経理担当者です。出張費、交通費の清算書に印鑑は必要ですか？

小さい会社で経理の仕事をしているものです

タイトル通りなのですが
私のいる会社では、毎月の給与時にその月の出張旅費等を清算しています

その際に　社員からは　その月に発生した旅費、交通費の清算書を提出してもらっているのですが
数名の人が経理担当とは違う現場で作業している為
まずはメール等で連絡をもらって　給与計算に間に合わせ後から捺印した清算書を提出してもらって保管していました

ところが　最近　捺印したものを送ってくれない社員がいて
どうしたものかと困っています

提出物の催促をするといちいちつっかかってくる方なので
正直　催促するのも少しつかれてしまいました(^_^;)


そこで　清算書として捺印が不要であれば問題はないのかなと思い
質問させていただきます

出張費、交通費清算の書類として捺印なしでも成立しますでしょうか？
また何か良い方法があれば教えてください　よろしくお願いいたします

No.3 回答者： taisetu#2 回答日時： 2006/12/20 19:01

　実はパートさんが、出張旅費先で、マネキン担当の時、自分の家庭で使用するレシートを会社の証憑として台紙に貼り付け請求していた人がいました。

　これは現場の責任者でなければ事務担当では実際に現場で使用したかどうか判りません。ですから責任者の押捺のない書類は清算してはいけないというのです。

　本人を信じ、また、直の方が仕事が速いことは知っています。しかしレシ－トが店の押捺無しで証明されるよいうになりました。これを逆手にとって悪用する人がいるのです。

　ですから清算書を信じるなら現場の責任者しか事実を把握できないでしょ？よい方法は間違えや不正がないことです。私は監査等で時指摘され交錯しないように思うのです。

この回答へのお礼

悪用、、ということがあったのですか・・・・大変でしたね

今回はその請求内容の真偽については問題ないと言うことを踏まえての質問のつもりでしたが
参考にさせていただきます

とりあえず　またいろいろ調べてみます
たびたびの回答ありがとうございました

お礼日時：2007/01/04 16:23

No.2 回答者： taisetu#2 回答日時： 2006/12/19 23:15

　厳しい書き方ですが、会社の大小関係ありません。

上司が承諾すれば、あなたの判断で処理するのはどうかな？どうぞ違反をしてください、と言うのと同じです。

　もし架空のメール＆書類でもあなたの判断で処理する事になります。印鑑って何でしょう？

　私なら印鑑の無いものは処理しません。大体メールで受けること事態が誤りです。例えば、本人・主任・課長・支店長の上司の印鑑（認印）が押捺されていない書類は認めるべきではありません。

　よい方法は監査員が検証して認められる仕事をすることです。要するに今月の清算は今月支払うと言うけれど、月末の夜出張から帰ってきたら当然翌月清算になるでしょ？

　これと同じで、印鑑を押捺された書類だけ信じて処理することを勧めます。

　メール等を許してしまうと相手もこれで済んだと思い込んでしまうのです。だから捺印された書類を送ってこなくなるのです。　

この回答へのお礼

回答ありがとうございます

厳しい意見をありがとうございます

回答者様の意見は　「成立しない」と言うことですよね？なるほど・・

１つ断っておきますが私も経理担当者としてきちんとルールどおりに処理をしております(^_^;)

監査が入ったときにはきちんと捺印したものをと言う認識は私にもありましたが　社員の方から　電子ファイルに捺印するソフトがあって　それで処理しているところもあると聞いたと言われたり、今は100円ショップで簡単に印鑑が手に入ることもあり、経理のほうで代わりに捺印をすれば良いのではないか等

いまでは　そう言うこともまかり通っているのか？と
困惑しているところです

回答者様は　経験者とのことですが　そのような事例を聞かれたことはありますか？
もしあれば教えください

お礼日時：2006/12/20 12:21

No.1 回答者： karinto7 回答日時： 2006/12/19 18:02

捺印は会社が無くとも問題ないと認めれば無くとも良いと思います。

しかし
＞提出物の催促をするといちいちつっかかってくる方なので
は問題だと思いますよ。
会社の決め事を無視しようとしているのですから。
やはり上司から注意して貰うべきしょう。
それでもだめな場合は清算書が提出されない場合は清算をしないようにしたらどうでしょう。

この回答へのお礼

回答ありがとうございます

捺印なしで出来るようであれば上司に相談して見ます
今までは社員本人からの請求であることの証明として捺印してもらっていたのですが、
捺印がなくともとりあえず支払えるならそれで良いのではないか等、
他の経理担当の方からも指摘され、今のところ私が責任者なので
どうしたものか　考えているところです

注意は何回かしてもらったのですが、清算もなしと言うことも出来ず

もともと問題のある方なので　なかなか難しいです(＠_＠;)

お礼日時：2006/12/19 18:21