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※乱文でお見苦しいかもしれません。御容赦ください。

4月から初めての事務職に就いた24歳(女)です。
今の会社にお世話になって3ヶ月ほど経ちますが、未だに電話対応がとても苦手です。
他の事務員さんに引き継ぐのは問題ないのですが....営業内容等の話になると緊張してしまい、電話を掛けてきた担当者様のお名前を聞きそびれたり、肝心な部分がわからなくて総務を困らせた挙句、御相手様に再度電話をして確認したり....と失敗ばかりしてしまいます。
電話が苦手とも言ってられないので取るようにはしていますがやはり失敗が怖いです....

電話対応以外での話ですと総務がミスの粗探しをしてきて仕事が終わると泣きながら過食に走ったりしてしまいます......(悪循環でしかない)

事務職に向いてないのはわかってますが、なんとか頑張っていきたいのでアドバイスをいただけると嬉しいです....

A 回答 (3件)

まあまあ


半年ぐらいはそんな感じですよ

電話で対応するとき
ちょっとゆっくり目に話してみてください
相手も合わせてくれます

少しバカなんです。ぐらいの気持ちで対応すると楽になりますよ
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新卒で務めて、3年は半人前でしたよ。


特に電話は恐怖でした!(笑)
「どちら様でしょうか?」と聞いたら
「私だ!」と返されて(泣)
きっとからかわれたんでしょうね。
今となっては笑い話ですが・・・

>総務がミスの粗探しをしてきて

それは嫌でしょうね。
でもね、向かうベクトルを間違えないようにね。
ミスを指摘されないように頑張る!という思考の方が
自分もハッピーだよ。
指摘されたら、「教えてくれてありがとうございます!」って言う位の方が
きっと上手くいきます。

4月入社でしょう?
電話応対は慣れが大きいですし
人間関係もまだできていないから
緊張によるミスはしょうがないよ。
相手の名前など最低限聞かなくちゃいけない事は
見えるところに書いて貼っときましょう。
それから、かならず電話の最後に内容を復唱する癖をつけたらいいですよ。
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事前にメモを作成されたらいかがですかね。


誰宛て(部署や担当)なのか、どなた(取引先名と担当者様の名)からなのか、どのような内容か、あとは日時ぐらいですかね。
これらを票にでもして印刷しておいて、それに沿って埋めるように確認するのです。
当然相手の方がいるわけですから、まずは言われたことを埋めてから、洩れている部分を確認する、聞こえにくかったり書留れなかった部分は、失礼を割時たうえで再度確認をするのです。
そうすれば聞き漏れはないでしょう。入社したてですと、自社の社員のなすべてを把握しきれていない場合もあるでしょう。会社から用意がなければ、社員の一覧やデスクの配置図などを自分で作成すればよいのです。聞きにくくても、それに近い名をあげて、だれだれでよろしいですかと聞けば済むでしょう。
取引先が多くなければ、取引先の一覧を作成してもよいでしょう。取引先名をこちらからあげて間違うと問題がありますので、一二度確認してわからなければ、取引先名が聞きにくくわかりませんでしたと正直に伝えればよいのです。そして、何度かそのような相手と話せば、推測ができるように案るはずです。つないだ自社の人に今のはどちらの方だったか確認をし、今後注意しますと伝えればよいのです。

やるべきことをやっていれば、周りも理解してくれるものでしょう。
私も以前同様に怒られたことがありました。何度も相手の方の名を聞き返し怒られたのですが、謝罪したうえつないだところ、相手に障害があり顔に麻痺があるため喋りがたどたどしく、普段担当している人でも苦労していることがわかりました。聞き返す回数は程度次第だが、今の相手はやむを得ないと皆の前で説明を受けましたね。

粗探しなどと書かれていますが、それはある意味当然だと理解すべきです。
だってミスの多い人の仕事は、当然念入りにチェックしないといけません。
事務とは言え、事務仕事の結果などが取引先などに出回る情報の根拠になることもありますし、実際に注文や請求といったお金にかかわることもあります。
ミスの少ない人でも同様にチェックしても、細かいチェックはせずに最低限のチェックになっていくのも当然のようにあるものでしょう。
信頼を勝ち取る以外ないと思います。
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