【営業事務】買掛金の管理について

この度、派遣会社から紹介を受け、今週中に派遣先と顔合わせの予定なのですが、業務内容について解らない事があり、質問をさせて頂きました。

(1)買掛金の管理とは、具体的にどの様な業務になりますか？
(2)違算明細書の作成とは、具体的にどの様な業務になりますか？
(3)数字に弱い場合、この様な職種には向かないのでしょうか…？

派遣会社の担当の方にも上記の内容で質問をしてみたのですが、
「詳しくは何とも言えません」
「営業事務の経験があれば問題ないですよ」
との回答でした。
ただ、何度も派遣会社の方にはお話をしているのですが、以前営業事務の経験があるとは言え、商品の受発注の電話応対、注文内容の入力、見積書の作成は経験があるのですが、経理的な内容は未経験なので、初めて聞く様な業務内容で不安でいっぱいになってしまって……。

営業事務経験のある方、ぜひ教えて頂けませんでしょうか。

No.1 ベストアンサー 回答者： takabo1026 回答日時： 2011/06/06 14:28

職種によって多少の違いはあるでしょうが、

(1)買掛金とは仕入のことです。単純に言えば、いくらでどこから仕入れて、支払いはいつで、残高がいくら、ということです。
会社というのは一般人が買い物をする時のように、その場で現金を支払うということはまずありませんので、買掛金の管理は会社の信用を左右する大切な業務です。
(2)おそらく自社で仕入の約束をした金額と仕入先からの請求書金額が違う場合に、ここが違いますという明細でしょう。まず自社の仕入担当者と確認した後になりますが。
(3)簡単な足し算・引き算ができれば大丈夫です。
電卓を使っても計算を間違えちゃうほど弱い場合は保証しかねますが（笑）。
何回か確認の検算をすれば大丈夫ですよ。当然上司の確認も入るでしょうから。

気楽に行きましょう。慣れ、ですよ。

No.3 回答者： yosifuji20 回答日時： 2011/06/08 15:19

これとほとんど同じ事務をかつてしていたことがあります。

買掛金の管理は、買掛金の計上と、当社と納入先の請求金額との差額の調査とその後始末後始、そして支払準備というようなことでしょう。

今ではほとんどの会社が買掛金の計上は仕入れシステムの入力で行います。これをあなたがするのか別な仕入れ担当者がするのかは会社の組織で違います。その場合相手科目、たとえば商品仕入れや材料仕入れなどの科目の入力がありますが、これはほとんど標準化されていますから、すぐにわかると思います。簿記の知識というほどでもないでしょう。

差額の調整はシステムを閉めた後の自社の買い掛け残高と相手の請求が合うかどうか、会わない場合は差額の原因は何かを調べることです。原因は自社の側の間違いのこともあれば請求誤りの時もあります。差額の原因を調べて社内と請求先の両方に確認のうえ正しい金額を確定するのがこの仕事です。
普通はその金額で後の支払いにつながりますからこれは安易にはできません。仕入先によっては数百件の仕入れもあることですからその中から数件の差額を見つけるのは一寸慣れが必要です。またこれには締め切りがありますから、それまでに全部解明しておかないと誤った金額で支払われることがあります。場合によっては時間との戦いということもあります。

大体こういう仕事だろうと思いますが、データが多い場合は正しい金額を確定するのは最初は大変かもしれません。
少なくとも電卓かＰＣで早く計算ができるように練習したほうが確実かなと思います。

No.2 回答者： KEIS050162 回答日時： 2011/06/06 14:40

私は営業部門で派遣の方を使う立場（採用ではなく、部下として使う）に居たものです。

「営業事務の経験があれば問題ないですよ」とおっしゃられているので、あまり臆することはないと思います。

業務内容が分かりませんが、いずれにしてもなんらかの会計システム、営業システムの端末を操作して、月末、期末などの節目節目で集計する様な業務、もしくはそれを何人かで分担する業務だと思います。
ちゃんとした会社なら業務マニュアルがあり、その通り、ルーティンをこなしていけば、出来るものだと思われます。ちゃんとレクチャーもあるでしょうし、場合によってはシステムの操作講習会なども用意されているかも知れません。
最初はその会社の業務のフローやシステムの操作方法など、分からないことが多く、戸惑うと思いますが、みんなそんなもんだと思いますよ。


業務内容のざっくりとした推測ですが、買掛金と言っているので、なにか購買する部門なのでしょう。
毎月、何かを発注して買掛金で処理して、月末、期末に勤め先の会社の発注先毎の買掛金残高と、発注先が提示する売掛金残高を照合して、差異があれば差異が発生した元になる明細（色々な理由がありますので、それ毎に整理する）を作る、という様な内容だと思います。会計システムに登録しておけば、それを集計するだけですが、こういった照合をするに当たっては、エクセルなどは必須かと思います。（恐らくそれはなんらか経験されていると思います。）


営業部門とのことなので、経理の専門的な知識などはなくても大丈夫ですが、簿記の本などを読んで少しづつ覚えていくのも良いかと思いますよ。
いっそ、この機会に資格も取ってみてはいかがでしょう？キャリアアップとして簿記はかなり有効だと思います。

企業であれば２級が良いですが、３級でも十分、資格として有効だと思います。少なくとも会計処理の色々な言葉（買掛金、や残高照会なども）や、お金の流れなどは理解出来ます。
もちろん、出社日までに取得するのは難しいので、少しづつ勉強して、秋くらいに取得するくらいのペースでも３級なら十分間に合います。
簿記３級の参考書などを買って、読みながら勉強しながら、ルーティンをこなしていけば大丈夫かと思いますよ。

ご参考に。