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会社で本業以外の煩雑な事務作業が減らない理由

会社で本業以外の煩雑な事務作業が減らない理由会社で本業とは別にあるさまざまな事務作業。会社によってはIT化による事務処理システムがうまくいかず、かえって作業が面倒になっているようだ。では実際、皆は会社の事務処理についてどう感じているのか、「おしトピ by 教えて!goo」で聞いて見たところ、こんな声が寄せられた。

「あなたの会社には非効率な事務作業がある?」

■電子化しても紙書類を提出


「…(前略)Web上から必要事項登録するだけのシステムがあるにもかかわらず、別途Excelファイルでお手製申請書提出とか(以下略)…」(そのへんの人さん)、「電子経理処理があるのに、結局印刷して提出しなければならない(以下略)…」(akinekoさん)、など電子処理できるのに、紙文書を作成、提出することの不効率を指摘する意見が見られた。

■パソコンを導入すれば効率化という誤解


このように現場では不満の声があるが、なぜ事務作業がITによって必ずしも効率化できていないのか。ITコンサルタントの村本睦戸さんに聞いてみることにした。

パソコンを導入して成功事例をつくった企業では、経営企画部などの社内を横断的に動ける部署が外部のITコンサルタントなどアドバイザーをまず雇う。そして、効率化の経営戦略プラン(会社の成長戦略と人事計画も含む)を立てたうえで、パソコンを導入しているそうだ。このプロセスが大事なのだと言う。

対して、そのコストが払えない、またはそのようなプロセスが成功につながることを知らない企業はというと、「パソコンという道具や装置を、現在のマネジメントのまま現場に導入してしまうのです。それで効率化の機能が導入されたのだから、問題は解決したと思い込んでいます」と村本さんは分析する。

■ITの本質は今ある状態のスピード化


間違った導入をした結果について、村本さんはこう指摘する。

「ITの本質は、今ある状態のスピード化です。“効率化の骨組みや計画”がない会社でパソコンを導入すれば、そのままその状態を加速させるだけなのです」

つまり、パソコンが導入されたので仕事が増えたのではなく、整理されていないもともとあったムリ・ムダ・ムラが加速され、混乱状態となっているだけだという。

そのような会社では、パソコンはIT機器ではなく、「高いワープロ」「単なる表計算機械」「紙を増やすチラシ製造機」でしかなくなってしまうわけだ。

IT化でかえって事務作業が混乱している会社は、まず一度専門家に相談してみるのがいいだろう。

ITコンサルタントの村本睦戸さん
1989年、日本大学文理学部卒業。システム計画研究所に入社。大手クライアントのシステム開発およびプロジェクトマネージメントに従事する。2008年ホロデックスコンサルタントを設立。2013年ITコーディネイター資格を取得する。


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