会社での請求書や口座引き落としのお知らせの用紙の管理方法について

この4月から転職し、60人規模の会社で事務をしています。仕事内容は会社の営業事務や口座管理、売上管理等をメインでしています。

事務をされている方、請求書や口座引き落としのお知らせ用紙の管理はどのようにされていますか？
A4用紙の三つ折りで来たり、ハガキで来たり、水道代なんかはペラペラの小さい紙のみだったりと様々。現状はA4サイズのファイルに2つ穴をあけて通して、インデックスで仕切って保管です。

ですが、ハガキも挟むとかさばってすぐファイルがいっぱいになってしまいます。さらには、電気代はお知らせと領収書と内容がダブって届くので余計に嵩む…。
支店も多く、水道光熱費や通信料は本社+支店分あるのでごちゃごちゃに…。

管理方法として何かいい案はないでしょうか。
ちなみに、経理担当の先輩が経理の計算で請求書等を確認するので、どれが不要か必要かもわからないため破棄はできません。
よろしくお願い致します。

質問者からの補足コメント

• 早速多くのコメントありがとうございます。
  書き方伝え方がヘタで申し訳ありません。論点としては「サイズ等異なる用紙の請求書をどのようにスッキリ保管するか」と言いたかったのです。
  
  他支店の請求書は水道光熱費と通信料のみのため、専用のファイルを作成し、項目を分けて更に支店毎に分けています。問題なのは用紙のサイズ感がバラバラで見づらいし嵩張る。いっその事、ハガキはハガキで分けてしまうか……と。(でもそうすると同じ項目のものがあちこちに出来てしまうのでいいとも言えず。)
  
  会社の現状のやり方が不便なため、より良い方法を模索中です。私の一存で動いているわけではなく、先輩と相談した上でよりわかりやすくなる方法を探そうとなりました。
  
  他企業の事務員さんはどのように工夫されているのか知りたかったのです。コメントを下さった皆様、分かりづらくて申し訳ないです。ありがとうございます。

    補足日時：2017/07/28 18:53

No.1 ベストアンサー 回答者： Frau_Lein 回答日時： 2017/07/28 16:29

御質問から、友人の会社でのお話となりますが、

請求書等はExcelにて受付番号を振り、日付、相手先、内容等のインデックスを入力して、スキャナーで記録し、現本は番号順に保管箱（文書庫）にて別保存しているので、事務室はスッキリしているとのことでした。
つまり、普段は端末からスキャン画像も見られますし、原本が必要なときのみ文書庫に行きます。コピーですむ場合はスキャンデータを使用します。

ご参考まで。

No.4 回答者： deltaep 回答日時： 2017/07/28 19:36

No,3です

　所詮、水道光熱費と通信料は１年に１２回しかこないはずですから、事務封筒などにまとめて入れておいても大丈夫かと思いますが。なんなら支店ごとにクリップで留めて、それらを小さな箱一つにまとめ、「〇〇年・全支店本店分」とラベルを貼っても、あまりかさばらないと思いますが。（まあ、強行手段として同じサイズのコピーに写して、まったく同一サイズにするやり方もありますが、さすがに高くつく。）

　その保管時にルールを作り、必ず会社で定めた期間を頭にして、以下は後ろか上に挟んでいくとか。あまりに小さい場合は台紙に貼って見えやすくするとかして、クリップに挟み。期末にホチキスなどでがっちり留めて箱に入れたら、あんまりかさばらないかと思います。（クリップに支店の名前など入れておくと見易い。）
　その段階では、ほとんどがデータ化されていますから、あとは突合するまでまず見ることがないわけですから、あんまり労力を使うわけにもいかないかと思います。

　ハガキですが、本当に保管しておくべきでしょうか？きたらとりあえず水光費以外の内容を見てもらった後、すぐにデータ化して、輪ゴムなどで留めて、箱にぎゅう詰めが適当かと。要は、見直す時が、タイミング的にあるのかないのか。つまり再使用の可能性があるかどうかで、収納も変わるかと思います。（物理的にハガキを小さくはできませんから、コンピュータ上にデータ化する以外に手はないでしょう。最近のコピー機は写したイメージをそのままデータとしてパソコン側に渡せますから、それができれば極論すれば現物はいらなくなります。）

　少々気になるのですが、そういったハガキなどの内容判断に手が取られていませんか？そういった時に責任者が目を通した後、すぐに担当者に渡すことができれば、大分作業が滑らかになりそうな気がします。

　とにかく基本は処理が終わって、また見返すような（逆行する）作業を極力減らすことですから（そうすれば一方通行として、最後は箱に入れたらおしまいにできる）、そのあたりのオペレーションのながれを見直して見たらいかがでしょうか。

　上記のようにコピー機でデータ化した後、水光費などのような定期的なものは一覧表に写し。ハガキなどはデータ化したのち、対応策（例えば”お知らせ”ならカレンダーソフトに記入とか）ごとにネットワーク上で処理すれば、本当に書類は減らせられますから、ぜひ一度作業の流れを確認して見てください。

No.3 回答者： deltaep 回答日時： 2017/07/28 18:29

あなたが一人で悩むような問題でしょうか？

　その会社のやり方があるはずですから、まずはそれにならって、そのうえで改良していくべきでしょう。
改良点についてはその経理担当の先輩と相談したらいい。
（水道光熱費や通信料にしても「支店別」か「科目別」かで会社ごとに違う。）

要は、一覧で見られるようにすること。
一覧に入力したかどうだかの処理（入力前と入力後）の区分けをしっかりしておけばいいわけです。

No.2 回答者： DEBU-NEKOMARU 回答日時： 2017/07/28 17:14

全部を一つのファイルに入れているのですか？それはNGでしょ。

当然、本社・各支店ごとに年単位で、項目別にファイリング（当然ファイルの数は膨大に）
これらの類は、ある年数の保管が義務づけられているのだが、それに該当しない物もある
保管義務のある物、ない物も分けておくと後々便利。

以下参考に
http://www.e-somu.com/business/document/document …

スキャナーで読み込み電子データー化するのも手では、ありますが
それらの管理（情報漏洩など）をしっかりする必要はありますが。

この回答へのお礼

ファイルは年単位で、関連する項目ごとに保管しております。
支店は水道光熱費と通信料のみなのでその項目のファイル内で支店順に分けているのですが……ファイルを小さくして、支店も別々のファイルの方が結局はわかりやすいでしょうか。

下の方のスキャンして保存は探す時なども楽で良さそうですが、確かにセキュリティの問題もあるので安易に決められないですね。

お礼日時：2017/07/28 18:59