていれば、それをBackSpaceで消してやる。
2 罫線を使っている場合は、それでも効果がない場合がありますが、その時は行数を増やしてやる。
などの方法があります。


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