個人事業主 個人相手の仕事による打合せ時 交通費

仕事柄、ネットで営業し、全国様々な場所にお客さまがいらっしゃいます。
一案件が高額な仕事ですので、発注する前に直接会って打合せしたいというお客さまもいらっしゃいまして
その都度、お客さまのご自宅の近くの事務所で打合せを行います。

結果、ほとんど商談成立し、仕事となり売上も上がるのですが、
その際の移動交通費はすべて電車ですので、レシートがありません。
また、打合せもよくあるような喫茶店などで行っておりませんので、そのレシート/費用計上ももありません。

この場合、その旨をメモしておく程度で経費として計上できるのでしょうか？
場所が遠いと、交通費の割合としては、売上に対して１５～２０％となることもあります。
すべての依頼で直接打合せを行うわけではなく、メール・電話のやり取りが多いので、
総売上に対しての交通費の割合は５％程度です。

またよく、半面調査というものがあると聞きますが
個人事業の仕事で、相手が個人の場合、その個人に対して調査が入ったりするものでしょうか？
仮に調査をしたい、と税務調査で言われても、個人情報保護の観点より、
依頼がクローズしたお客さまの個人情報はすべて消去しているのですが・・・

No.1 回答者： mukaiyama 回答日時： 2011/01/17 13:30

＞移動交通費はすべて電車ですので、レシートがありません…

「業務日報」などを毎回つけることによって行き先を明らかにし、現金出納帳でその支払額が確認できれば、特に支障ありません。

＞相手が個人の場合、その個人に対して調査が入ったりするものでしょうか…

考えすぎ。

＞個人情報保護の観点より、依頼がクローズしたお客さまの個人情報はすべて消去している…

それはいけません。
個人情報保護というのは、職務上知り得た情報をむやみやたらと他言してはいけないというだけです。
税務調査に来られた際、税務署員に売上先を明かすことは、個人情報保護などというものとは次元が異なります。
お客様名も明かせないようでは、帳簿保管義務に違反しているとして、申告内容を丸ごと否認されることにもなりかねません。
http://www.nta.go.jp/taxanswer/shotoku/2080.htm

税金について詳しくは、国税庁の『タックスアンサー』をどうぞ。
http://www.nta.go.jp/taxanswer/index2.htm

No.2 回答者： usikun 回答日時： 2011/01/17 14:07

公共交通機関を用いての移動なら特にレシートがなくとも大丈夫です。

エクセル等で適当に業務日報という様式で
出張日・移動経路・移動に要した実費・商談相手等をメモするフォーマットを
作成していれば事足ります。
喫茶店等ではセコセコ領収証を集めて回って下さい。

”反面”調査ですが、架空の経費計上や売上飛ばし等に対して行われます。
売上を意図的に隠したことは相手が法人・個人事業主など申告主体ならば
相手先の帳簿等から解りますので質問等が行く可能性はありますが一般消費者に
対して反面の心配をする必要はありません。

お客様情報の件ですが注文販売ですので誰に売上を上げたか全く記録が無いというのは問題です。
注文書（注文メール）等は印刷してファイリングしておくべきです。
個人情報保護法というのは公益に対して顧客情報の非開示が可能である
と定めた法律ではありませんので、同法を盾に取っても意味がありません。

実際に通帳に入ってきたお金には振込人名義があるでしょうから
全く情報無しという訳でもないようですね。

何を記録すべきか等は素人判断せず最寄の税務署に尋ねるのが一番ですよ。
素人判断は怪我の元ですから

No.3 回答者： damoi-39 回答日時： 2011/01/17 14:15

業務出張報告書等にて仮払金によって例えば東京～大阪間新幹線金額分を出金し、所持して仕事を済ませて帰社してから精算します。

打合せ店での打合せ時の「食事代は領収書は頂ける。」領収書が無ければ清算出来ないですので戴いてください。大雑把な経理処理は調査の対象になります。

大企業でも個人事業でも電車代金や飲食代金の会計処理は同じですので、会計内容も同じです。例を書いておきますので参考にして下さい。

(1)仮払金払い出しの場合。
（借方）　　　　　　　　　　（貸方）
仮払金３０，０００　／現金３０，０００・・・・３０．０００円を持参します。

(2)業務内容報告書「旅費交通費・食事代・お茶代」に基づいて(3)のように精算仕訳伝票を起票し、(2)を添付します。

(3)精算仕訳
（借方）　　　　　　　　　　　　　（貸方）
旅費交通費２５，０００　／仮払金３０，０００
交　際　費　５，０００　
(3)の仕訳伝票を起票し(2)を添付します。

もし立替払い金お茶代２．０００の場合。勿論(2)を添付します。
（借方）交際費２．０００／（貸方）現金２．０００で現金を受け取ります。

上記を明確にする事で、仮に調査を受けてもなんら問題ありません。

No.4 回答者： TanakaHiro 回答日時： 2011/01/27 16:27

鉄道の交通費については、心配であれば出金伝票を用いられてはいかがでしょうか。

１００円均一なんかでも売ってます。
あと、電車のキップの自動券売機では、領収証が出るやつもあります。また、窓口で領収証を発行してくれる鉄道会社もあります。ご利用の鉄道が、こういったのに対応しているかどうかも、確認されてはいかがでしょうか。

No.5 回答者： LHS07 回答日時： 2011/06/09 20:42

個人で設計の仕事をしていたときには

移動についてはそのつどメモしておけばいいとのことでした。
私は移動月日と金額をエクセルに入力していました。

携帯、車（車検、点検費用、ガソリン代）も仕事と個人で使う割合を70%なら０．７をかけて
計算していました。

個人情報をクローズしているとのことですが、再依頼の時に前回のことを覚えていると
お客様の信用度が相当増します。参考まで。