だめ押しのメールの書き方は(留学合格の為)

Question

識者の皆様宜しくお願い致します。
留学出願関連での英語の質問です。

私は日本の大学で修士修了生で,日本の大学で働いています。そしてアメリカ留学を決意しました。アメリカの大学院留学(理工系のPh.D)先からTOEFL,GRE,transcript,recommendationもろもろが届いたよとの通知メールが来ました。
だめ押しに
「私は日本の九州大学で学部生用の数学のテキストブックの作成を終え、それらは実際に抗議に使用されていて、現在は大学院生用の数学のテキストブックの作成の仕事をしていてと数学に関すする学術論文執筆&投稿中です。どうぞ宜しくお願いします」
と返答しときたいのですが、

Dear Sir or Maam,
Thank your for e-mail.

In Kyushu university in Japan,I have finished drawing up a textbook mathmatics for undergraduates and it is used in classes actually,Now I work at drawing up mathematics textbook for gradutes. And I am writing papers about mathematics and cotributing it to the academic meeting.

I hope you admit me to your Mathematics Ph.D program.

Sincerely,
YYoshikawa

と書いたのですが、文法や文意の点でおかしな所があればご指摘ください。

larme001 · Accepted Answer

出願書類受理の確認のメールのようですので、特に返事を出さなくてもいいとおもいます。相手が大学なら、事務的な作業かも知れませんので、何か余計な内容を入れると書類に不備があったのかと思われ混乱を招きそうです。

もし、返事を書くにしても何を伝えたいのかはっきりとするものにしたほうがいいでしょう。

たとえば、単なる返事のお礼なら、”書類受理のメールをありがとうございました。それでは、貴大学で学べることを楽しみにしています。”程度で簡潔で言いと思います。

あと注意点としては、
a)一文がやたら長い。 >上の大まかな概要？の日本語もそうですが、いろいろなことが一文に含まれすぎています。文を長くしすぎると、時制を間違えやすくするだけでなく、下手をすると文章の意味がわからなくなりかねません。文章の意味がはっきりしないものが一番英語で嫌われます。

b)”I hope you admit me to your Mathematics Ph.D program.”は、できたら,you を使うのはさけて”ＯＯプログラムに参加出来ることを望んでいます。”などあくまで"I"を主語にしたほうが良いでしょう。

c) drawing up よりwritingのほうが良いでしょう。また,mathmatics textbookは書くなら、何の本（calculus textbook,linear argebraなど）を具体的にいったほうが良いでしょう。

英語のビジネスレターは基本的に、まず手紙の目的は何なのかをはっきりと書くことが大切です。I am writing to inqury about ...やI am ordering .....などではじめるのはそのためです。膨大なメールを毎日受け取るので、事務のかたは流し読みでさっさと読んでしまいかねません。質問者さんの場合だど少し、”論文を書いたのでそれをぜひ見てっほしい”といっているようにもとられます。もちろんそれを望んでいたなら、出願時のエッセイ或いは、推薦書などにそのような活動を入れてアピールするべきでしょう。

今回のメールというよりも、今後メールをする機会があったときに注意したほうがいいと思ったの少しですが、のべました。目的の分かりにくいメールを送ってしまうと、事務は大抵無視して終わりでいちいち確認してくれないのでそういうミスをしないことです。文法や時制が多少間違っていても、「何をしてほしいのか？何の目的でメールを書いているのか？」が分かりやすく第一パラグラフにあれば、無視されることはありません。

いずれにせよ、うまく留学出来るといいですね。

flippintaters · Answer

留学決意から決定までは不安も多いものですから、お気持ちお察しします。その上であえて言わせていただきます。

1）通常、出願にまつわる様々な書類の受け取り及び連絡の事務作業をする人は、実際に選考をする人ではないでしょう。質問者さんからのメールの内容をわざわざ印刷などして選考者に添えることも無いと思います(長いメールは嫌われます)から、アピール文の効果は疑問です。そもそもそういったアピールは出願時に提出する書類の中に含むべきものでは？
2）英文全体に不自然・不適切なところが見受けられます。これではアピールのつもりが自分の英語力を露呈して逆効果になるとも考えられます。
…以上の点を考慮した上で、それでもやっぱりアピール文を送りたいというのであれば、次の点を書き直してはいかがでしょうか。

1)誤字(Maam以外にもあるので確認を)
2)"In Kyusu..."は後ろにもって行く(ちなみに大学名については大文字に気をつける)
3)Thank you for letting me know..などとして、さりげなく具体的に自分の立場を伝える
4)"I have finished...in classes actually"については、時制が気になります(actuallyの位置も正す)。それを終えたのはいつなのか、使用されているならこの場合は進行形にするとか
5)","と"."の使い分けもきっちりすること
6)"textbook mathematics"を正す
7)現在取り込んでいることならば"I am writing"の時制を見直す
8)"writing papers about"を見直す
9)最後の文については、「私の出願がうまくいくよう」という意味の英文の方がここでは自然かと。

留学、それも大学院留学なのですから、私からはご指摘のみとしました。おそらく正すだけの英語力はお持ちかと思いますし。
メールの返信ですから、あまり時間をかけずに早めに返しましょう！留学決まるといいですね。

meineisan · Answer

In Kyushuからいきなり入るのが不自然に感じます。観光案内じゃないのでI amから書き始めたほうが無難です。冒頭に自分はＰｈＤにapply中であり結果を待っている状況にあるということをまず書かないと誰だか何のためだか相手にわかってもらえません。テキストのセールスメールと勘違いされる可能性もあります。

ＰＨＤに行くのなら、テキストブックを書いていることよりも学術論文のことだけを書く・あるいは学術論文を先に書いて強調したほうがいいような気がします。どういう内容なのか、どこの学会に提出するのかも書くべきです。あちらでは報道でも何でも必ず出所を実名で出し信憑性を強調するからです。学部生用のテキストを書いている人は研究の一線からは遠ざかっているイメージがありますので、書くならあくまで言い添える程度で。

最後にスペルチェックをかけてスペルも間違わないようにしてください。Maamはお母さんのことです。

だめ押しのメールの書き方は(留学合格の為)

出願書類受理の確認のメールのようですので、特に返事を出さなくてもいいとおもいます。

留学決意から決定までは不安も多いものですから、お気持ちお察しします。

In Kyushuからいきなり入るのが不自然に感じます。

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