印刷トラブル　お客様への説明について

Question

説明がややこしくて長文ですが　どうか、教えてください。

わたしは、小さな小さな編集プロダクションに勤めていて、企業様より社内向け冊子の取材・撮影、印刷データ作成を請け負っています。
印刷物はインデザインをデータ入稿しており、PDF入稿ではなくインデザインのパッケージを入稿しています。
外注のオペレータさんに資料を送ってデータを作成していただき、
出来上がったデータをもらって、こちらからお客様にPDFで初稿をお送りします。校正を進め、最終的にわたしが確認してから製版屋さんへ印刷データをお送りします。製版屋さんは外へ印刷を出されています。

昨年末、年末納品の印刷物で写真の間違いがあり、新年号の１月１日発行ができなくなりました。出来上がりが届いたのが２８日のため、年末で刷りなおしができなかったためです。
弊社が関西、お客様が関東のため、取り急ぎご担当様に電話とメールにて事情をご説明し、お詫びを申し上げましたが、今週、トップの方に原因と今後の対応策についてご報告しなければなりません。ペナルティ（お値引）については、上司がご担当様と話をします。

当初は、「わたしが責任をとり、担当をはずしてもらう」など、わたしが悪かったとお詫びして決着をつけようと考えたのですが、時間が経って少し冷静になると、この件についてしっかり向き合いたい、その上でご説明したいと思うようになりました。

さて、この間違いの原因について、皆様のお考えを聞かせていただけますでしょうか。

この間違いは、出来上がりのもので初めて目にしました。
製版屋さんからの最終校正PDFを確認したところ異常はありませんでした。

間違いの内容は
見開きで大きく１人ずつ・２名配置していた写真が入れ替わっていたものです。
文字データやレイアウトは変わらず、写真だけです。
右ページAさんのインタビューのところにBさん、
左ページBさんのインタビューのところにAさん。

実は　初稿で、この見開きページの写真の間違いをお客様に指摘され、わたしが修正しています。
このときはAさんとBさんの写真は、大きいの・小さいのを合わせて４点すべてが違っており、修正。
お客様に再校をPDFでお送りし、ほかの写真や文字校正などもすべて確認してOKをいただきました。
製版屋さんへデータ入稿し、校正PDFが送られてきて確認。この時点でなにもなかったので、校了となりました。
そして、２８日の午後３時頃、製版屋さんの営業の方が出来上がりを持ってこられ、中面を何気なく見ると、写真がちがっていた・・・・・・というわけです。
初稿で間違っていた写真のうち、小さい２点は大丈夫で、大きいほうが入れ替わっていました。他のページで最後に差し替えた写真も大丈夫で、全部ならまだしも、なぜこの２点だけが・・・。

入稿データは、パッケージで入稿しています。念のため入稿済みのリンクを確認しましたが、異常は見られません。
製版屋さんの営業さんは、わたしがリンクの写真の名前を変えたからではないか、と言うのですが、お客様へお渡しした修正後、変えた覚えがありません。
しかし、わたしの未熟さで、なにか不具合が起きたのかもしれません。
では、わたしがミスをしたとして、なぜ製版屋さんからの校正PDFで写真は入れ替わっていなかったのか？そこで確認できなければ、印刷所へ行って刷りあがりを見るしかないのでは・・・？

ただ、
上記の内容をお客様にご報告すると、どうしても印刷に責任を押し付けているような文章になると感じます。。。
誰かを悪者にしたいわけではなく、なぜ起きたのか？どうしたら防げたのかを知りたいし、ご報告したいのです。

そこで
○なぜ間違いが起きたのか？推察できましたら、お願いいたします。
○皆様なら、どのようにご報告なさいますか？
○対応策として、どのようなことが考えられますか？

皆さんのお知恵をお貸しください。
長くなり申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。

white_catcat · Accepted Answer

どう考えても、

>製版屋さんへデータ入稿し、校正PDFが送られてきて確認。この時点でなにもなかったので、校了となりました。
そして、２８日の午後３時頃、製版屋さんの営業の方が出来上がりを持ってこられ、中面を何気なく見ると、写真がちがっていた・・・・・・というわけです。

ここで入れ替わったとしか言いようがないですよね。
「誰かを悪者にしたくない」というのは会社が違えども一緒に働いているのですから、お気持ちはよくわかります。
でもミスはミス、きちんと原因をつきとめて責任を取らせるのも努めではないでしょうか。
質問者さんが校正PDFを確認しており、その後の製版が違うなら製版屋の責任です。

>わたしがリンクの写真の名前を変えたからではないか、

これは製版屋の言い訳で責任逃れだと思いますので、ご自分が感じられている疑問をそのまま投げかけては？
「こちらがリンクの名前を変えたとして、なぜ校正PDFは正しいのか？」と。

あなた自身が間違っていないのなら、きちんと強く申し立てましょう。
「自分が未熟だから」とさも自分が詰め腹を切ればきれいに収まるようなことを言っていますが、それは単に製本屋と争いたくない「逃げ」ではないですか？
そこを逃げたら、あなたが会社に損害を与えることになりますよ。

校正PDFを確認した後に一切触っていないなら、それを譲らないこと。
いくら寝ぼけててもリンク名を変えるというのは、結構な作業量です。
普通は覚えてますし、ちょっと指がキーボードに当たったくらいでは無理でしょう。

私も先日ありえないようなミスを印刷屋にされ、しかも自分の責任ではないようなことを言われましたが、嫌な発注元になって指摘しました。
じゃないと同じミスを繰り返されたらたまったものじゃないですから。
それこそお客様に大変な迷惑を掛けてしまいます。

間違いが起きたのは製本屋がきちんとデータ管理していなかったのが原因かと思われます。

報告はありのままにします。
製本屋のデータミスとして報告し、ただ自分の方に管理責任があることは伝え、今後同じようなことが起こらないようさらに厳重にチェックすることを誓います。

当面はその製本屋を使わないか、どうしても使わなければいけないのなら次回から校了PDFを流した時点で、すべての製造責任を負ってもらう誓約書を提出してもらっては。
ペナルティを科さないと直らないこともありますから。

丸く収まることを祈っています。

icerub · Answer

○なぜ間違いが起きたのか？
製版屋から提供されたPDFが刷版を作る前に作成され、その後刷版データを作る際に何らかのトラブルで画像の入れ違えが起こり、間違った刷版が作られそのまま印刷された（PDFの作成日時の偽装は不可能なので、刷版の作成日時と比べてみてください）
つまり刷版を作った所が原因です　刷版を作った後は画像の入れ違えは絶対に起こりません

○皆様なら、どのようにご報告なさいますか？
時系列で正直に説明するしかありませんが、お客さまは納得しないと思います

○対応策として、どのようなことが考えられますか？
その製版屋と印刷屋は今後使わない
異なる印刷屋に印刷データをPDF型式として持ち込む（画像の入れ違えは不可能）

印刷トラブル お客様への説明について

どう考えても、

○なぜ間違いが起きたのか？

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