従業員としては退職するが、取締役は継続する場合

3名取締役の居る株式会社で「役員報酬1万円・従業員部分42万」で勤務していた者の退職が決定しました。（会社名義の保険の加入も正式に退職手続きします。）　しかし無報酬で引続き取締役として名前だけ残ってもらう事になったのですがどのような議事録になりますか？
定時株主総会は1月末に完了していますので、早急に「臨時株主総会」を開き、そこで様々な事を取り決めればいいのだとは思うのですが、
「議案　取締役の退職と、報酬額の改訂に関する件」という議案で
その人間についての変更事項（いつ付けで退職する事になったが、取締役は継続する。報酬額1万を0円に変更）と記載すればいいでしょうか？
また、退職金を出す予定ですが時期と金額が未確定です。
例えば漠然と「退職金は、300万以内を上限として21年12月30日までに本人に通知し給付する」という感じに記載しておけばいいでしょうか？

ご教示下さい。

No.1 回答者： ben0514 回答日時： 2009/05/26 22:34

使用人兼務役員の使用人分ですよね。

私であれば、使用人部分の退職と役員分の辞職の両方を行い、再度役員になる。これに伴い、担当業務が異なり、役員報酬も変更となる形にすると思います。月額は０円で、必要に応じて払う形を残すことも良いかもしれませんね。

No.2 回答者： ok2007 回答日時： 2009/05/26 23:56

兼務役員の使用人部分の退職については、株主総会で決議する必要はなく、報告する義務もありません。

兼務でなくなることについても同様です。もっとも、定時株主総会などで報告したほうがよいとはいえます。

使用人部分の報酬（給与）については、それが取締役の職務との対価性を有していない限り、株主総会決議の対象になりません。

取締役部分の報酬（及び取締役の職務との対価性のある使用人給与）については、原則として株主総会決議により増減させる必要があります。もっとも、報酬額を決議したときの株主総会において報酬総額の上限を定め、内訳につき取締役会（又は取締役の合議）に委ねたときは、取締役会（又は取締役の合議）で１万円を０円に変更する決議（又は合議）をし、対象取締役の承諾を得れば足ります。

退職金については、定款に何ら記載がないのであれば、お書きの内容で大丈夫です。