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工場で経理をやっているのですが、毎日、材料など山のように納品書、送り状が送られてきます。
このような納品書や送り状はちゃんと保管していなくてはいけないのでしょうか?

 請求書はコピーを保管していますが…。

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A 回答 (6件)

法律面でいえば、納品書は保管したほうがいいと思います。

送り状は不要です。


税法では、「取引等に関して作成又は受領した書類」を確定申告書の提出期限から原則7年保存することが義務付けられています。必ずしもすべての「取引等に関して作成又は受領した書類」が対象というわけではありませんが、取引事実を証するための書類は保存しておいたほうが無難です。
https://www.nta.go.jp/taxanswer/hojin/5930.htm

納品書は、取引で納品のあった事実を証する書類です。請求書は、取引で発生した債権の支払請求があった事実を証する書類です。領収書は、取引で金銭の受け渡しの事実を証する書類です。それぞれ、証明する内容が異なります。いずれも保存しておけば、納品・請求・支払という取引の各段階を書類で証明できるようになります。

そのため、領収書や請求書を保存しておく場合でも、別に納品書も保存しておくのがいいといえます。これは、税法以外の場面で取引事実を証する場合でも、同じです。


送り状は、こうした書類に添付されるものであり、取引事実を証するものではありません。そのため、法律上は保存しなくて差し支えありません。


なお会社法は、株式会社の「事業に関する重要な資料」を、帳簿閉鎖時から10年保存することを義務付けています(432条2項)。ここでいう「事業に関する重要な資料」に納品書が含まれると考えるのは、一般的ではないと思います。一般的な考え方によれば、納品書は会社法による10年保存の義務の対象外だと思います。
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監査が入るし。

。。
納品書は物によって違いますが3年~5年とか保管義務が有るはずです。

もし そんなの無かったら 幾らでも横領出来ちゃうでしょ。。。
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#2です。

  「この回答へのお礼 」を読みました。

商品の発注から、納品、請求、支払い/領収等の各ステップで、経理処理する時には、それぞれの伝票が必要でしょう。

監査が入った時に、経理処理の整合性を証明するためには、それぞれステップで入手した伝票(書類)はファイルして保管して置かないと、説明出来なくなるのではないですか。

因みに、商品の納入先への支払いでも、受領印の押された納品書がないと、請求書だけで支払いをしていると、経理処理をミスる恐れはないですか。
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規程の期間の保管は重要です。

確か7年間だったような・・・
税務署の人に こっぴどくしかられ変な疑いを掛けられてしまいます。
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納品書や領収書等々の証憑(しょうひょう)書類は、税法で7年、会社法で10年の期間、保存が必要です。



保管して置かないと、税務署の調査が入った時等に、困りますよ。
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この回答へのお礼

回答ありがとうございます。領収書は、すべて保管しておりますが、納品書は保管の優先順位からすると、
請求書などに比べると低くなること
はないのでしょうか?

お礼日時:2016/04/26 22:44

ちゃんと保管しておかなくてもいいけど、納品と在庫の数が合わない時などに、どの時点で間違いがあったのか判らなくなって、困りますよ。

誰の責任かも判らなくなりますし
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Q税法で7年の保管が定められている「送り状」とは何が該当するのでしょうか

税法で7年の保管が定められている「送り状」とは何が該当するのでしょうか?

法人税法で、7年の保管期間が定められているものに、
「注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これに準ずる書類」
とあるかと思いますが、ここでいう「送り状」とは、宅配業者に依頼して、
送る箱に貼ったりするものも含まれるのでしょうか?

例えば、送る中身がパンフレットや招待状など無料のものの場合にも
保管しなければならないものなのでしょうか?

Aベストアンサー

送り状保管対象は商品・棚卸資産です。
あなたが印刷業者で配送するパンフレットが印刷注文を受けたもの
であれば保管義務がありますが、パンフレットが商品でなければ
保管義務はありません。

それから送り状というのは商品引渡確認の書類です。
受け取った相手が段ボールに貼ったものでも構わないというのであれ
ば問題ないかもしれませんが、普通は相手が書類として保管できる
状態で渡すと思います。
外箱に貼るにしても、ビニール袋に入れて貼るとか。

Q納品書(仕入・売上)に保存義務がありますか?

従来、売掛帳や買掛帳に加えて、販売時の納品書控や仕入先から発行された納品書までダンボールに入れて保管してきました。近年、取引量が増加したこともあり、上記書類の保管スペースの確保が困難になってきました。
販売の納品書については月に一度、得意先に請求書を発行してお客の承認も得て入金されます。
仕入の納品書は仕入先からの請求書の内容と照合し、相違なければ支払いをします。
そのような運用の中で、何年も納品書を自社で保管する必要がありますか?

過去の取引の中で取引先から問い合わせがあれば、コンピュータの記録を参照して、それで納得できなければ保管してある請求書控や仕入先の請求書を確認する事で問題は解決できています。
税法や商法では納品書の一定期間の保存義務がありますか?
知り合いの会社(複数)では、納品書の保管はしていないという事ですが、違法でなければ当社でも不要な納品書は廃棄したいと考えています。

Aベストアンサー

原則は5年間の保存義務があります。

タックスアンサーより
「■帳簿等の保存
 収入金額や必要経費を記載した帳簿のほか、取引に伴って作成した帳簿や受け取った請求書・領収書などの書類を保存する必要があります。

【帳簿・書類の保存期間】
・帳簿  収入金額や必要経費を記載した帳簿(法定帳簿) 7年
・業務に関して作成した上記以外の帳簿(任意帳簿)   5年
・書類 決算に関して作成した棚卸表その他の書類 5年
 業務に関して作成し、又は受領した請求書、納品書、送り状、領収書などの書類 」
http://www.nta.go.jp/tetsuzuki/shinkoku/shotoku/kojin_jigyo/index.htm

ただ、請求書、領収書等で確認できる納品書等の書類については、
破棄できるという風に言われることもあります。
(と、自分も税理士に確認をとったことはありますが、
あくまでも、税務署の公式な見解が最も適切とはいえます。)

Q請求書、納品書などの整理方法

とくに、個人で事業をやられている方や中小企業の経理関係の方におたずねしたいのですが、請求書や納品書などはどのように整理されていますか?教えてください。

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Aベストアンサー

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Q納品書と請求書の保存

請求書が来たら納品書に基づいて金額を確認するので
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普通は別々に保存するものなのでしょうか…
今まで関わった会社のほとんどが分けているので、何か理由があったら教えてください。
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Aベストアンサー

>普通は別々に保存するものなのでしょうか…

 管理方法に”普通”はありませんので、御社に適合した合理的な方法で保存
 すべき事項です。
 (普通に拘りますと、非合理的な多数派の方法で管理しなければならなくな
  ります)

◯納品書と請求書の管理(整理)担当者が別々であり、各々で保存
  → 請求書と該当の納品書が紐付け(データとしてリンク)できる事
    が重要です。納品書は日付順・請求書は月別会社単位で保存して
    あれば、紐付けは簡単ですから別々に保存してあっても何ら問題
    はありません。
    (会社にとって一番合理的な分類で保存して下さい)
  → このような管理方法で、請求書から納品書を紐付けする事ができ
    ない場合は、この方法を採用してはいけません。
◯納品書と請求書を一緒に保存
  → 納品書管理者と請求書管理者が同一。納品書管理者から請求書管
    理者へ帳票の回付ルールが決まっており、一緒に保存する為の、
    の作業量が甚大でなければ良い管理方法です。
    (納品書と請求書が物理的に紐付いている為)
  → 当該管理方法に要する作業量が甚大でなければ、こちらの保存方
    法の方が管理しやすいと思われます。
    但し、大量の納品書・請求書がある場合は、あまり向いていないと
    思われます。(一概に言えませんので御社の状況をご勘案下さい)

>普通は別々に保存するものなのでしょうか…

 管理方法に”普通”はありませんので、御社に適合した合理的な方法で保存
 すべき事項です。
 (普通に拘りますと、非合理的な多数派の方法で管理しなければならなくな
  ります)

◯納品書と請求書の管理(整理)担当者が別々であり、各々で保存
  → 請求書と該当の納品書が紐付け(データとしてリンク)できる事
    が重要です。納品書は日付順・請求書は月別会社単位で保存して
    あれば、紐付けは簡単ですから別々に保存してあっても...続きを読む

Q領収書・納品書はだす義務はないのか?

税金関係で質問しましたが、多くの回答がなく、むしろこれは「法律」の分野ではないかと考え、再度他のカテゴリーで質問させて頂きます。

質問は下記の内容です。

1ヶ月ほど前に通販(そんなに小さい会社ではありません)で、仕事に使う器具を購入しました。

そのとき、領収書も納品伝票も無かったので問い合わせますと、「宅配の受け取りを領収書にしてもらっています」というので、

「それはわかった。しかし、納品伝票がないと、宅配の領収書金額が買った物であると何を持って証明できるのです?納品伝票だけでも送ってください」と言いましたが、

もう3回ほど納品伝票を発行するように依頼しましたが、「送ります、送ります。」と返事は良いのですが、未だに送ってきません。

今朝、再度、送るように言いますと、
「納品伝票は具合悪いので、領収書を送ります」というのです。

しかし、また返事だけかとも思いますが、私が「領収書は宅配ので間に合わすと言っているのに送ってくるなら、送ってください。しかし、商品明細は但し書きのところへ必ず書いておいてください。」と伝えました。

「申告では、普通はそんなものいらないのです」というので、

私も声をあらげて、「いいかげんいしろ、買い主が要ると言っているのだからいい加減に発行したらどうだ」と言いましたが、実際のところ、法律的に「領収書や納品伝票」は買主から依頼があっても発行する義務はないのでしょうか?

ぜひ、教えてください。
長い文面で恐縮です。

税金関係で質問しましたが、多くの回答がなく、むしろこれは「法律」の分野ではないかと考え、再度他のカテゴリーで質問させて頂きます。

質問は下記の内容です。

1ヶ月ほど前に通販(そんなに小さい会社ではありません)で、仕事に使う器具を購入しました。

そのとき、領収書も納品伝票も無かったので問い合わせますと、「宅配の受け取りを領収書にしてもらっています」というので、

「それはわかった。しかし、納品伝票がないと、宅配の領収書金額が買った物であると何を持って証明できるのです?納品伝票...続きを読む

Aベストアンサー

納品書、納品伝票ってのは、特に出す義務は無かったような?
事前に取り決めしとくのが良かったかも。


領収書に関しては、

民法
| (受取証書の交付請求)
| 第486条
|  弁済をした者は、弁済を受領した者に対して受取証書の交付を請求することができる。

で請求の権利のみが規定されていますが、商品の受け渡しと代金の支払いに領収書の発行を含めて、同時履行であるとして抗弁権を使う余地があります。
領収書が発行されない事を理由に、取引の取り消しを主張するとかは可能です。

Q納品書の取扱について

最近、初めて営業の部署に異動となり、いろいろととまどっております。疑問点を質問しても、周りの人は結構”俺流”で、仕事をしているようで、なかなか納得のいく回答を得ることができません。初歩的な質問でお恥ずかしいのですがどうぞ皆様お力を貸してください。
(1)納品書は、必ず出さなくちゃいけないもの?
顧客先によっては指定の伝票があったりしますよね?
この場合も自分の会社のフォーマットの納品書を送付しなくてはいけないものなのでしょうか?
(2)納品書の控えについて
私の会社では納品書は「控え」と「送付用」の2枚がA4の普通の用紙に自動的に出力されます。前任者は、「送付用」の用紙にのみ捺印し、そのコピーをとり、原本を顧客先へ送付。コピーのほうは捺印していない「控え」と共にファイリングしていました。この場合、捺印していない「控え」のほうも保存しておく必要があるのでしょうか?
「控え」にも捺印をしておけば送付したもののコピーは不要?
(3)送っていない納品書の取扱
売上を上げると自動的に納品書が出力されます。顧客先に指定伝票があるときは、前任者は納品書を送らず、そのままファイルしておりました。送っていない書類を取っておく必要ってありますか?捨てても問題ないですか?

最近、初めて営業の部署に異動となり、いろいろととまどっております。疑問点を質問しても、周りの人は結構”俺流”で、仕事をしているようで、なかなか納得のいく回答を得ることができません。初歩的な質問でお恥ずかしいのですがどうぞ皆様お力を貸してください。
(1)納品書は、必ず出さなくちゃいけないもの?
顧客先によっては指定の伝票があったりしますよね?
この場合も自分の会社のフォーマットの納品書を送付しなくてはいけないものなのでしょうか?
(2)納品書の控えについて
私の会社では納品書は「...続きを読む

Aベストアンサー

>(1)納品書は、必ず出さなくちゃいけないもの?

厳密には、必ずではありません。

流通業では、大半の企業が出していますが、小売業など
出していない企業もありますよね。
納品時に請求書を発行し納品書を発行しない商社(上場企業)もあります。
EDI取引で出さない企業もあります。

しかし、shooterさんの言う納品書と同等となる書類または、
書類と認められるものは、取引先と自社共に必要です。
言葉としての納品書に限定すると不要となります。


>自分の会社のフォーマットの納品書を送付

指定の納品書を送付していれば、自社の納品書は不要という
取引先が大半です。


>(2)納品書の控えについて

#1の方の通りどちらかを保管すればよいでしょう。
控えに捺印の必要性はありません。
捺印のない控えを保存すれば、コピーは不要です。

但し、控えのほうが、送付用の控えとなる要件を満たして
いない場合には、送付用のコピーが控えとなります。

>コピーのほうは捺印していない「控え」と共にファイリング

社印を押印した書類の管理基準などを設けている会社も
あります。
納品書に捺印は必要ありませんが、
企業によっては、納品時の書類の社印の印影チェックを行い、
登録された印影で無いと受け取らない企業もあります。
その為、押印した書類の控えを保管するというルールが
あなたの会社にあるかもしれません。


>(3)送っていない納品書の取扱

指定納品書を送付していれば納品書を取っておく必要性は、ありません。
捨てても問題はありません。

しかし、指定納品書を手書きで書いていれば、
自社から納品していないものの納品書を発行できたりと
悪用することができます。
自社の納品書と対とする事は管理・統制上の意味はあります。


顧客は、自社の指定伝票とすることで業務効率を良くし
仕入計上の運用確立を行っています。
shooterさんの会社も同じで、自社の納品書で売上計上の
原始としています。
複数の様式や、未保管のなどがあると
税務調査などでとんでもない事になります。

その為、売上と一致する自社の納品書控えがあり
納品先からは、納品書控えと一致する受領書を貰う
自社の納品書を必要としない取引先には、
取引先の指定伝票と納品書控えを一致させる。

なかには、指定伝票以外に自社の伝票でも両方受付ける
企業があるので、指定伝票を発行した場合には、
納品書控えだけでなく、納品書も対にする事で
発行ミスと不正防止となります。

全てを行うと、管理コストも高くなります
(受領書を貰う為返信用封筒が必要など)
企業によって、妥協点を設け運用しているのが
実態では無いでしょうか?

また、なぜそうしなければいけないのか?
理解せず仕事をしている場合もよくあります。
似たような事象だからと

営業ではなく経理や総務の方が、運用の目的を知っている
場合もあります。

>(1)納品書は、必ず出さなくちゃいけないもの?

厳密には、必ずではありません。

流通業では、大半の企業が出していますが、小売業など
出していない企業もありますよね。
納品時に請求書を発行し納品書を発行しない商社(上場企業)もあります。
EDI取引で出さない企業もあります。

しかし、shooterさんの言う納品書と同等となる書類または、
書類と認められるものは、取引先と自社共に必要です。
言葉としての納品書に限定すると不要となります。


>自分の会社のフォーマットの納品書を送付
...続きを読む

Q請求書、納品書はコピーでも大丈夫?

支払日が迫るにつれて「本当はどうなんだろう?まあいいや」
で済ませているのが、請求書と納品書のことです。
社内の人間が仕入先の納品書をなくすことが割とあり、
その場合はいつも相手方に、納品書控えをFAXで入れてもらっています。
後日税務署の人が来たときにそれで問題にされることがあるのでしょうか?

また先日請求書が不着だったことがあり、相手方が
「絶対に送った」と譲らなかったため、仕方なく請求書のコピーをFAX
してもらいました。請求書がただのFAX用紙(コピー用紙)でもいいのでしょうか?
アドバイス宜しくお願いします。

Aベストアンサー

>後日税務署の人が来たときにそれで問題にされる…

昨今話題になっているような二重計上、五重計上であったり、日付や金額を改ざんしたものでない限り、別に問題ありません。
用紙、様式がどうのこうのでなく、その買い物が事業用途であることに間違いがなく、現金出納帳その他関係帳簿に齟齬が生じていなければ、税務署は何も言いません。

>請求書がただのFAX用紙(コピー用紙)でもいいのでしょうか…

それはあなたの会社が決めればよいことです。
支払い担当が、FAX用紙などではダメと決めている会社もあるでしょうね。

Q納品書の保管を電子データで保管したいのですが

現在、取引先からの納品書を保管しています。
取引先が多く枚数も多いため、電子データ(テキストデータ)
で発行してもらい、「電子保管」しようと考えました。(こちらの指定フォーマットにて)
ここで、問題が発生しました。「電子帳簿保存法」では、「自己が最初の段階から作成した・・・は、税務署に届ければ保管可能」(だいぶ略してます)となっています。
取引先から発行してもらう(自己が作成していない)納品データは「電子帳簿(帳票)」として保管できないのでしょうか。(たぶんパケージソフト等は保管を行っていると思うのですが・・)
ご教示願います。

Aベストアンサー

従来、税法で、自分が作る帳簿や書類は必ず有体物で保存しなければならないとされていましたが、電子帳簿保存法により、電子帳簿をつけている場合には、承認を得て電子媒体に保存する形でもよいとされました。すなわち、電子帳簿保存法の「承認対象」はあくまで自分の作成するものです。これに対して、納品書などの取引に関して相手から受け取る書類は、紙などの有体物でもらった場合はそのまま保存しなければなりませんが、もらわないものは保存しようがありません。
質問の「納品書を電子データでもらう」というのは、有体物ではないですから有体物の保存義務はありませんが、電子商取引に該当しますから、その通信データについては保存義務があります。自分が作成する帳簿の場合は「承認を受けて電子保管することができる」ですが、電子商取引を行った場合の通信データについては、受信・発信とも「必ず保存しなければならない」のであって、帳簿の保存承認とは関係ありません。たとえ電子帳簿保存法の承認を受けていない会社でも、電子商取引をしていればその通信データは保管する必要があるということです。


電子帳簿保存法第十条(電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存)
 所得税(源泉徴収に係る所得税を除く。)及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならない。

従来、税法で、自分が作る帳簿や書類は必ず有体物で保存しなければならないとされていましたが、電子帳簿保存法により、電子帳簿をつけている場合には、承認を得て電子媒体に保存する形でもよいとされました。すなわち、電子帳簿保存法の「承認対象」はあくまで自分の作成するものです。これに対して、納品書などの取引に関して相手から受け取る書類は、紙などの有体物でもらった場合はそのまま保存しなければなりませんが、もらわないものは保存しようがありません。
質問の「納品書を電子データでもらう」とい...続きを読む

Q注文書の控えの保管は必要?

専門工事会社に勤務しているのですが、社内の書類保管状況を整備してみると、下請業者に発行した「工事注文書」の控えを保管していないようです。聞いてみると、下請業者から注文請書が返送されてきた時点で、注文書の控は破棄しているとの事です。何も問題は無いのでしょうか?法令等での指定はないのでしょうか??

Aベストアンサー

注文書控えは、残したほうがいいでしょうね。

契約は、一方が申し込んで他方がこれに承諾したときに、成立します。このとき、それぞれを証するため、書面を取り交わして保存すると良いとされています。そのために作成するのが、注文書であり注文請書です(※)。
そうすると、申込があったことを証するために注文書を、承諾があったことを証するために注文請書を保存しておくのが望ましいといえます。ただ、いずれか一方は相手に渡してしまいますから、証拠書類としては控えを残すことになります。
片方しか残していない場合には、もう片方が「存在するのだろう」と推測されるに過ぎないこととなります。平時であればそれでも問題はありませんが、何かコトが起こったときは問題となる場合があります。

また、注文書が申込、注文請書が承諾を証するということは、両者が一体となって契約の成立を証するものといえます。そうすると、契約の成立を証する書類の保存義務が法令で定められているかどうかを確かめる必要があります。
この点、法人税法施行規則59条1項3号にいう「取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し」がこれに該当し、その保存期間は7年とされています。これより長期の保存期間を定めた法令は、寡分にして存じません。

以上より、注文書の控えは7年保存することが望ましいといえます。

※ 注文書・注文請書は、業法によっては発行義務を課しています。
※ 見積段階で話が煮詰まったなど状況次第では、見積書が申込、注文書が承諾をそれぞれ証し、注文請書は添え物に過ぎない場合もあり得ます。

注文書控えは、残したほうがいいでしょうね。

契約は、一方が申し込んで他方がこれに承諾したときに、成立します。このとき、それぞれを証するため、書面を取り交わして保存すると良いとされています。そのために作成するのが、注文書であり注文請書です(※)。
そうすると、申込があったことを証するために注文書を、承諾があったことを証するために注文請書を保存しておくのが望ましいといえます。ただ、いずれか一方は相手に渡してしまいますから、証拠書類としては控えを残すことになります。
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Q切手代は非課税なんですか?

切手代等郵便代を税込処理としてきましたが、これは間違いですか?もう長いこと私が担当する前の方からそうしていました。担当の上司もずっと同じですが、今日起票した伝票を見て切手代は非課税じゃ・・・と言ってきました。あんたは今まで何ををみてたんだ?と言いたくなりました。事務処理を外部委託するようになってからも、委託先からは何も言われないし、会計監査の際も特に指摘は無かったので疑問に思わず処理していました。
確か、消費税の制度が導入された当時、60円の切手に消費税が2円係っていたように記憶しています。一円切手なんてのがありましたが、当時と今とでは違うのですか?

Aベストアンサー

切手やはがきについては、郵便局や切手売りさばき所における譲渡については非課税となります。

切手・はがきについては使用時(郵便物に貼付した時)に消費税がかかるのであって、郵便局等での購入時には消費税は非課税となります。

例えば、80円切手は84円で買うわけでも、逆算して76円の切手を80円で買っている訳ではありません。
ただ消費税相当額が額面に含まれているだけです。

しかしながら、経理上は、一々貼ったときに消費税を計上していたのでは、面倒なので、継続適用を前提に、購入時に課税扱いしても差し支えない旨を規定していますが、あくまでも購入時は非課税です。
(消費税基本通達11-3-7、下記サイトを参考にされて下さい)

逆に言えば、上記の場所以外、例えば金券ショップなどでは、売買時点で課税対象となります。

結論が後になりましたが、sagamitoさんの今までの処理方法で間違いはありませんので、大丈夫ですよ!

参考URL:http://www.nta.go.jp/category/tutatu/kihon/kansetu/syouhi/11/03.htm

切手やはがきについては、郵便局や切手売りさばき所における譲渡については非課税となります。

切手・はがきについては使用時(郵便物に貼付した時)に消費税がかかるのであって、郵便局等での購入時には消費税は非課税となります。

例えば、80円切手は84円で買うわけでも、逆算して76円の切手を80円で買っている訳ではありません。
ただ消費税相当額が額面に含まれているだけです。

しかしながら、経理上は、一々貼ったときに消費税を計上していたのでは、面倒なので、継続適用を前提に、購...続きを読む


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