電話取りしない後輩にさせる方法

後輩が電話取りを全くしません。注意しても無視。私が出れない時も、後輩は電話機をゆっくり見てゆっくり手を伸ばすもののなかなか出ず、上司が取りました。「ちゃんと出てください。上の人に取らせないでください。」ときつめの口調で注意したら不機嫌そうに「はあ。」の返事。後輩が電話を取るまで待っていれば、3コール以上鳴るので別部署の人が取って迷惑をかけてしまいます。

今まで３人の後輩がいましたが、見事に誰も電話を取りませんでした。少しでもきつく言うと目立つ環境だし、私は天然の優しいキャラで通っているので(仕事に対してはかなりストイックなんですが‥)、何度言っても単純なこともできない後輩に厳しく言うと、周囲から「スパルタだよね‥」と言われてしまいます。なので優しく言っています。

私はきつくて小うるさい上司や先輩が嫌いで、手短にポイントだけ淡々と指示を出して、あとは自由にさせてくれる上司先輩のほうがすきだったので私も後輩にそうしているのですが、それがいけなかったのでしょうか。また新人が入ってきます。どうしたら電話取りさせられるか、ご経験がある方、教えてください。

質問者からの補足コメント

• ついに他部署の口うるさい人からクレームが来ました。私が席を2時間外していた間、新人(というか席に残っていた部員全員)が電話を取らず、うちの部署専用の電話回線なのに他部署がずっと電話取りをしてたそうで‥。私が席に戻るなり「あの新人全然電話取らないんだけど。未だに電話の取り方も分からないの？」いえいえ、教えてはいるんだけど取らないんです‥すいません、と答えると「とにかく部の電話くらい部内で取ってください」と言われました。ごもっともですが、いつも取ってる私に言わなくても‥せめて本人か部署のリーダーに言ってほしいです。でも、上司に報告したら上司もびっくりして、すぐ新人に注意してくれました。その後も新人は相変わらず取りませんが、私が席を外した時くらいは取るようになりました。

    補足日時：2019/11/26 19:12

No.3 ベストアンサー 回答者： xxi-chanxx 回答日時： 2019/11/21 09:09

新人もしくは一番勤務経験が浅い人が必ず電話を取るルールを作るだけかと。

取れない状況なら臨機応変です。
電話を取る事が新人の業務だということにするだけです。

今の子は普段から電話をかけませんから、電話のかけ方と受け方の常識さえ怪しいですから、電話がそもそもできない可能性が非常に高いです。
ですから取りなさい、ではなく、取り方を手取り足取り教えて、電話の取り方のマニュアル化も必要だとは思います。

この回答へのお礼

やはりルール化が必要ですね。

部署の専用番号にかかってくる電話だけ取ればいいので本当に簡単です。昔いた後輩にそれを説明してスクリプトまで用意してあげましたが、数日しか取りませんでした。

もう一度やってみます。私は誰にも教えられず、ネットとか見て自分で言い回しを覚えていったんですが‥。何で後輩はここまでしてあげなかきゃいけないんだろって思います。電話も取れないで何ができるのって言いたくなります。

お礼日時：2019/11/21 20:34

No.9 回答者： momoituka 回答日時： 2019/11/22 06:20

電話が苦手だけではなさそうですね。

世渡りは上手だけど自分が生きていくだけで精一杯と言う感じですね。
何処にでもいるんだよね。
口だけは達者でいい訳が上手。
結局指導者が馬鹿を見る相手である事だけは間違えなさそうですね。
言われた事を言われたまま素直に受け止めてやってくれればいい。
私はそう伝えました。
出来なきゃ素直に認めてできないと言って欲しい。
と言った所で　出来ない事がなんなのかすら理解できないくせに
変な気をまわして忖度するから
第三者は結局誤解して文句を言ってくる羽目になる。
はぁっ？？？って感じ。
めんどくさいよね。
一節　必要以外の事は言わなくなった。
仕事の事以外はしゃべらなくなった。
毅然とした態度で
ダケド命令口調ではなく下からのお願い戦法
何かしてくれたら大げさなくらい感謝を伝えて
後は野放し。
言っても理解できないんだから仕方ない。
日本語が通じない相手だと認識するしかない。
大事な事は必ずメモ書きして渡す
目の前に張り付けておく
上司が手を焼いている人間を扱えるわけが無い
腹くくって
その人の仕事を最小限にして
雑用を主に遣ってもらっている。
どんなに腹が立っても笑顔で対応
余計な事は言わず出きる事のレベルを下げるしかない。
写真付きマニュアル
ポイントを赤字で書いて
ビデオ的写真付けて説明付けて番号ふって
順番どおりの手順書渡して
「横に居るからコレ見ながら遣ってみて」と
読みながら一つずつクリアして
ゆ～～っくり最後まで
「すごいっ。私の説明でよく最後まで出来たね。すごいじゃんっ。こんな説明でよく判ってくれたねぇ～～」
次からはできると思ってその場を離れる。
「すいませぇ～～ん。ちょっとお願いできますか？」
その場へ行くと
何をどおすればそうなるんだ？と言うような状態に
愕然とするよね。
怒る気にもならない。
笑っちゃったよ。ある意味天才だね。
何をどおすればそうなるのか理解不能な結果に
知恵の輪外すみたいに手間隙掛る相手だけど
性格見てるとさ
気が付く。綺麗好き。まめなタイプ。
だったら其処を活用させてもらいましょって事で
雑用を主にと別の仕事で毎日同じことの繰り返し作業
それ以外は　教えないし遣らせない。
「いいよ～。私遣って置くから。いいよ～。それだけしてくれただけでもすっごく助かるから。
感謝だよぉ～～。ありがとうございました。」
ってな状況です。
どんな性格でどんないいところがあるのか
無いなりにも一つくらいはあるでしょ？
其処を褒めて持ち上げて有効活用するしかない。
今はイラつく事もなくなって　穏やかな気持ちで対応できています。

この回答へのお礼

その部下の人は私の後輩のタイプにそっくりです。唖然となりますよね。本人は何を間違ったのか全然気付かないし、言っても理解できず説明の時間だけかかり本当に時間が無駄でもういいやって切り上げてしまいます。本人はムスッとしてますが、いやいやこっちのほうだよ、みたいな‥。

後輩に仕事させるほど私の時間が潰れていくだけなので、最近は後輩に声をかけず関わらないようにして、私で全部やってしまいますが、そうですね。間違っても大きな支障がない雑用を全部押しつけます。きつく何度も言わないと雑用すらしませんが‥。前は優しく下手に言ってたんですが、それだと無視して本当に動かないんです。

アドバイスありがとうございます。

お礼日時：2019/11/22 08:55

No.8 回答者： chu-favo 回答日時： 2019/11/21 20:24

追記失礼します。

そうでしたか。けっこー重症ですね。その子。
もうそれは、最初の質問の電話取り云々ではないような…
上司と相談して、部署異動なり最悪解雇しても良いレベルかもしれません。本気で上司と相談されてはいかがでしょうか。。。大変ですね、お察ししますm(_ _)m

この回答へのお礼

上司は周囲が見えない人で、後輩や部内で起こっている問題でも言われるまで全く気付きません。

２か月前、我慢の限界に達した先輩から、私が上司に後輩のことを報告するよう頼まれました。

私は要点を整理して事実ベースで客観的に上司に報告したのですが、上司はキョトンと「だから？それで何の目的で話しているの？」といった感じで伝わらないので、というか何もマネージメントしなさすぎる無責任さにムカついて「これが後輩の能力の限界です。これ以上やっても伸びる余地は無いし、無理にさせても混乱ばかり起こしてそのフォローに私や先輩がずっと奔走してばかりです。このままじゃフォローしきれないケースだって出てしまいますが、私にその責任は取れません(金銭的やビジネス損失のリスクがありました)。それに彼は自分がやりたくない仕事、例えば電話取りや部内の共有の雑用などはいくら言ってもやりません。」と言ったら上司に睨まれて「それは本人がやりたくないと言ったんですか」と言うので「言っていません」と言うと「ならどうして彼がやりたくないと分かるんですか」という調子でした。

上司はすぐに後輩を呼ぶように言い、後輩としばらく話していました。その後、上司は「後輩は色んな仕事がいっぱいあって、頭の中で整理ができてなかったみたい。」と後輩の言い訳に納得したようでした。

彼の人件費が本当にムダなので辞めてほしいですが、せめて部内から出ていってほしいです。グチになってすいません。

実は部内で一番売上がある取引先に彼は専属の担当としてつけてもらっていたのですが、取引先もしびれを切らせて上司に後輩のクレームを入れていて、この数ヶ月は用があれば全部後輩を飛ばして上司・前任担当者だった先輩・私に言ってくるようになりました。取引先がうちの社長に担当変更を申し出てくれることが唯一の頼りです。

ですが‥

今日もその取引先から緊急の依頼が上司に入り、私と上司で午後を潰して全ての調整と段取りをつけたのですが、取引先への連絡窓口は一応後輩を立てたため、取引先は後輩が頑張って実現させてくれたと思い込んで大変感謝していました。本当のことを言え、後輩！

お礼日時：2019/11/21 23:33

No.7 回答者： miu_chan 回答日時： 2019/11/21 20:02

私も恥ずかしながら、今の会社に入社した当初、電話になかなか出ず。

理由は「失敗が怖かったから」。面倒だからではなくて、怖い。
前職では競うように電話を取り合いしていたのに（！）。

怖かった理由は
・取ったが、相手の社名が聞き取れず。なんとか聞こえた社名で取り次いだら
「そんな会社名ないよー、〇〇だってよー！」と笑われてしまった。
・「私だが、〇〇ちゃんいる？」という雑な役員がいた。私って誰だよ！
（今時そういうのはいないでしょうけど）
・話の意味がわからない。
他部署の人が「ああ、新人さん？　あなたの部署に〇〇っていう書類あるはずなんだけど
それFAXで送ってくれないかなあ？」
新人で余裕がない時に急に知らない仕事を振られたら、慌てますよね。

最近の若い子なら、メールやSNSで済ませがちで、電話はとても怖がります。

先輩の指導で電話を取れるようになりました。
「みんなで取らなくちゃいけないから。もうちょっと出てちょうだいね」と言われ。
その後は電話がなるとしばしば「ほら、出て！頑張って！」と言われて、出ざるを得ない状況に。
出た後も、手こずった様子なら「大丈夫？」「代わろうか？」とフォローしてくれました。
そのうち、フォローがなくても自信がついて出られるように。

後輩さんには是非指導をしてください。
私は後輩のミスで昨年査定を下げられました、指導力不足だってさ。

この回答へのお礼

後輩のミスで査定を下げられるなんて‥やってられないですね。本当にフォローしてなかったとか、客観的に見て回答者さんの指導力不足とかじゃなかったら、その査定した人の能力を疑います。

頑張って教育して、後輩が結果を出せば(というか、こっちがほとんどやってあげてた)後輩の評価になるのに、後輩の出来が悪ければ後輩の努力不足ではなく教育者の責任になる。理不尽です。

ちなみに私は営業部の事務なので、私は営業である後輩を指導する立場ではなく、役職も営業より下なので役職上の人の教育の責任なんてあるはずないのに、上司は私の評価項目に彼らの教育を組み込んでいます。

話が脱線しましたが、「ほら！出て！」って諦めずに言うようにしてみます。アドバイスありがとうございました。

お礼日時：2019/11/21 21:59

No.6 回答者： Mituくん 回答日時： 2019/11/21 13:38

一番に気になるのは、私的だと良いのですが、会社の一員として電話の対応の仕方を入社時に教えていますか。

後輩は、先に電話に出ると、失敗を恐れている様に感じます。
手元の仕事につまずいていても同様です。
＞電話を取らせる事より社内教育が問題です。

この回答へのお礼

手取り足取り教えてきたのですが、全然しないです。でも確かに私の部署は営業部で、最低限の社会人レベルがない人を教育する部署ではないです。一般社会人のレベルがない人は、人事部に教育してもらうよう突き返すようにしてみます。アドバイスありがとうございます。

お礼日時：2019/11/21 21:34

No.5 回答者： グランダックフローリスト 回答日時： 2019/11/21 11:23

私が勤務してた会社は、誰でも手が空いてる、近くにいる人が電話を取るルールが暗黙の了解になってました。

確かに新人は、電話に出る事を躊躇します。出る前に不安が過るんです。電話の受け答えのマニュアルを制作してレッスンしたらどうですか？それから、私はわざと電話に出ない部下に対し、なぜ出ないのか、その理由を文章にし、誓約書と一緒に提出させました。因みに3回で閑職に回されるか、期限付きの契約社員もしくはアルバイト扱いになります。それだけ厳しい会社でした。

この回答へのお礼

それほど厳しくできればどんなに良かったか‥。

わが社の人事部も私の上司も、新人や下の人など弱い立場の見方なので、当然のようなルールを作ろうとしても(営業は新規開拓の活動を月三件するとかいう低レベルな目標設定ですら)、厳しすぎるといって「心構え」程度に留めようとし、後輩が無連絡の遅刻をしても見て見ぬふりをするし。

ひどい後輩は30分遅刻とか、ムカついたから昼に勝手に帰るとかいう後輩もいましたが、見逃してあげてました。というか、厳しい処置をするのが面倒くさかっただけなんだと思います。

あげくの果てには、ふてくされて昼に帰った後輩は有給もまだ無いのにその後無断欠勤を続け、本来給料からその日数分天引きするところを、人事は「子供の介護」という当別休暇を付与してチャラにするなど‥。

上司が変われば電話取りの罰則を提案してみます。というか、罰則がなければ電話取りしないってレベルが嘆かわしいです。

お礼日時：2019/11/21 21:26

No.4 回答者： momoituka 回答日時： 2019/11/21 09:35

注意して周りが文句言うなら

容認しているってことでしょ？
ほっときゃいいですよ。
出ない人間が悪く思われるだけの事ですから。
主様が居る時は主様が出ればよいことですしね。
馬鹿らしいでしょ。
周りを気にして注意しているのに回りに悪く言われるなんて。
割り切って考えるしかないと思いますよ。

この回答へのお礼

はい。その後輩が仕事ができるようにずっと教えてきたのに、内容を知らない周囲には私の評価が下がるだけなので、教えるのが嫌になりました。おまけにちゃんと手取り足取り教えているのに、後輩は理解力も記憶力も非常に悪く、後輩ができなかったり知らないと言うと、私が先輩から激しく罵られました。

私がさじを投げて、その先輩が後輩の面倒を見るようになってからは先輩が悪者扱いされるようになり、上司すら先輩を注意します。だったら上司が後輩の面倒見てみろよ‥って感じです。後輩が関わると大混乱や周囲の激怒を招くので、もう疫病神にしか見えません。

その後輩は見切りました。最近はその後輩はいないものと見なして私が全部電話を取っています。

ただ心配なのが、来年３人もの新人が入ってくるということです。今までの後輩はスタートラインからが悪かったのかなと思い、次の新人に対してはフレンドリーや平等な態度ではなく、上下関係を明確にさせなければいけないのかなとか悩んでます。そういうのは好きじゃないですが、これ以上できない後輩を抱えたくないです。

それにしても、一番下が電話取りって当たり前だと思ってたので、こんなに難しいとは‥。なので、皆さんどうやって教育してきたのか知りたくて質問させていただきました。

お礼日時：2019/11/21 21:00

No.2 回答者： chu-favo 回答日時： 2019/11/21 08:57

一番手っ取り早いのは、権威でもって従わせる事ですが、それは表面的です。

そこから諸先輩方が後輩に対して中身を補えられるなら良いのですが。

なぜ取る気がないのか。それは、その人が仕事してる範疇がとてつもなく狭いからではないでしょうか。
そんな人が仮に電話に出たとしても、まともな受け答えができるでしょうか。
本質的な問題は、「電話を取ろうとしない」のではなく「事業とその存在意義を理解していない」「自分の存在価値を知らない」からではないでしょうか？
あなたの先輩像は、あくまであなたの感覚であって、それが他の人たちにも合うとは限りませんし、あなたの知っている諸先輩方は、あなたの知らないところで苦労されている面があると思います。それが今あなたが置かれている面かと。

あなたが今まで会ってきた諸先輩方は、あくまであなたを観察した上であなたにあった形を取ってきたのだと思います。あなたは、いまの後輩の事を考えていますか？それとも、あなた目線に後輩を合わせようとしていますか？

この回答へのお礼

事業や本人の存在価値は意識してないです。「会社に出社してれば給料が出る」感が強いです。

後輩のやる気の無さは、確かに仕事の意義を感じていないからだと思います。なので、私は彼が何のミッションのために採用されたか何度も伝えたし、彼が成長できるような方法をいろいろ取ったし、仕事ができるように理解力が恐ろしく悪い後輩ですが諦めずに説明してチャレンジさせて。本当に手取り足取り教えてます。社内交渉ですら、事前に説明して練習させてできないのでスクリプト書いてあげてロープレまでして。なのに本番は全然違う趣旨を言い出して相手の怒りを買ったり混乱を招き、毎回私が謝ってフォローに奔走して就業時間が潰れます。私は自分の業務は全部残業で、終電近い日も続きました。後輩が仕事ができるように努力してるのに、こっちまで潰れそうです。

いくら時間をかけて教えてもできないので、周囲に迷惑をかけないように結局彼の仕事も私がやってました。新人はやるべきこともできず、新人のために先輩は時間を大量に消費してるんだから、せめて代わりに電話とか雑用ぐらいできることぐらいやれよって感じです。新人の分の仕事や新人がぐちゃぐちゃにしてしまった尻拭いに追われているのに、電話が鳴ってもボーッと座ってるだけの新人を見るとイライラが止まりません。

お礼日時：2019/11/21 20:18

No.1 回答者： rnkgnrwn 回答日時： 2019/11/21 08:41

うちも同じような事がありました。

何度言っても電話を取りません。
なので自発的に取らせるではなく、
ルールとして会社の規約を変えてもらうように
上司に直談判しました。
当然取れるのに取らなければ罰則です。
最初は違和感もありましたが数週間で慣れて今では
当たり前のように感じます。
また電話を待たせない事によって客様にもメリットでした。
新人だとうが、ゆとりだろうが関係ありません。
電話に出れば会社の顔です。
スパルタなとこはスパルタで。褒めるとこは褒める。
これでよいと思いますよ。
労働の対価で賃金をもらってるわけですから。

この回答へのお礼

暗黙の了解で下の人が取らないと白い目で見られる空気はありますが、私のあとに入った後輩達は電話に限らず本当にKYでサボれる限りサボります。

上司に何度も訴えましたが、上司は「そういうのは私からも注意する」と言って2度ほど後輩に優しく注意しただけでそれっきりでした。

厳しい言い方も部内のコートロールも全くしない優しい上司なので、ルールを提案して受け入れてくれるか分かりませんが、折をみて提案してみます。

アドバイスありがとうございます。

お礼日時：2019/11/21 19:06