在職証明書発行とプライバシー

在職証明書に関する質問です。

今、正社員として勤めています。外国人の夫のビザ期間更新のため
会社に在職証明書発行をお願いしました。
総務の担当者が言うには、証明書発行に当たっては、彼のパスポートのコピーが必要で
それがないと発行することはできないと言われました。

発行理由に嘘はないのですが、彼のパスポートのコピーを渡すのが嫌です。
（プライバシーを詮索される様だし、個人情報のような気もするし、
彼と私の勤務している会社との間には何の関係もないし。。。）

質問なのですが、在職証明書発行に当たって、彼のパスポートのコピー絶対必要なものなのですか？

私個人的には、発行理由があればそこまで要求される必要ないと思うのですが。。。

よろしくお願いします。

No.2 回答者： wellow 回答日時： 2008/05/08 10:26

＞在職証明書発行に当たって、彼のパスポートのコピー絶対必要なものなのですか？

特段、必要なものではありません。配偶者の在留資格更新に使うということで、理由を補強する証拠を求めているだけです。
そもそも在職証明は会社にとっては当該人の在職を証明（一般的には収入や勤務地、勤務条件なんかも通常書かれますけど）するだけのものです。配偶者の在留資格更新に使うかどうかも、そもそも答える必要はないですし。

担当者（もしかしたら担当者の上司）の頭が固いか、本質を理解していなか、会社の意味不明な内規かもしれません。

この回答へのお礼

wellowさん
お礼が遅くなりすみませんでした。回答ありがとうございました。
ですよね。。。だって、私の在職を証明してもらうための書類だから
すごく変なものに使わない限りは大丈夫だと理解してました。

担当者の頭がめっちゃ固くって困ってます。
こっちも意地になってしまいます。
担当者曰く、「パスポートのコピーを提出してもらわない限り、在職証明書は出しません！！（怒）」とのことで、そんなのありか！！って思ってしまいました。

こんな担当者どうにかしてほし－－－い。（ちっちゃい会社なので、総無関係の担当者その人しかいないのがつらいところ）

愚痴になってしまいましたが、回答ありがとうございました。

お礼日時：2008/05/12 09:51

No.1 回答者： walkingdic 回答日時： 2008/05/07 10:44

>総務の担当者が言うには、証明書発行に当たっては、彼のパスポートのコピーが必要で

それがないと発行することはできないと言われました。

うーん。彼自身の在職証明であればパスポート提示を求められるのは理解できます。
外国人の雇用に当たっては、パスポートや外国人登録証による確認が求められていますから。

ただご質問者の在職証明なのであれば、本来在職証明は使用目的を告げる必要性はないものなので、彼のパスポートを求める明確な理由はないですね。

担当者はおそらく、

　・外国人本人の在職証明発行の場合と同じと勘違いしている
　・在職証明の発行理由の裏づけ資料として求めている

のどちらかでしょう。前者であれば勘違いということで、話し合えば解決しそうですけど、後者の場合には確信犯と思われますので、面倒ですね。

というのも、在職証明というのは法令による定めは何もなく、任意の書類になります。
そのため、使用目的については、その必要性はないかもしれませんが、使用目的の記入等を求めることが直ちに違法ということもないのです。
使用目的の記入やその裏づけ資料の提出要求は、その必要性に疑問はあっても、求めることが直ちに違法とまではいえないのがつらいところです。

ただ、別の観点でいうと、従業員にはいたずらに不必要な個人情報の提出は求めないようにという行政指導はなされていますので（強制力や拘束力はないですが）、もし会社に労働組合があるのであれば、そういうところに相談して会社に態度を改めさせる試みはしてもよいのではと思います。

この回答へのお礼

walkingdicさん、わかりやすい回答ありがとうございました。

担当者は、明らかに
・在職証明の発行理由の裏づけ資料として求めている
の方です。彼女いわく、「在職証明書の発行の証明としてファイルしておきます」と言ってましたので。。。

私も違法性までを問いたいとは思っていませんが、彼女が個人のプライバシーにとても入ってきたがる性格の持ち主なのでちょっと困っているのです。残念ながら、労働組合がわが社にはないので相談を持ちかけるところがありませんが。。。んー残念！！

回答ありがとうございました！

お礼日時：2008/05/07 11:19